ไม่ว่าคุณจะเชื่อมโยงกับโรงเรียนองค์กรหรือธุรกิจคุณอาจได้รับการติดต่อจากผู้ขายที่ขอให้คุณใช้บริการหรือผลิตภัณฑ์ของผู้ขาย หากคุณไม่สนใจในสิ่งที่พวกเขาต้องขายมีข้อเสนอที่ดีกว่าจากผู้ขายรายอื่นที่ขายผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คล้ายกันหรือหากคุณไม่สนใจในเวลานี้ แต่ต้องการพิจารณาข้อเสนอของพวกเขาอีกในอนาคต ควรทำตามขั้นตอนพื้นฐานบางอย่างเมื่อสื่อสารกับผู้ขายที่คุณไม่สนใจข้อเสนอของพวกเขา
จัดรูปแบบจดหมายของคุณ
จัดรูปแบบจดหมายของคุณในรูปแบบจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการ ซึ่งหมายความว่าการเขียนทั้งหมดจะถูกจัดตำแหน่งไปทางซ้ายเว้นวรรคเดียวโดยมีบรรทัดว่างแบบเต็มระหว่างองค์ประกอบและย่อหน้า แนะนำให้ใช้หัวจดหมาย บริษัท ของคุณ
รวมที่อยู่ผู้ส่งของคุณ บรรทัดแรกของจดหมายของคุณจะเป็นที่อยู่ของคุณ บรรทัดที่สองจะมีเมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์ของคุณ หากคุณใช้หัวจดหมาย บริษัท ของคุณพร้อมระบุที่อยู่ผู้ส่งคุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้
ระบุวันที่ที่คุณเขียนจดหมายหลังจากที่อยู่ผู้ส่งของคุณ เพื่อให้เป็นจริงกับรูปแบบจดหมายธุรกิจอย่างมืออาชีพคุณควรเขียนวันที่เพื่อให้วันนั้นเป็นวันแรกจากนั้นจึงเป็นเดือนและปีสุดท้าย ไม่มีเครื่องหมายจุลภาคที่จำเป็นในรูปแบบการออกเดทนี้ ปล่อยให้หนึ่งบรรทัดว่างเต็มหลังวันที่
ระบุว่าคุณคือใครกำลังส่งจดหมายของคุณถึงส่วนนี้ประกอบด้วยห้าบรรทัด บรรทัดแรกมีชื่อเต็มของผู้รับ บรรทัดที่สองระบุชื่อของเขา (เช่นผู้จัดการ); บรรทัดที่สามระบุ บริษัท ที่บุคคลนั้นทำงานให้ บรรทัดที่สี่มีที่อยู่ถนน และบรรทัดที่ห้าและสุดท้ายมีเมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์
เปิดและปิดจดหมายของคุณอย่างถูกต้อง คำทักทายที่ยอมรับกันมากที่สุดเริ่มต้นด้วย "Dear" จากนั้นชื่อผู้รับในรูปแบบที่เป็นทางการ (มิสเตอร์จอห์นสมิ ธ นางแซลลี่วอล์คเกอร์) ตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ การปิดที่ได้รับการยอมรับมากที่สุดคือ "ขอแสดงความนับถือ" ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาคและสามบรรทัดว่างที่คุณจะเขียนลายเซ็นของคุณ ทำตามลายเซ็นของคุณด้วยชื่อที่พิมพ์ตำแหน่งและ บริษัท ของคุณ
เขียนจดหมายของคุณ
อธิบายว่าคุณได้อ่านข้อเสนอของพวกเขาแล้ว แต่เลือกที่จะผ่านในเวลานี้
ให้คำอธิบายเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณไม่สนใจไม่ว่าจะเป็นเรื่องเวลาความต้องการในปัจจุบันหรือค่าใช้จ่าย หากผู้ขายรู้ว่าทำไมคุณไม่สนใจในเวลานี้พวกเขาอาจสามารถจัดทำข้อเสนอที่สองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ
ขอบคุณผู้ขายสำหรับการร่างข้อเสนอ บ่งบอกเวลาที่คุณต้องการได้ยินจากเขาอีกครั้งหากคุณสนใจ
การเตือน
อย่าทำภาระผูกพันใด ๆ ในจดหมายของคุณเนื่องจากสิ่งเหล่านี้ถือได้ว่าเป็นการผูกพันทางกฎหมาย
