ใบแจ้งหนี้ควรมีวันที่เพื่อชี้แจงภาระหน้าที่ของทั้งผู้ออกและผู้รับ วันที่ใบแจ้งหนี้คือวันที่ปัญหาของเอกสาร - ไม่จำเป็นต้องเป็นวันที่ที่มีการจัดเตรียมผลิตภัณฑ์หรือบริการ เงื่อนไขการชำระเงินจะตีความตามวันที่นี้ วันที่นี้ยังเป็นวิธีการบันทึกใบแจ้งหนี้แต่ละรายการและแยกแยะจากใบแจ้งหนี้แต่ละใบ ควรแสดงวันที่ใบแจ้งหนี้อย่างชัดเจนเพื่อป้องกันความสับสนของใบแจ้งหนี้และเพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่เชื่อถือได้
เงื่อนไขการชำระเงิน
ใบแจ้งหนี้รวมถึงระยะเวลาสำหรับการจัดส่งสินค้าหรือความคาดหวังของการชำระเงิน ตัวอย่างเช่นเงื่อนไขการชำระเงินของ "สุทธิ 30 วัน" จะคำนวณจากวันที่ในใบแจ้งหนี้เพื่อให้การชำระเงินนั้นไม่เกิน 30 วันนับจากวันที่ในใบแจ้งหนี้ วันที่จัดส่งอาจเป็นวันที่ของใบแจ้งหนี้หากมีการผลิตใบแจ้งหนี้ในวันเดียวกันกับที่จัดส่งสินค้า หากการชำระเงินเกินกำหนดธุรกิจจะขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่กำหนดโดยวันที่ในใบแจ้งหนี้และข้อกำหนดในการทำกิจกรรมเก็บเงิน หากลูกค้าได้รับส่วนลดสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนดวันที่เหล่านี้จะกำหนดว่าจะชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ในเวลาที่เพียงพอเพื่อรับโบนัสหรือไม่
บันทึกใบแจ้งหนี้
ธุรกิจที่ส่งใบแจ้งหนี้จำนวนมากควรมีระบบในการสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับการขายแต่ละครั้ง ระบบการกำหนดหมายเลขตามลำดับช่วยให้มั่นใจว่ามีการติดตามใบแจ้งหนี้ได้ง่ายเมื่อมีการผลิตและชำระเงินแม้ว่าจะมีการสร้างใบแจ้งหนี้หลายใบที่มีวันที่ใบแจ้งหนี้เดียวกัน
