วิธีจัดรูปแบบวาระการประชุมทางธุรกิจ

มีการใช้วาระการประชุมทางธุรกิจเพื่อสื่อสารเรื่องสำคัญที่จะกล่าวถึงในการประชุม เอกสารนี้ช่วยให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีความพร้อมเพียงพอสำหรับหัวข้อการประชุม

วาระการประชุมทางธุรกิจจะต้องตอบคำถามบางอย่าง: หัวข้อสำหรับการอภิปรายคืออะไร? ทำไมจึงควรพูดถึง ใครจะมีส่วนร่วมในการอภิปราย? ใครเป็นผู้รับผิดชอบในบางหัวข้อ หัวข้อจะถูกอภิปรายในการประชุมนานแค่ไหน?

รายการที่คุณจะต้อง

• คอมพิวเตอร์

• แอปพลิเคชั่นประมวลผลคำ

สร้างเอกสารใหม่โดยมี Meeting Agenda เป็นหัวเรื่องและชื่อไฟล์ เพื่อความสะดวกของคุณคุณอาจต้องการจัดรูปแบบชื่อไฟล์ของคุณในลักษณะนี้: Meeting Agenda_YYYY_MM_DD วิธีนี้เมื่อคุณดูในโฟลเดอร์ของคุณวาระใด ๆ ที่เฉพาะเจาะจงจะหาได้ง่าย

ป้อนวันที่ของการประชุมสถานที่และชื่อของคนที่เข้าร่วมการประชุม ข้อมูลนี้จะพิสูจน์ว่าสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการติดตามความคืบหน้าของหัวข้อโครงการหรือประเด็นที่ต้องการ

สร้างตารางที่มี 5 คอลัมน์ชื่อ“ วาระการประชุมทางธุรกิจในวันที่ (วันที่มีการประชุม)”

พิมพ์“ หัวข้อ” เป็นชื่อคอลัมน์แรก จากนั้นป้อนหัวข้อการประชุมแต่ละหัวข้อที่จะกล่าวถึง

คีย์“ เป้าหมาย / เป้าหมาย” เป็นชื่อคอลัมน์ที่สอง ระบุผลลัพธ์สุดท้ายที่ต้องการสำหรับแต่ละหัวข้อสั้น ๆ ในระหว่างการประชุม

พิมพ์“ ทีม” เป็นชื่อคอลัมน์ที่สาม สังเกตคนที่จะรับผิดชอบในการนำเสนอหัวข้อหรือพูดในนามของมัน หากหัวข้อมีหัวหน้าทีมโปรดทราบด้วยเช่นกัน

คีย์“ กลยุทธ์” เป็นชื่อคอลัมน์ที่สี่ ทำรายการว่าคุณวางแผนจะจัดการกับหัวข้ออย่างไร ตัวอย่างเช่น "การระดมสมอง" เพื่อสร้างความคิด "ทบทวน" เพื่อดูผลลัพธ์หรือโครงการที่เลือก "การตัดสินใจ" หากจำเป็นต้องทำการตัดสินใจหรือ "ข้อมูล" หากต้องการแบ่งปันข้อมูลทั่วไป

พิมพ์“ เวลา” เป็นชื่อคอลัมน์ที่ห้า ระบุจำนวนนาทีที่แต่ละหัวข้อจะได้รับการจัดสรรสำหรับการอภิปราย นี่เป็นสิ่งจำเป็นในการรักษากระแสความคิดที่ดีในห้องประชุมและจัดโครงสร้างการประชุมของคุณ

บันทึกเอกสารของคุณหลังจากป้อนข้อมูลที่รู้จักทั้งหมดในแต่ละแถว

เคล็ดลับ

• ตารางเป็นเพียงวิธีพื้นฐานในการจัดระเบียบหัวข้อสำหรับการอภิปรายในการประชุม คุณมีอิสระในการจัดรูปแบบวาระการประชุมทางธุรกิจของคุณแตกต่างกันตราบใดที่มีรายการทั้งหมด

  เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องจัดสรรเวลาให้เพียงพอเพื่ออภิปรายหัวข้อที่คุณเลือก แต่ไม่มากเกินไปมิฉะนั้นการอภิปรายมักจะดำเนินต่อไป ถามผู้นำเสนอว่าต้องใช้เวลาเท่าใดในหัวข้อของพวกเขา

  ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เข้าร่วมประชุมได้รับวาระอย่างน้อยหนึ่งวันก่อนการประชุมที่เสนอ สิ่งนี้จะให้เวลากับทุกคนในการเตรียมและอนุญาตการแก้ไขใด ๆ ในวาระการประชุมหากจำเป็น