บทความ Business Week ในเดือนมิถุนายน 1975 แนะนำแนวคิดของสำนักงานไร้กระดาษ อย่างไรก็ตามสำนักงานยังคงใช้กระดาษและในหลาย ๆ กรณีผลิตภัณฑ์กระดาษจำนวนมาก และด้วยการเติบโตของธุรกิจบ้านและสำนักงานบ้านทำให้มีการใช้กระดาษมากขึ้นเรื่อย ๆ การจัดการเครื่องเขียนในสำนักงานอย่างรับผิดชอบไม่เพียง แต่เกี่ยวข้องกับการรู้ว่าจะซื้ออะไรและจะเก็บเครื่องเขียนอย่างไร แต่ยังรวมถึงวิธีการลดการใช้งานวิธีการใช้เครื่องเขียนเก่าและการรีไซเคิลเครื่องเขียน
รายการที่คุณจะต้อง
-
อุปกรณ์เครื่องเขียน
-
สถานที่จัดเก็บ
นำรายการสิ่งของที่สเตชันเนอรีมีอยู่แล้วมาทำรายการแต่ละประเภท (ไฟล์แผ่นกระดาษหัวจดหมาย ฯลฯ) และจำนวนของแต่ละประเภท ดูในพื้นที่เก็บข้อมูลเครื่องเขียนที่กำหนดถ้ามีและถามผู้คนว่ามีอะไรอยู่ในโต๊ะทำงาน
ถามผู้คนว่าเขาใช้เครื่องเขียนประเภทใดในปัจจุบันและประมาณการว่าจะใช้เครื่องเขียนเหล่านี้ในอีกสามเดือนข้างหน้า เริ่มรายการหลัก นอกจากนี้ค้นหาว่าคนเขียนสเตชันแบบไหนที่ยังไม่พร้อมให้บริการ
เปรียบเทียบรายการหลักของสิ่งที่ผู้คนต้องการในอีกสามเดือนข้างหน้ากับรายการของสเตชันเนอรีที่มีอยู่ในสำนักงานแล้ว
พิจารณาการนำสเตชั่นกลับมาใช้ใหม่ที่ใช้เพียงบางส่วนเท่านั้น ตัดกระดาษที่มีการเขียนหรือถ่ายเอกสารเพียงด้านเดียวแล้วผูกหรือหนีบเข้าด้วยกันเพื่อสร้างแผ่นจดบันทึก แจกจ่ายนามบัตรเก่าแก่ให้ผู้คนทำบันทึกหรือรายการ ใช้ซองเก่าเพื่อเก็บใบเสร็จรับเงินหรือเป็นโฟลเดอร์ไฟล์ ส่งเสริมให้ผู้คนพัฒนาวิธีการของตนเองในการนำกระดาษมาใช้ซ้ำ
เลือกสถานที่ที่จะซื้ออุปกรณ์เครื่องเขียนโดยการเปรียบเทียบราคา ตรวจสอบว่าซัพพลายเออร์เสนอส่วนลดสำหรับการซื้อจำนวนมากหรือไม่และพวกเขาเสนอบัตรผู้ซื้อบ่อยครั้งเพื่อการประหยัดเพิ่มเติมหรือไม่ เปรียบเทียบราคาสำหรับหัวจดหมาย บริษัท ที่พิมพ์แบบกำหนดเอง ราคาของเครื่องพิมพ์ท้องถิ่นอาจเปรียบเทียบได้กับราคาของร้านเครื่องเขียนขนาดใหญ่
จัดสรรพื้นที่สำหรับเก็บเครื่องเขียนสำนักงาน นี่อาจเป็นตู้เก็บของหรือลิ้นชักในตู้เก็บเอกสาร ตัดสินใจเลือกวิธีการที่พนักงานออฟฟิศจะเข้าถึงสเตชั่น หากมีการควบคุมสเตชันเนอรีของการแจกจ่ายให้มอบหมายให้บุคคลหนึ่งคนเก็บคีย์และพัฒนาระบบที่ผู้คนต้องออกจากระบบสเตชันเนอรีที่พวกเขาใช้ จัดสเตชั่นในที่ว่างโดยเก็บสิ่งของที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน
ตั้งค่าตารางเวลาเพื่อตรวจสอบสต็อกของเครื่องเขียนและจัดเรียงอุปกรณ์ใหม่เป็นประจำ สมัครสมาชิกจดหมายข่าวของซัพพลายเออร์ของคุณเพื่อรับทราบโปรโมชั่นหรือการขายใด ๆ
เคล็ดลับ
-
ตั้งค่าถังขยะรีไซเคิลสำหรับเครื่องเขียนที่ใช้แล้วและกระตุ้นให้ผู้คนใช้งาน ทำลายกระดาษที่มีข้อมูลลับและนำกระดาษทั้งหมดไปยังศูนย์รีไซเคิลในพื้นที่ของคุณ
