องค์กรไม่สามารถยอมรับทุกข้อเสนอที่ได้รับดังนั้นจึงต้องเขียนจดหมายเพื่อแจ้งธุรกิจว่าพวกเขาปฏิเสธข้อเสนอของพวกเขา สิ่งนี้มักจัดการผ่านอีเมล บริษัท ปฏิเสธข้อเสนอจะสร้างจดหมายและส่งอีเมลไปยังธุรกิจที่เหมาะสม เมื่อใดก็ตามที่ บริษัท เขียนจดหมายปฏิเสธจะต้องพิจารณาประเด็นสำคัญหลายประการรวมถึงการรักษาจดหมายทางการทูตอย่างจริงใจและสั้น ๆ
ใช้หัวเรื่อง เมื่อคุณเขียนอีเมลมีตัวเลือกในการกรอกหัวเรื่องในหัวเรื่อง เมื่อเขียนจดหมายปฏิเสธข้อเสนอให้ใช้หัวเรื่องเพื่อแจ้งให้บุคคลนั้นทราบว่าอีเมลนั้นเกี่ยวข้องกับอะไร ไม่จำเป็นต้องมีคำว่า "การปฏิเสธข้อเสนอ" แต่สามารถระบุบางสิ่งเช่น "เพื่อตอบสนองต่อข้อเสนอของคุณ"
ทำให้การจัดรูปแบบเรียบง่าย อย่าใช้แบบอักษรแฟนซีหรือการจัดรูปแบบพิเศษใด ๆ ใช้การจัดรูปแบบมาตรฐานที่อีเมลส่วนใหญ่มีและรักษาคำศัพท์ให้ชิดขอบซ้าย
ที่อยู่อีเมล เริ่มต้นอีเมลโดยส่งไปยังผู้ติดต่อที่เขียนข้อเสนอเดิม หากไม่มีผู้ติดต่อที่ระบุไว้ในข้อเสนอนี้ให้ติดต่อกับแผนกทรัพยากรบุคคลของ บริษัท
ระบุวัตถุประสงค์ของอีเมล ชัดเจนชัดเจนและมีเมตตาเมื่อคุณเริ่มจดหมาย แจ้งให้ผู้อ่านทราบว่าคุณกำลังเขียนจดหมายนี้เพื่อแจ้งให้เขาทราบว่า บริษัท ของคุณกำลังปฏิเสธข้อเสนอที่เขาหรือ บริษัท ของเขาส่งมา อย่าลืมระบุชื่อ บริษัท ของคุณและวัตถุประสงค์ของข้อเสนอเดิม
รวมถึงเหตุผล จดหมายปฏิเสธควรจริงใจและจริงใจ ด้วยเหตุนี้ธุรกิจส่วนใหญ่จึงมีเหตุผลที่อธิบายว่าทำไมพวกเขาจึงปฏิเสธข้อเสนอ เหตุผลแตกต่างกันไปสำหรับการปฏิเสธข้อเสนอ แต่โดยทั่วไปจะเชื่อมโยงกับค่าใช้จ่าย
เสนอความปรารถนาดีให้กับผู้อ่านแจ้งผู้อ่านว่าคุณต้องการเขาและธุรกิจของเขาในอนาคตและเชิญเขาเพื่อเสนอข้อเสนอสำหรับโครงการในอนาคตที่ บริษัท ของคุณอาจมี
เซ็นชื่อในจดหมาย ในตอนท้ายของอีเมลเซ็นชื่อ“ ขอแสดงความนับถือ” ตามด้วยชื่อและชื่อของคุณ
เคล็ดลับ
-
ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าอ่านจดหมายธุรกิจก่อนส่ง อย่าพูดถึงสิ่งที่เป็นลบเกี่ยวกับ บริษัท แทนที่จะพยายามเก็บจดหมายไว้ในเชิงบวก
