ธุรกิจอาจจัดการกับไฟล์หลายร้อยหรือหลายพันไฟล์ในแต่ละปี องค์กรกำจัดสิ่งที่คุณรู้สึกเครียดและเร่งรีบขณะค้นหาสิ่งที่สำคัญ ระบบจัดเก็บข้อมูลที่เหมาะสมสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
รายการที่คุณจะต้อง
-
ไฟล์
-
แฟ้มแขวน
-
แท็บป้ายกำกับ
วิเคราะห์ไฟล์ของคุณ เป็นการดีที่สุดที่จะจัดเรียงตามนามสกุลไคลเอ็นต์ตามโครงการหรือตามลำดับเวลา? เลือกคุณสมบัติที่คุณจะใช้ในขณะค้นหาไฟล์
ติดป้ายกำกับไฟล์ของคุณอย่างชัดเจน แยกไฟล์ขนาดเล็กออกเป็นหมวดหมู่ในโฟลเดอร์หยุดทำงาน ตัวอย่างเช่น "กรกฎาคม 2008" สามารถมีโฟลเดอร์ที่ติดป้ายกำกับของตนเองและคุณสามารถแทรกสัญญาหรือโฟลเดอร์ทั้งหมดจากเดือนนั้นลงในโฟลเดอร์ที่หยุดทำงาน
แยกไฟล์ออกเป็นตู้เก็บเอกสารต่าง ๆ มีตู้เอกสารหนึ่งแฟ้มสำหรับผู้ดูแลระบบเช่นการสั่งซื้ออุปกรณ์สิ้นเปลืองข้อมูลบัญชีเงินเดือนและประวัติย่อ ตู้เอกสารอีกไฟล์สำหรับลูกค้าพร้อมสัญญาที่เสร็จสมบูรณ์และข้อมูลการชำระเงินและโครงการ และประเภทอื่น ๆ ที่ธุรกิจของคุณต้องการ ติดฉลากตู้ให้ชัดเจน
ทดสอบระบบการจัดเก็บเอกสารของคุณก่อนนำเสนอต่อเพื่อนร่วมงานของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถค้นหาทุกสิ่งได้อย่างง่ายดายและวิธีการจัดระเบียบของคุณเหมาะสม หากคุณจัดระเบียบทุกอย่างตามลำดับเวลา แต่การทดสอบแสดงให้เห็นว่าตัวอักษรมีเหตุผลมากขึ้นให้เปลี่ยนระบบของคุณ
เรียกประชุมสั้นและอธิบายระบบการจัดเก็บ ต้องแน่ใจว่าทุกคนเข้าใจวิธีการทำงานของระบบและความสำคัญของการติดตามระบบ
ตัดสินใจว่าใครจะเป็นผู้ยื่น คุณสามารถมอบอำนาจให้คนหนึ่งคนหรือให้คนงานแต่ละคนทำเอกสารของตัวเอง พนักงานอาจมีตู้เก็บเอกสารในสำนักงานของพวกเขา แต่คุณยังต้องใช้ระบบจัดเก็บเอกสารกลางโดยคำนึงถึงคนคนเดียว
จัดเก็บเอกสารสำคัญทุกวัน การจัดเก็บข้อมูลเป็นประจำจะช่วยให้คุณจัดระเบียบและช่วยให้การจัดเก็บเอกสารจากการเป็นงานที่มีขนาดใหญ่เกินความจำเป็น ใช้ถาดเก็บเอกสารในสำนักงานแต่ละแห่งและตรวจสอบให้แน่ใจว่าถาดว่างเปล่าเมื่อสิ้นสุดการทำงานทุกวัน
ประเมินระบบการจัดเก็บข้อมูลทุกหกถึง 12 เดือน ล้างวัสดุที่ล้าสมัยออกจากระบบของคุณ
