เมื่อผลการปฏิบัติงานของพนักงานต่ำกว่าความคาดหวังของ บริษัท นายจ้างจำนวนมากจะพัฒนาแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพ วัตถุประสงค์ของแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพคือการให้โอกาสพนักงานในการแก้ไขข้อบกพร่องของการปฏิบัติงานโดยใช้วิธีการที่มีโครงสร้างซึ่งรวมถึงคำแนะนำของหัวหน้างานและการติดตามอย่างสม่ำเสมอเพื่อวัดความก้าวหน้า แผนการปรับปรุงประสิทธิภาพบางอย่างเป็นโอกาสสุดท้ายที่พนักงานต้องทำงาน ดังนั้นสร้างแผนด้วยแนวทางที่เข้มงวดซึ่งแสดงรายการผลที่พนักงานจะรับรู้เมื่อคุณเขียนแผน
ทบทวนการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานสำหรับรอบระยะเวลาการประเมินปัจจุบัน เปรียบเทียบกับการประเมินผลการปฏิบัติงานสำหรับการประเมินก่อนหน้าเพื่อตรวจสอบว่าพนักงานได้แสดงให้เห็นถึงความสามารถในอดีตที่เกี่ยวข้องกับปัญหาในปัจจุบัน
จัดทำรายการมาตรฐานการปฏิบัติงานที่พนักงานมีประสิทธิภาพต่ำกว่าที่คาดหวัง ตัวอย่างเช่นหากมาตรฐานการปฏิบัติงานระบุว่าตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าจะต้องรักษาความพึงพอใจ 85% สำหรับความคิดเห็นของลูกค้าพนักงานที่มีคะแนนเพียง 60% จำเป็นต้องปรับปรุง พื้นที่สำหรับการปรับปรุงอาจรวมถึงทักษะการสื่อสารขั้นตอนการช่วยเหลือลูกค้าและทักษะการเจรจาต่อรองและทักษะการแก้ไขข้อขัดแย้ง
พูดคุยถึงจุดแข็งของพนักงานและวิธีการใช้ทักษะเหล่านั้นเพื่อปรับปรุงในด้านที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานของเขา ตัวอย่างเช่นพนักงานที่แสดงให้เห็นถึงความเชี่ยวชาญที่ยอดเยี่ยมในการให้ความช่วยเหลือลูกค้าผ่านทางโทรศัพท์สามารถทำงานในการถ่ายโอนทักษะการสื่อสารที่ดีเหล่านั้นเมื่อช่วยเหลือลูกค้าในการโต้ตอบแบบตัวต่อตัว ถามพนักงานเกี่ยวกับวิธีที่เขาสามารถปรับปรุงเช่นการฝึกทักษะการทำงานหรือคำแนะนำแบบตัวต่อตัวจากหัวหน้างานหรือพนักงานที่มีประสบการณ์
ระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุงตามลำดับความสำคัญ พื้นที่ที่สำคัญมาก่อนตามด้วยพื้นที่ที่พนักงานสามารถทำการปรับปรุงตามมาหรือการปรับเปลี่ยนเล็กน้อย พิจารณาการรวมการปรับเปลี่ยนเล็กน้อยเพื่อการปรับปรุงหากเป็นการแก้ไขที่ค่อนข้างง่ายที่พนักงานสามารถแก้ไขได้ทันที
จัดทำเอกสารคำติชมของพนักงานและคำแนะนำของหัวหน้างาน สร้างแผนเป็นลายลักษณ์อักษรที่แสดงการขาดประสิทธิภาพตามมาตรฐานการปฏิบัติงาน นอกจากนี้ให้ระบุกิจกรรมที่พนักงานจะต้องใช้ในการปรับปรุงและทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการปรับปรุง
กำหนดเวลาสำคัญสำหรับการติดตามความคืบหน้าเกี่ยวกับแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่นหากระยะเวลาตามแผนคือ 45 วันการประชุมติดตามผลรายสัปดาห์กับหัวหน้างานควรเปิดเผยการปรับปรุงเพิ่มเติม
ระบุผลที่ตามมาจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของแผนปรับปรุงประสิทธิภาพ ขึ้นอยู่กับพื้นที่และประเภทของการปรับปรุงการย้ายออกจากตำแหน่งหรือแม้กระทั่งการเลิกจ้างอาจเป็นผลมาจากพนักงานไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของแผน
รับข้อตกลงจากพนักงานตามข้อกำหนดและเงื่อนไขของแผนปรับปรุงประสิทธิภาพ เตรียมสำเนาแผนให้พนักงานและขอให้เขาลงนามเพื่อแสดงว่าเขาเข้าใจข้อกำหนดและผลที่ตามมา
แนบสำเนาของแผนการประเมินผลการปฏิบัติงานปัจจุบันกับแผนปรับปรุงประสิทธิภาพและยื่นเอกสารทั้งสองในไฟล์บุคลากรของพนักงาน
