ผังงานมีประโยชน์ในการแสดงว่าขั้นตอนต่าง ๆ ในกระบวนการทางธุรกิจเข้ากันได้อย่างไร เมื่อใช้เพื่อบันทึกรอบบัญชีพวกเขาไม่เพียงทำหน้าที่เป็นรายการตรวจสอบที่สะดวกเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณดำเนินการทุกขั้นตอนในรอบการบัญชีเต็มทุกเดือน แต่ยังช่วยคุณวิเคราะห์และปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การบัญชี เมื่อคุณเข้าใจสัญลักษณ์ที่จะใช้ในแต่ละสถานที่และข้อมูลใดที่จำเป็นต้องมีผังกระบวนการทางบัญชีนั้นไม่ยากที่จะสร้าง
ทำความเข้าใจสัญลักษณ์ผังงาน
สัญลักษณ์ผังงานแสดงขั้นตอนการตัดสินใจและงานที่เกี่ยวข้องในรอบบัญชี แม้ว่าคุณจะสามารถใช้สัญลักษณ์ใดก็ได้เพื่ออธิบายถึงสิ่งเหล่านี้ แต่หลายคนใช้สัญลักษณ์มาตรฐาน สำหรับผังกระบวนการทางบัญชีเหล่านี้รวมถึงวงรีสี่เหลี่ยมและสี่เหลี่ยมด้านขนานซึ่งเป็นรูปทรงแบนที่มีด้านตรงข้ามขนานกันและยาวเท่ากัน ยังมีประโยชน์คือลูกศรที่ส่งสัญญาณทิศทางการไหลของกระบวนการบัญชี เมื่อเครื่องมือช่วยอธิบายเว็บไซต์ ovals ส่วนใหญ่มักจะอธิบายถึงจุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดของกระบวนการสี่เหลี่ยมระบุงานเฉพาะและคำแนะนำหรือทิศทางและรูปสี่เหลี่ยมด้านขนานจำแนกประเภทผลงานการบัญชี
สร้างโครงสร้างผังงาน
รอบการบัญชีคือชุดของ 10 ขั้นตอนที่เกิดขึ้นในลำดับเดียวกันทุกรอบระยะเวลาบัญชี ในลำดับที่แต่ละขั้นตอนเกิดขึ้นรอบการบัญชีประกอบด้วยธุรกรรมที่ระบุวิเคราะห์ธุรกรรมทำรายการบันทึกรายการลงรายการบัญชีในบัญชีแยกประเภทการคำนวณยอดดุลทดลองใช้ทำการปรับรายการคำนวณปรับยอดทดลองงบเตรียมโอนงบ ยอดคงเหลือในบัญชีชั่วคราวผ่านรายการปิดและคำนวณยอดดุลทดลองหลังจากปิดบัญชี ระบุแต่ละขั้นตอนหลักภายในวงรีและใช้ลูกศรทิศทางเพื่อสร้างโครงสร้างผังงานในแนวตั้ง
เพิ่มรายละเอียดงาน
ดำเนินการวิเคราะห์งานเพื่อระบุงานแต่ละงานในแต่ละขั้นตอนของรอบบัญชี ยิ่งคุณให้รายละเอียดมากเท่าใดแผนภูมิก็จะมีประโยชน์มากขึ้นเท่านั้น ตัวอย่างเช่นแทนที่จะใช้รูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าเดียวที่ระบุว่า "บันทึกรายการบันทึกประจำวันเป็นเดบิตหรือเครดิต" ให้ทำรายการแต่ละขั้นตอนหรือให้คำแนะนำในการทำภารกิจนี้ให้เสร็จในรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าของตนเอง สำหรับขั้นตอนที่สร้างผลลัพธ์เช่นการจัดทำงบการเงินระบุผลลัพธ์โดยใช้รูปสี่เหลี่ยมด้านขนานวางสิ่งเหล่านี้ทางด้านขวาของสี่เหลี่ยมผืนผ้าที่เกี่ยวข้องและเชื่อมต่อพวกเขาด้วยลูกศรบอกทิศทาง ทำซ้ำขั้นตอนนี้จนกระทั่งผังงานเสร็จสมบูรณ์
ทดสอบและตรวจสอบ
เมื่อผังงานเสร็จสมบูรณ์ Mind Tools แนะนำให้คุณตรวจสอบข้อมูลและทดสอบเพื่อความถูกต้อง วิธีหนึ่งในการบรรลุเป้าหมายนี้คือการขอให้พนักงานบัญชีตรวจสอบแผนภูมิและทดสอบโดยทำตามขั้นตอนตามที่ปรากฏ นี่เป็นเวลาที่ดีในการวิเคราะห์วงจรการบัญชีเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและการควบคุมภายใน ระบุขั้นตอนที่ไม่จำเป็นและซ้ำซ้อนรวมทั้งขั้นตอนที่คุณควรระบุ ดูเพื่อดูว่าขั้นตอนการบัญชีให้การควบคุมภายในที่เพียงพอเช่นความปลอดภัยของข้อมูลและการแยกหน้าที่
