บันทึกย่อย่อมาจากบันทึกเป็นรูปแบบที่ใช้บ่อยของการสื่อสารทางธุรกิจภายใน การรู้วิธีวลีและจัดระเบียบบันทึกอย่างมีประสิทธิภาพอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก คำแนะนำที่ตามมาจะมุ่งเน้นไปที่รุ่นที่เป็นทางการมากขึ้นของบันทึก - หนึ่งแนวโน้มที่จะพิมพ์และจัดจำหน่ายหรือส่งในอีเมลอย่างเป็นทางการ
ระบุวัตถุประสงค์และกลุ่มเป้าหมายของคุณและตัดสินใจด้วยน้ำเสียงที่เหมาะสม หากวัตถุประสงค์ของคุณคือการพูดคุยเกี่ยวกับนโยบายของ บริษัท ใหม่ให้ใช้น้ำเสียงที่เข้มงวด หากวัตถุประสงค์ของคุณคือการแจ้งให้เพื่อนร่วมงานของคุณทราบถึงปาร์ตี้ของ บริษัท ที่กำลังจะมาถึง
ใช้รูปแบบที่ถูกต้องและเป็นที่ยอมรับทั่วไป สิ่งนี้อาจแตกต่างกันไปตาม บริษัท หรือองค์กร แต่มักจะมีแง่มุมที่คล้ายกันมากมาย: "ถึง", "จาก," "วันที่" และ "หัวเรื่อง" องค์ประกอบแต่ละรายการตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่และข้อความที่เกี่ยวข้อง
ทำให้บันทึกย่อสั้นและตรงประเด็น โดยทั่วไปแล้วควรเก็บบันทึกย่อไว้ที่หน้าเดียว คั่นแต่ละย่อหน้าด้วยการเว้นวรรค อย่าเยื้องย่อหน้า อย่าลืมทิ้งไว้ประมาณสองนิ้วที่ด้านบนสุดสำหรับโลโก้ / ส่วนหัวของ บริษัท ซึ่งมักจะพิมพ์หรือปรากฏบนบันทึกช่วยจำ
เลือกคำพูดของคุณอย่างระมัดระวัง จำนวนคำที่คุณอาจใช้ถูก จำกัด ด้วยช่องว่าง
จัดทำข้อความที่แสดงถึงข้อกังวลที่คุณต้องการสื่ออย่างชัดเจนและรัดกุม
