จดหมายข้อเสนอเป็นรุ่นที่สั้นกว่าของข้อเสนอที่ครอบคลุมที่เขียนในรูปแบบจดหมาย ตามที่วิทยาลัยวิลเลียม & แมรี่สำนักงานมอบให้ก็มักจะถูกส่งไปยังสปอนเซอร์ส่วนตัวที่เลือก นอกจากนี้ยังถือได้ว่าเป็นข้อเสนอล่วงหน้าสำหรับหน่วยงานระดมทุนของรัฐบาลซึ่งมักจะออกจดหมายขอข้อเสนอเพื่อวัดความสนใจและความสามารถของผู้รับเหมา จดหมายข้อเสนอควรดึงดูดความสนใจของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าโดยเริ่มจากการแนะนำตัว
ระบุองค์กรของคุณ ระบุสั้น ๆ ว่าทำไมคุณถึงมีคุณสมบัติเหมาะสมที่จะทำงานในโครงการของลูกค้า ตัวอย่างเช่นถ้าจดหมายข้อเสนอของคุณเกี่ยวข้องกับโครงการก่อสร้างให้พูดคุยเกี่ยวกับบทบาทของคุณในฐานะผู้รับเหมาช่วงในโครงการล่าสุดหนึ่งหรือสองโครงการ หากจดหมายของคุณเกี่ยวข้องกับทุนวิจัยระบุความเชี่ยวชาญของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณสมัครขอรับทุนจากหน่วยงานการขนส่งให้ระบุความเชี่ยวชาญของคุณในโครงการวิจัยที่เกี่ยวข้องเช่นความปลอดภัยของสะพานและความปลอดภัยบนทางหลวง
เริ่มต้นด้วยข้อเท็จจริงหรือสถิติที่น่าสนใจ เทคนิคนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณสมัครขอรับทุนวิจัย อย่างไรก็ตามมันจะต้องเกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่นหากจดหมายข้อเสนอของคุณเกี่ยวข้องกับการวิจัยเกี่ยวกับการใช้โทรศัพท์มือถืออย่าอ้างอิงข้อมูลทางสถิติเกี่ยวกับภาวะโลกร้อน ใช้แหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือสำหรับข้อมูลของคุณเช่นเว็บไซต์ของรัฐบาลและวารสารที่ผ่านการตรวจสอบโดยเพื่อน
เริ่มต้นด้วยคำถามที่ข้อเสนอของคุณจะตอบ การแนะนำครั้งนี้เป็นโอกาสแรกและเป็นไปได้ที่ดีที่สุดของคุณในการโน้มน้าวหน่วยงานให้ทุนที่มีศักยภาพว่างานวิจัยของคุณจะเติมเต็มความต้องการที่จับต้องได้ในชุมชนวิทยาศาสตร์ หากคุณกำลังส่งจดหมายข้อเสนอที่ไม่ได้ร้องขอไปยังลูกค้าภาคเอกชนที่มีศักยภาพให้ตั้งคำถามเช่น "คุณต้องการให้ต้นทุนการจัดซื้อของคุณลดลง 10 เปอร์เซ็นต์หรือไม่" หรือ "บริษัท ของคุณจะได้รับประโยชน์จากการฝึกอบรมแบบออนดีมานด์ 24/7 ได้อย่างไร" จากนั้นร่างวิธีที่ บริษัท ของคุณสามารถใช้ความเชี่ยวชาญในการตอบคำถามเหล่านี้
เขียนในคนแรก ตัวอย่างเช่นเขียน“ บริษัท ของเรามีความเชี่ยวชาญในการออกแบบโปรแกรมการฝึกอบรมผ่านเว็บสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง เราสามารถช่วยให้ บริษัท ของคุณประสบความสำเร็จในการฝึกอบรมตามความต้องการค่าใช้จ่ายตลอด 24/7 สำหรับพนักงานและลูกค้าของคุณ”
รัดกุม ตามเว็บไซต์การเขียนและการศึกษาเกี่ยวกับความเห็นอกเห็นใจของสถาบันเทคโนโลยีแมสซาชูเซตส์การเสวนาเกี่ยวกับเนื้อหาที่เกี่ยวข้องจากระยะไกลอาจทำให้ผู้อ่านของคุณสับสนและเบื่อ
