การแปลงจากบัญชีเงินคงค้างเป็นเงินสดสามารถทำให้ดูเหมือนว่าคุณได้รับเงินน้อยกว่าที่คุณมีจริงอย่างน้อยก็ในระยะสั้น ระบบบัญชีคงค้างจะนับแต่ละธุรกรรมเมื่อมีการทำไม่ว่าคุณจะได้รับเงินสำหรับงานของคุณหรือเมื่อคุณจ่ายค่าวัสดุหรือบริการ ระบบเงินสดจะนับแต่ละธุรกรรมเมื่อเงินเปลี่ยนมือดังนั้นการขายหรือการซื้อที่ถูกเรียกเก็บเงินและชำระเงินในภายหลังอาจไม่นับเป็นส่วนหนึ่งของรอบบัญชีปัจจุบัน ความล่าช้าในการรายงานความต้องการนี้สามารถให้สิทธิประโยชน์ทางภาษีระยะสั้นโดยการปิดเวลาที่ภาษีบางส่วนถึงกำหนดซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมคนส่วนใหญ่ที่ทำ Conversion จะทำในช่วงเวลาภาษี
การคำนวณสำหรับการแปลงจากยอดคงค้างเป็นการบัญชีเงินสด
ความแตกต่างระหว่างเงินคงค้างและเงินสดเท่ากับจำนวนเงินที่คุณบันทึก แต่ยังไม่ได้รวบรวมหรือจ่าย หากต้องการแปลงเป็นระบบเงินสดให้ระบุธุรกรรมเหล่านี้และลบออกจากผลรวมของคุณ หักค่าใช้จ่ายค้างจ่ายทั้งหมดจากงบกำไรขาดทุนของคุณ เหล่านี้รวมถึงหนี้สินภาษีค้างจ่ายและการซื้อที่คุณยังไม่ถูกเรียกเก็บเงิน คุณยังไม่ได้จำนวนเงินเหล่านี้ดังนั้นพวกเขาจึงไม่ได้อยู่ในระบบบัญชีเงินสดของคุณ นอกจากนี้ยังลบจำนวนบัญชีลูกหนี้ทั้งหมดของคุณจากรายได้ในงบกำไรขาดทุนของคุณ คุณยังไม่ได้รับเงินสำหรับงานนี้ดังนั้นจึงไม่นับเป็นรายได้หากคุณใช้ระบบเงินสด ควรลบบัญชีเจ้าหนี้เนื่องจากคุณจะบันทึกจำนวนเงินเหล่านี้เมื่อคุณชำระเงินแทนที่จะเป็นยอดสะสม
เลื่อนระดับรายการระหว่างรอบระยะเวลาบัญชี
หากคุณบันทึกจำนวนเงินเป็นยอดขายในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชีก่อนหน้านี้ระบบบัญชีเงินสดพื้นฐานกำหนดให้คุณเปลี่ยนช่วงเวลาของสัญกรณ์นั้นเป็นช่วงเวลาที่มีการชำระใบแจ้งหนี้มากกว่าระยะเวลาที่ทำงานเสร็จ หากลูกค้าชำระเงินล่วงหน้าสำหรับสินค้าหรือบริการการชำระเงินเหล่านี้จะถูกบันทึกเป็นหนี้สินในระบบเงินคงค้าง แต่จะนับเป็นการขายหากคุณทำงานด้วยเงินสด การชำระเงินล่วงหน้าให้กับซัพพลายเออร์จะถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้าตามระบบการรับรู้ แต่พวกเขาจะถูกบันทึกเป็นเพียงการซื้อหรือค่าใช้จ่ายในช่วงเวลาที่เงินเปลี่ยนมือหากคุณใช้ระบบเงินสด
ข้อพิจารณาด้านภาษี
บริการสรรพากรไม่อนุญาตให้ทุกธุรกิจรายงานเป็นเงินสดดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณได้รับอนุญาตให้เปลี่ยนแปลงจริงก่อนที่คุณจะอัปเดตระบบบัญชีของคุณ เฉพาะธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีสินค้าคงคลังที่รายงานในตอนท้ายของรอบปีบัญชีสามารถรายงานเป็นเงินสดได้ รายได้ต่อปีของคุณต้องน้อยกว่า 5 ล้านดอลลาร์เพื่อใช้วิธีเงินสด ถ้าคุณเลือกการบัญชีแบบเงินสดและคุณมีสินค้าคงคลังที่จะรายงานคุณยังมีตัวเลือกในการรายงานโดยใช้ระบบเงินคงค้าง
