การติดต่อทางธุรกิจมักจะรวบรัดและจัดระเบียบอย่างดีพร้อมกับความคิดของนักเขียนที่นำเสนออย่างรัดกุมพอที่จะบรรจุลงในหน้าเดียว อย่างไรก็ตามมีบางครั้งที่ข้อความที่คุณต้องการสื่อความต้องการสองหน้า การจัดรูปแบบหน้าที่สองของจดหมายธุรกิจของคุณอย่างถูกต้องทำให้มั่นใจได้ว่าผู้อ่านจะไม่มองข้ามความคิดสุดท้ายของคุณ
การจัดรูปแบบหัวกระดาษหน้าที่สอง
รูปแบบส่วนหัวของหน้าที่สองที่คุณเลือกนั้นขึ้นอยู่กับคุณ แต่อย่างน้อยควรมีชื่อเต็มของบุคคลที่จะเขียนจดหมาย ส่วนหัวของหน้าที่สองยังสามารถรวมหมายเลขหน้าและวันที่ของตัวอักษร
นักเขียนบางคนชอบที่จะใช้บรรทัดเดียวในหน้าสองของจดหมายธุรกิจของพวกเขา สิ่งนี้เรียกว่ารูปแบบแนวนอน ตัวอย่างเช่นพวกเขาพิมพ์ชื่อของผู้รับในระยะขอบด้านซ้ายสุดจัดกึ่งกลางหมายเลขหน้าและพิมพ์วันที่ชิดขอบขวา เมื่อใช้รูปแบบนี้เกือบจะปรากฏว่าคุณกำลังสร้างคอลัมน์สามคอลัมน์
อีกวิธีในการจัดรูปแบบหน้าสองคือการใช้รูปแบบบล็อกหมายความว่าคุณพิมพ์ชื่อของผู้รับในบรรทัดบนสุดภายใต้ระยะขอบหนึ่งนิ้วแล้วพิมพ์หมายเลขหน้าในบรรทัดถัดไปและวันที่ในบรรทัดที่สาม ตัวอย่างเช่น:
นายดาวี่โจนส์
หน้า 2
1 ตุลาคม 2018
แทนที่จะใช้มาร์จิ้นที่ปรับชิดขวาเพียงแค่แท็บที่ผ่านมาตรงกลางของหน้าจนเกือบถึงขอบด้านขวา เมื่อผู้อ่านดูหน้าสองสิ่งแรกที่พวกเขาเห็นคือชื่อหมายเลขหน้าและวันที่ ด้วยวิธีนี้หากคุณเลือกเย็บเล่มหน้าแรกและหน้าสองพื้นที่เย็บเล่มจะไม่ครอบคลุมส่วนหัวของหน้าสอง
เมื่อคุณมีหัวเรื่องแล้วคุณควรเว้นสามบรรทัดว่างไว้ก่อนที่จะรวมจดหมายธุรกิจที่เหลือของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีข้อความเพียงพอที่จะปรับหน้าสอง หากคุณมีบรรทัดเพิ่มเติมหรือสองบรรทัดเท่านั้นลองตัดจดหมายของคุณให้พอดีกับหน้าเดียว นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เริ่มต้นหน้าที่สองของตัวอักษรตรงกลางประโยค เมื่อเป็นไปได้ให้เริ่มย่อหน้าใหม่ในหน้าสองเพื่อให้จดหมายของคุณลื่นไหลได้ดีขึ้น
การสร้างระยะขอบหน้าที่สอง
หากคุณมีจดหมายธุรกิจสองหน้าคุณอาจต้องการเย็บเล่มสองหน้าเข้าด้วยกัน อย่างไรก็ตามมันเป็นที่ยอมรับถ้าคุณพับจดหมายสองหน้าของคุณเพื่อให้พอดีกับซองจดหมาย หากคุณเย็บเล่มหน้าหนังสือผู้อ่านจะรู้ว่าข้อความของคุณนั้นมีมากกว่าเนื้อหาในหน้าแรก อย่างไรก็ตามหากคุณเลือกที่จะไม่เย็บเล่มตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเริ่มการจัดรูปแบบของคุณไกลพอจากขอบด้านบนของหน้าที่สองเพื่อให้ผู้อ่านรู้ว่าหน้าที่สองมีความสำคัญเท่ากับหน้าแรก ระยะขอบหนึ่งนิ้วจากด้านบนของหน้าเป็นธรรมเนียม นั่นคือที่ที่คุณจะเริ่มหัวข้อที่สอง
ทำให้ข้อมูลของผู้รับถูกต้อง
เนื่องจากหน้าสองของจดหมายธุรกิจของคุณมีชื่อของผู้รับมันสำคัญมากที่คุณต้องสะกดชื่อผู้รับอย่างถูกต้องในหน้าแรกของจดหมายตามด้วยชื่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์ที่ถูกต้อง ในหน้าแรกของจดหมายธุรกิจของคุณข้อมูลของผู้รับจะเป็นไปตามวันที่และที่อยู่ผู้ส่งของคุณ
หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับการสะกดคำใด ๆ ของข้อมูลของผู้รับให้ตรวจสอบเว็บไซต์ของ บริษัท หรือติดต่อเลขานุการ บริษัท หรือพนักงานต้อนรับ อย่าเสี่ยงต่อการทำให้ตัวเองอับอายและอาจทำให้ผู้รับไม่พอใจด้วยการใช้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือล้าสมัย
