การประชุมเกิดขึ้นทุก ๆ ที่ที่มีผู้คน โบสถ์โรงเรียนและธุรกิจต่าง ๆ ล้วนมีการประชุมด้วยเหตุผลประการเดียว เมื่อมีการบันทึกรายงานการประชุมอย่างถูกต้องพวกเขาสามารถส่งต่อไปยังสมาชิกคนอื่น ๆ ของการประชุมที่ต้องการได้ยินบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจงอีกครั้งโดยเฉพาะวันหรือสองวันหลังจากการประชุม เท่าที่เราจะลองเราจะไม่มีวันจดจำทุกสิ่ง นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการจดนาทีอย่างถูกต้องในที่ประชุมจึงสำคัญมาก
จดนาที
ตรวจสอบว่าธุรกิจโบสถ์หรือโรงเรียนของคุณมีรูปแบบที่จำเป็นสำหรับการประชุมหรือไม่ สถานที่ประกอบธุรกิจบางแห่งมีวิธีการบางอย่างที่พวกเขาชอบทำสิ่งต่าง ๆ แม้ว่ามันจะแตกต่างจากมาตรฐานเล็กน้อย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำตามรูปแบบที่ร้องขอ
นั่งในสถานที่ที่คุณสามารถเห็นและได้ยินทุกคน เป็นการยากที่จะจดบันทึกนาทีเมื่อคุณกำลังมองหาผู้ที่พูดว่าอะไร การนั่งในทำเลใจกลางเมืองดีที่สุดหากห้องมีขนาดใหญ่พอสมควรไม่มีแอมพลิฟายเออร์ นั่งที่ด้านหน้าของห้องเมื่อกลุ่มใหญ่ใช้ไมโครโฟน
เขียนวันที่ลงบนกระดาษของคุณ เตรียมกระดาษและปากกาของคุณให้พร้อมก่อนเริ่มการประชุมเพื่อป้องกันไม่ให้คุณพลาดสิ่งสำคัญในการเริ่มต้น รวมทั้งเขียนว่าการประชุมครั้งนี้เกี่ยวกับหัวข้อหรือปัญหาที่เฉพาะเจาะจง นอกจากนี้ให้รีบจัดที่นั่งถ้าสมาชิกมีจำนวนน้อย สิ่งนี้จะช่วยคุณในภายหลังเมื่อทราบว่าใครพูดอะไร
บันทึกทุกคนที่อยู่ที่นั่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขียนลงในการประชุมรวมทั้งผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมด้วยเหตุผลบางอย่างหรืออื่น ถ้าเป็นไปได้เตรียมโครงร่างของหัวข้อไว้ล่วงหน้าเพื่อให้บางสิ่งบางอย่างที่คุณต้องติดตามในขณะที่ใช้เวลาไม่กี่นาทีในระหว่างการประชุม
เขียนว่าใครพูดอะไรความคิดหรือการอภิปรายหัวข้อและการตัดสินใจเกี่ยวกับการอภิปรายเหล่านั้น หากมีการลงคะแนนเสียงให้จดบันทึกว่าใครเป็นผู้ให้คะแนนใครเป็นผู้ทำหน้าที่โหวตและสิ่งที่ได้รับจากการโหวตเช่น 4 ไม่ถึง 9 ใช่
อย่าบันทึกทุกอย่างที่พูดในระหว่างการประชุม เพียงเขียนแนวคิดและหัวข้อโดยสรุป คุณจะบ้าคลั่งถ้าคุณพยายามจดทุกคำที่ทุกคนพูด
คัดลอกรายงานการประชุมของคุณทันทีหลังจากการประชุมเท่าที่จะทำได้ เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดและการสูญเสียความจำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบตัวสะกดของคุณอีกครั้งก่อนพิมพ์รายงานการประชุมและแจกให้กับผู้ที่อยู่ในที่ประชุม
