คำสั่งที่เป็นลายลักษณ์อักษรต่อพนักงานมักจะเป็นประโยชน์มากกว่าคำสั่งด้วยวาจา จดหมายที่มีรายละเอียดของนโยบายหรือขั้นตอนใหม่ให้เอกสารแก่พนักงานเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต นอกเหนือจากการช่วยให้พวกเขาจดจำวิธีการปฏิบัติตามขั้นตอนใหม่แล้วจดหมายตอบรับยังเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายของการแจ้งเตือนอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับนโยบายใหม่ที่ได้รับคำสั่งจากกฎหมาย ตัวอย่างเช่นในช่วงต้นปี 2011 หลาย ๆ เมืองกำลังทำการห้ามสูบบุหรี่ที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจในพื้นที่ เป็นความรับผิดชอบของนายจ้างที่จะต้องแจ้งให้ลูกจ้างทราบถึงวิธีปฏิบัติตามนโยบายการสูบบุหรี่แบบใหม่
วางหัวจดหมาย บริษัท ในเครื่องพิมพ์ของคุณ คำสั่งนี้เป็นการแจ้งเตือนอย่างเป็นทางการและหัวจดหมายจะเสริมลักษณะที่เป็นทางการของข้อมูล
พิมพ์วันที่เต็ม คุณต้องใส่วันที่ลงในคำสั่งเสมอเพราะมันจะกำหนดเวลาของการแจ้งเตือน ข้ามเส้น
พิมพ์ชื่อผู้รับและที่อยู่ของเธอหากคำสั่งไปที่คน ๆ เดียวเท่านั้น หากเป็นจดหมายผ้าห่มให้กับพนักงานทุกคนให้ละเว้นชื่อและที่อยู่
พิมพ์ "พนักงานที่มีคุณค่าที่รัก" ตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ถ้าจดหมายนั้นส่งถึงพนักงานทุกคน พิมพ์ชื่อเฉพาะถ้ามันจะเป็นหนึ่งคน
เริ่มต้นจดหมายด้วยคำสั่งโดยตรงเกี่ยวกับสิ่งที่คำแนะนำเกี่ยวกับ ให้รายละเอียดที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับนโยบายหรือขั้นตอนเช่นเมื่อมันจะมีผลและผู้ที่ได้รับผลกระทบจากนโยบาย
ทำรายการขั้นตอนในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์หรือเพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายใหม่ ใช้ภาษาที่ชัดเจนและอ่านง่ายที่พนักงานสามารถติดตามได้
อธิบายว่านโยบายใหม่นี้จะเป็นประโยชน์ต่อผู้รับและขอบคุณสำหรับความร่วมมือของพวกเขา อธิบายว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากพนักงานเลือกที่จะไม่ปฏิบัติตามคำสั่ง
ให้กำหนดเวลาที่เหมาะสมหรือข้อมูลการติดต่อในวรรคสุดท้าย อธิบายวิธีการประเมินการปฏิบัติตามของพนักงานถ้ามี เสนอที่จะตอบคำถามใด ๆ ที่ผู้รับอาจมี
ปิดจดหมายด้วยการพิมพ์การปิดการเคารพและพิมพ์ชื่อเต็มและชื่อเรื่องของคุณ ลงชื่อเหนือชื่อที่คุณพิมพ์
ให้หัวหน้างานคนอื่นอ่านจดหมายเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่พลาดข้อมูลใด ๆ
ส่งจดหมาย หากคำสั่งนั้นเป็นผลมาจากการเปลี่ยนแปลงกฎหมายให้พิจารณาขอการยืนยันลายเซ็นจากผู้รับเพื่อพิสูจน์ว่าได้รับคำสั่ง
