ไม่ว่าคุณจะดำเนินธุรกิจขนาดเล็กหรือจัดการด้านการเงินคุณจำเป็นต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างค่าใช้จ่ายที่ชำระคืนได้และรายได้ที่ต้องเสียภาษี กรมสรรพากรมีความเฉพาะเมื่อมันมาถึงสิ่งที่อาจจัดเป็นค่าใช้จ่ายคืนเงินและการลงโทษอาจส่งผลหากคุณทำไม่ถูกต้อง การเก็บบันทึกอย่างระมัดระวังและการบำรุงรักษาใบเสร็จรับเงินมีความสำคัญหาก บริษัท ของคุณเคยถูกตรวจสอบ
ค่าใช้จ่ายที่ชำระคืนได้คืออะไร?
เมื่อคุณจัดหาสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าอาจมีบางครั้งที่คุณต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการบริการเพิ่มเติมหรือสินค้าที่ไม่ได้รับความอนุเคราะห์จากลูกค้ารายนั้น คุณอาจเลือกที่จะไม่เรียกเก็บเงินลูกค้าสำหรับค่าใช้จ่ายเหล่านี้ อย่างไรก็ตามถ้าคุณทำจำนวนเงินในภายหลังจะปรากฏเป็นรายได้ในผังบัญชีของคุณ เนื่องจากไม่ใช่รายได้ปกติจึงมีความจำเป็นที่จะต้องแยกความแตกต่าง
เมื่อใดก็ตามที่คุณมีค่าใช้จ่ายในนามของลูกค้าในระหว่างการทำงานของคุณค่าใช้จ่ายเหล่านั้นจะอยู่ภายใต้หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่ชำระคืนได้ ตัวอย่างเช่นค่าธรรมเนียมการจัดส่งหรือค่าใช้จ่ายในการเดินทางสามารถนับเป็นค่าใช้จ่ายที่ชำระคืนได้ ค่าใช้จ่ายเชื้อเพลิงอาหารหรือห้องพักในโรงแรมอาจจัดเป็นเงินคืน ภายใต้ธุรกิจปกติการบัญชีการชำระเงินคืนกำหนดว่านี่เป็นค่าใช้จ่ายเมื่อคุณเกิดขึ้นและรายการรายได้เมื่อคุณเรียกเก็บเงินกับลูกค้า
หากคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กและกำลังใช้ผู้รับเหมาช่วงคุณอาจต้องจัดการกับค่าใช้จ่ายที่ชำระคืนได้เพิ่มเติมที่เรียกว่าค่าใช้จ่ายในการส่งผ่าน ตัวอย่างเช่นหากคุณจัดหาบริการบำรุงรักษาเว็บไซต์ให้กับลูกค้าของคุณในราคา $ 500 ต่อเดือนและคุณจ่ายผู้รับเหมาช่วง $ 500 ต่อเดือนเพื่อดำเนินงานค่าใช้จ่ายนั้นไม่ใช่รายได้ของคุณ แต่เป็นค่าใช้จ่ายในการส่งผ่าน คุณจะต้องให้แบบฟอร์มผู้รับเหมาช่วง 1099 ในตอนท้ายของปีงบประมาณและเก็บรักษาบันทึกอย่างระมัดระวังเกี่ยวกับสิ่งที่คุณเรียกเก็บเงินจากลูกค้าของคุณและสิ่งที่คุณจ่ายสำหรับงานเดียวกัน
การชำระเงินคืนมีรายได้ที่ต้องเสียภาษีหรือไม่
เมื่อมีการจ่ายเงินชดเชยให้กับพนักงานหรือธุรกิจนั้นจะต้องได้รับการบันทึกอย่างเหมาะสมเพื่อที่จะได้รับการพิจารณาว่าไม่เหมาะสม ตัวอย่างเช่นเมื่อต้นขั้วจ่ายของพนักงานจะต้องบันทึกการชำระเงินคืนดังกล่าวและไม่รวมอยู่ในรายได้อื่นของพนักงานเท่านั้น ในผังบัญชีของธุรกิจคุณจะต้องทราบว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่ชำระคืนได้เมื่อคุณจัดทำเอกสารเป็นครั้งแรก ด้วยวิธีนี้คุณสามารถตรวจสอบข้ามรายการรายได้ของคุณในภายหลังเพื่อตรวจสอบว่าไม่ต้องเสียภาษี
หากมีการจัดทำเอกสารและติดตามรายการค่าใช้จ่ายและรายได้อย่างเหมาะสมการชำระเงินคืนจะไม่ถือเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษี คุณยังไม่ได้รับเงินสำหรับสินค้าหรือบริการในตัวอย่างนี้ แต่ควรนำเงินจำนวนหนึ่งมาจ่ายให้คุณในภายหลัง
การติดตามค่าใช้จ่ายที่ชำระคืนได้อย่างเหมาะสม
นอกเหนือจากการบันทึกค่าใช้จ่ายที่ชำระคืนได้อย่างถูกต้องในผังบัญชีของคุณคุณจะต้องเก็บรักษาบันทึกอย่างระมัดระวัง ยื่นใบเสร็จรับเงินใบแจ้งยอดหรือเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายหากเป็นไปได้ เก็บสำเนาไว้กับเอกสารภาษีของปีงบประมาณเพื่อให้คุณสามารถอ้างอิงได้ในกรณีที่มีการตรวจสอบบัญชีหรือคำถามใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้น หากไม่มีเอกสารที่เหมาะสมกรมสรรพากรอาจยืนยันว่าค่าใช้จ่ายที่ชำระคืนได้ของคุณควรได้รับการปฏิบัติเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษีแทนซึ่งจะนำไปสู่ บริษัท ของคุณเนื่องจากมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเมื่อสิ้นปีงบประมาณ
