เมื่อจัดการประชุมวางแผนกลยุทธ์ประจำปีการเตรียมมักจะบดบังวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของการประชุม ส่วนหนึ่งของการเตรียมการรวมถึงการสร้างวาระเชิญผู้เข้าร่วมประชุมการส่งวาระการประชุมและการเตรียมสถานที่ อย่างไรก็ตามหากการประชุมไม่รองรับการระดมสมองการตัดสินใจและการสร้างแผนมันอาจไม่สร้างนวัตกรรมและความเป็นเลิศเชิงกลยุทธ์ที่คุณต้องการ ในขณะที่สถานที่และองค์กรมีความสำคัญ แต่คุณภาพของการสื่อสารแบบตัวต่อตัวที่ให้ผลลัพธ์
กำหนดเป้าหมายการประชุม
โดยปกติกลยุทธ์ครอบคลุมการขยาย บริษัท การตลาดสายผลิตภัณฑ์การแข่งขันและความมุ่งมั่นทางการเงิน การประชุมวางแผนเชิงกลยุทธ์ที่เรียบง่ายแผนกลยุทธ์เก่ากับกลุ่มผู้บริหารของคุณจะไม่กลั่นกรองแผนเพื่อการปรับปรุงที่เป็นไปได้ หากเป้าหมายของคุณคือการทำให้กลยุทธ์ของคุณสมบูรณ์แบบสำหรับปีถัดไปให้เริ่มการประชุมด้วยการวิเคราะห์ SWOT ของกลยุทธ์ปัจจุบัน หากคุณเป็นผู้นำการประชุมเตรียมรายการปัญหาและคำถามที่ออกแบบมาเพื่อกระตุ้นการสนทนา นำบทความเอกสารทางวิชาการและวิดีโอนำเสนอเพื่อจุดประกายความคิดสร้างสรรค์ ท้าทายผู้เข้าร่วมเพื่อยกหัวข้อที่อึดอัด ผู้จัดการมักจะไม่ต้องการเป็นหมุดที่ยืนขึ้นเพราะกลัวถูกทุบ
สร้างรายการปัญหาของคุณสำหรับการสนทนาเพิ่มเติม
การวิเคราะห์ SWOT ที่เร้าใจของแผนกลยุทธ์ในปีที่ผ่านมาและสิ่งที่สร้างขึ้นควรส่งผลให้มีการอภิปรายและการแก้ปัญหามากขึ้น การใช้ไวท์บอร์ดเพื่อแสดงรายการคำถามหรือปัญหาที่เกิดขึ้นจะช่วยให้คุณสามารถจัดให้มีการสนทนาและติดตามได้ ในฐานะผู้นำให้ท้าทายและถามคำถามต่อไป การสนทนาที่เกี่ยวข้องเป็นสิ่งที่คุณต้องการ แต่ควบคุมการสนทนาและพยายามนำไปสู่การแก้ไขและการตัดสินใจ เซสชั่นการฝ่าวงล้อมสามารถผลิตโซลูชั่นที่เป็นนวัตกรรมใหม่ดังนั้นกำหนดผู้เข้าร่วมการประชุมเซสชั่นการฝ่าวงล้อมที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อสำคัญของแต่ละบุคคลและให้พวกเขารายงานข้อสรุปหรือความคิดใหม่เมื่อการประชุมดำเนินต่อ
ตรวจสอบการตัดสินใจและยืนยัน
เหตุผลหนึ่งที่จะจัดการประชุมวางแผนเชิงกลยุทธ์ในสองวันติดต่อกันหรือมากกว่านั้นคือให้เวลาผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อประมวลผลความคิด สิ่งที่ดูเหมือนความคิดที่ดีอาจถูกเปิดเผยว่าเป็นความผิดพลาดหลังจากการนอนหลับตอนกลางคืน หลังจากที่คุณได้พูดคุยถึงแผนกลยุทธ์เก่าและกำหนดแนวคิดใหม่ ๆ แล้วให้ทบทวนแต่ละประเด็นหรือการตัดสินใจและลงคะแนน การลงคะแนนจะทำให้ผู้จัดการเข้าร่วมประชุมเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ หากมีข้อขัดแย้งเกิดขึ้นในจุดหนึ่งให้พิจารณาการอภิปรายเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีแก้ไขเพื่อให้ทุกคนสามารถตกลงกันได้
การดำเนินงานและการติดตาม
แน่นอนว่าการนำไปใช้และการติดตามผลทำให้เกิดความแตกต่างระหว่างการประชุมที่ประสบความสำเร็จและความล้มเหลว มันเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้จัดการที่จะรักษาสภาพที่เป็นอยู่เมื่อพวกเขากลับไปที่แผนกของพวกเขาที่คุณควรมอบหมายความรับผิดชอบในการดำเนินการอย่างจริงจัง ในฐานะผู้นำคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการติดตามเพื่อให้แน่ใจว่าผู้จัดการดำเนินกลยุทธ์และการเปลี่ยนแปลงที่พัฒนาขึ้นในการประชุมวางแผนกลยุทธ์ของคุณอย่างเต็มที่ กำหนดมาตรฐานและการทบทวนความคืบหน้าเพื่อประเมินว่าแผนกลยุทธ์เป็นประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไรและจำเป็นต้องแก้ไขหรือไม่
