ธุรกิจขนาดเล็กและมือปืนรับจ้างที่มียอดขายดีสามารถทำกำไรได้บนกระดาษ แต่ต้องดิ้นรนเพื่อชำระค่าใช้จ่ายเนื่องจากกระแสเงินสดไม่ดี การส่งใบแจ้งหนี้ที่ตรงเวลาและเข้าใจง่ายสำหรับผลิตภัณฑ์ที่คุณขายหรือบริการที่คุณให้ไว้สามารถช่วยคุณหลีกเลี่ยงปัญหาการขาดแคลนเงิน การใช้ข้อมูลมาตรฐานที่พบในใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่คุณสามารถสร้างระบบของคุณเองที่ช่วยให้คุณรวบรวมลูกหนี้ของคุณได้เร็วกว่าแทนที่จะมาในภายหลัง
รายการข้อมูลสำหรับใบแจ้งหนี้
ตัดสินใจเลือกสิ่งที่คุณต้องการใส่ในใบแจ้งหนี้ ข้อมูลใบแจ้งหนี้ทั่วไปประกอบด้วย:
- ชื่อและที่อยู่ของธุรกิจของคุณ
- วันที่ทำธุรกรรม
- คำอธิบายการทำธุรกรรม
- ราคาต่อหน่วยของสินค้าที่ขาย
- จำนวนหน่วยที่ขาย
- ราคาสั่งซื้อทั้งหมด
- ภาษีการขาย
- ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
- เลขที่ใบสั่งซื้อ (ถ้าใช้โดยลูกค้า)
- ติดต่อลูกค้า
- เงื่อนไขการชำระเงิน
- ข้อเสนอส่วนลด
- ตัวเลือกการชำระเงิน
คำอธิบายของรายการ
คำอธิบายธุรกรรมของคุณมีรายละเอียดสิ่งที่ลูกค้าสั่งในรูปแบบประโยคหรือวลี ราคาต่อหน่วยคือราคาต่อรายการที่คุณขาย เงื่อนไขการชำระเงินของคุณอธิบายเมื่อเงินเกิดจากคุณเช่นเดียวกับบทลงโทษสำหรับการชำระเงินล่าช้า ตัวเลือกการชำระเงินรวมถึงคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีที่ลูกค้าสามารถชำระเงินให้คุณเช่นเช็คสั่งจ่ายชื่อ บริษัท ของคุณที่อยู่อีเมล PayPal หรือการแจ้งเตือนที่คุณรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิตทางโทรศัพท์ หากคุณต้องการชำระเงินเต็มจำนวนภายในจำนวนวันที่ระบุเช่น 30 วันให้ใส่วลี“ Net 30 วัน” หากคุณต้องการเสนอส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนดให้รวมบางสิ่งเช่น“ ส่วนลด 3 เปอร์เซ็นต์สำหรับการชำระเงินภายใน 10 ธุรกิจ วันของใบแจ้งหนี้นี้”
สร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้
เมื่อคุณโทรหาคนที่เป็นหนี้คุณโดยเฉพาะลูกค้าขนาดใหญ่และผู้ที่ทำธุรกิจซ้ำกับคุณพวกเขามักจะถามหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่คุณโทรหา หากคุณได้รับโทรศัพท์เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้จากลูกค้าคุณอาจจะสามารถค้นหาเอกสารได้เร็วขึ้นหากคุณมีหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณ
วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างระบบลำดับเลขสำหรับใบแจ้งหนี้ของคุณอาจเริ่มต้นแต่ละหมายเลขใบแจ้งหนี้ด้วยวันที่แล้วรวมตัวเลขที่เกี่ยวข้องกับจำนวนใบแจ้งหนี้ที่คุณกำลังเขียนในวันนั้น ตัวอย่างเช่นหากคุณจะเขียนใบแจ้งหนี้เพียงใบเดียวในวันที่ 25 เมษายน 2015 หมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณจะเป็น 42520151 หากคุณเขียนใบแจ้งหนี้ใบที่สองในวันนั้นหมายเลขใบแจ้งหนี้จะเป็น 42520152 ระบบนี้ช่วยให้คุณสามารถป้องกัน หมายเลขในใบแจ้งหนี้ที่แตกต่างกันสองใบ คุณสามารถใช้ตัวอักษรแทนตัวเลขเพื่อติดตามวันที่และ / หรือใช้เส้นประเพื่อแยกวันที่ออกจากตัวเลขหรือตัวอักษรสุดท้าย ตัวอย่างเช่นคุณอาจใช้ 4252015-1 หรือ 4252015-A สำหรับใบแจ้งหนี้ใบแรกที่คุณเขียนเมื่อวันที่ 25 เมษายน 2015
สร้างใบแจ้งหนี้
เมื่อคุณทราบว่าคุณต้องการรวมข้อมูลใดในใบแจ้งหนี้และมีหมายเลขใบแจ้งหนี้ให้สร้างเอกสารของคุณ ใส่ชื่อ บริษัท และข้อมูลการติดต่อของคุณไว้ด้านบนตามด้วยข้อมูลลูกค้า มันอาจจะง่ายที่สุดในการแสดงรายการข้อมูลโดยใช้ส่วนหัวตามด้วยเครื่องหมายโคลอนแล้วจึงเป็นข้อมูล ตัวอย่างเช่นคนขายอาหารอาจตั้งค่าใบแจ้งหนี้สำหรับคัพเค้กด้วยข้อมูลนี้:
ใบแจ้งหนี้ #: 4252015-1 รายการที่สั่ง: คัพเค้กราคาต่อหน่วย: $ 2.50 รวมหน่วย: 144 ราคารวม: $ 360 ภาษี (ที่ 7%): $ 25.20 รวมครบกำหนด: $ 385.20
