บางครั้งคนงานอาจต้องรีเฟรชความทรงจำเกี่ยวกับวิธีการทำงานบางอย่าง ในทำนองเดียวกันพนักงานใหม่สำหรับองค์กรจะต้องการเรียนรู้เชือกโดยเร็วที่สุดโดยไม่ต้องคอยรบกวนผู้บังคับบัญชาหรือเพื่อนร่วมงานด้วยคำถามที่นับไม่ถ้วน คู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานบรรลุวัตถุประสงค์ทั้งสองอย่างพร้อมทั้งจัดทำโปรโตคอลและความคาดหวังเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งสามารถอ้างอิงได้ในการประเมินพนักงานและเอกสารประกอบสำหรับการลงโทษทางวินัย
ระบุวัตถุประสงค์และขอบเขตของคู่มือสำนักงานที่คุณต้องการพัฒนา เนื้อหาของคู่มือสำนักงานโดยทั่วไปแบ่งออกเป็นสองประเภท: (1) วิธีการโต้ตอบกับผู้คนและ (2) วิธีปฏิบัติงานเฉพาะรวมถึงการทำงานของอุปกรณ์ที่จำเป็นในการสร้างจัดการและส่งมอบสินค้าและบริการ คู่มือ Office มักจะมีแผนภูมิองค์กรไดเรกทอรีทรัพยากรและแบบฟอร์มตัวอย่าง ความซับซ้อนของคู่มือการใช้งานสำนักงานจะขึ้นอยู่กับว่าผู้ใช้เป้าหมายจะเป็นใคร ตัวอย่างเช่นหากเนื้อหาเกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์กับลูกค้าและวิธีการร้องเรียนมันไม่เหมาะสมที่จะรวมถึงบทเกี่ยวกับวิธีการทำงานของรถยกหรือวิธีจัดการกับวัสดุอันตราย
ตัดสินใจเลือกรูปแบบการนำเสนอที่เหมาะกับความต้องการของ บริษัท ของคุณมากที่สุด ในขณะที่คู่มือสำนักงานมักถูกมองว่าเป็นแนวทางที่พิมพ์บนกระดาษและวางไว้ในแฟ้มประสานสามวงพร้อมแท็บตัวคั่นหัวเรื่องเทคโนโลยีได้เปิดประตูสู่ความตื่นเต้นยิ่งขึ้นรวมถึงวิธีการส่งข้อมูลที่ประหยัดยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่นพิจารณาว่าคู่มือขั้นตอนออนไลน์จะช่วยให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้นหรือเร็วขึ้นโดยการป้อนคำหลักหรือไม่ รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อาจช่วยให้กระบวนการอัปเดตและแก้ไขเนื้อหารวมถึงการรวมเนื้อหาเสียงและวิดีโอสาธิตเพื่อปรับปรุงการเรียนรู้
ทำรายการหัวข้อทั้งหมดของบทที่คุณต้องการให้ที่อยู่ของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณตัดสินใจที่จะเขียนแนวทางเกี่ยวกับวิธีการใช้งานอุปกรณ์สำนักงานต่างๆคุณจะระบุแต่ละส่วนสำหรับคอมพิวเตอร์เครื่องแฟกซ์ระบบโทรศัพท์ไมโครฟิล์มเครื่องถ่ายเอกสารระบบบันทึกเมตรไปรษณีย์และอุปกรณ์เรียง ตัดสินใจว่าคุณจะเขียนเนื้อหาทั้งหมดด้วยตัวเองหรือมอบหมายร่างแรกของแต่ละส่วนให้กับผู้ที่มีความรอบรู้ในเรื่องนั้น ๆ
จัดระเบียบขั้นตอนกระบวนการจากแนวความคิดที่ง่ายที่สุดไปสู่สิ่งที่ซับซ้อนกว่า พิจารณาว่าการรวมรูปถ่ายภาพวาดตารางหรือกราฟิกอื่น ๆ จะช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจเนื้อหามากขึ้นหรือไม่ จัดทำคำศัพท์ย่อและคำศัพท์เฉพาะงาน ในทางปฏิบัติให้แสดงตัวอย่างของวิธีการกรอกใบสั่งซื้อใบเรียกร้องค่าใช้จ่ายการเดินทางคำขอลาพักร้อนใบบันทึกเวลาลูกค้าใบเสร็จรับเงินและรูปแบบอื่น ๆ ที่ บริษัท ใช้
จัดทำกรอบเวลาสำหรับการทำคู่มือแต่ละส่วนให้สมบูรณ์ หากจำเป็นให้กำหนดช่วงเวลาในแต่ละวันเพื่อทำการค้นคว้าเขียนตรวจสอบและรวบรวมเนื้อหา
มีการตรวจสอบเนื้อหาโดยบุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงานฝ่ายกฎหมายก่อนที่จะเผยแพร่เพื่อให้แน่ใจว่าภาษามีความชัดเจนไม่กระจัดกระจายและสอดคล้องกับข้อบังคับและระเบียบของรัฐและรัฐบาลกลาง จัดเตรียมเอกสารคู่มือการลงชื่อออกให้แก่ผู้รับแต่ละคนเพื่อระบุข้อตกลงในการอ่านเนื้อหาและปฏิบัติตามคำสั่ง
เคล็ดลับ
-
คู่มือสำนักงานควรได้รับการพิจารณาว่าเป็นงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการและจะได้รับการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหานั้นเป็นภาพสะท้อนที่ถูกต้องของขั้นตอนการปฏิบัติงานและอุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงานเหล่านั้น
