จุดประสงค์ของ SOP คืออะไร

ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานคือเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งระบุรายละเอียดการดำเนินการเฉพาะเพื่อให้งานหรือกระบวนการที่ทำซ้ำได้สำเร็จ SOPs ไม่มีการติดตามโครงร่างหรือเทมเพลตเนื่องจากแตกต่างกันไปตามองค์กรและการใช้งาน ตัวอย่างเช่น SOP สำหรับการดำเนินการผลิตในโรงงานผลิตจะแตกต่างกันมากจากที่จัดตั้งขึ้นเพื่อฝึกอบรมพนักงานขายในสภาพแวดล้อมการค้าปลีก

วัตถุประสงค์

ธุรกิจอาจดำเนินการตามระเบียบวิธีปฏิบัติงานเพื่อลดขยะและเพิ่มผลกำไร องค์กรไม่แสวงผลกำไรอาจใช้ SOP เพื่อให้บริการชุมชนได้ดีขึ้น บริษัท บางแห่งใช้ SOPs เพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาลหรือเพื่อปรับปรุงความปลอดภัยในที่ทำงาน แม้ว่าเหตุผลของการแสวงหาการปรับปรุงอาจแตกต่างกันบ้างโดยไม่คำนึงถึงสภาพแวดล้อมที่ใช้ SOP วัตถุประสงค์หลักคือการปรับปรุงประสิทธิภาพในความสามารถบางอย่าง.

David Grusenmeyer รองประธานอาวุโสของ Cornell University เรียกสายพันธุ์ต่างๆในระบบปฏิบัติการว่าเป็น "ศัตรู" ของคุณภาพและประสิทธิภาพ ดังนั้นขั้นตอนการดำเนินงานมาตรฐานสามารถใช้ในการปรับปรุงการดำเนินงานโดยการตั้งค่าชุดของขั้นตอนที่ไม่เปลี่ยนแปลงเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง

เหตุใดจึงใช้ SOP

องค์กรจากกองทัพสหรัฐฯถึงไม่หวังผลกำไรไปยัง บริษัท ขนาดใหญ่ใช้ SOPs เพื่อ:

• ปรับปรุงประสิทธิภาพ
• เพิ่มคุณภาพ
• มั่นใจในความปลอดภัย

สามารถเขียน SOP เฉพาะสำหรับสายการผลิตการทำความสะอาดในสถานที่ทำงานการฝึกอบรมพนักงานกระบวนการเงินเดือนและการทบทวนประสิทธิภาพของพนักงานรวมถึงงานอื่น ๆ

งานเตรียมการสำหรับสร้าง SOP

ในการสร้าง SOP ที่กำหนดเอง Grusenmeyer แนะนำหลายขั้นตอน:

1. มองหาส่วนต่าง ๆ ในธุรกิจของคุณโดยที่ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานจะเป็นประโยชน์

2. จากการค้นพบของคุณระบุหนึ่งหรือสองประเด็นที่ความสำเร็จมีโอกาสมากที่สุดและผลกำไรจะได้รับผลกระทบมากที่สุด

3. สำหรับพื้นที่โฟกัสของคุณให้ทำตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อให้การดำเนินการแต่ละอย่างสำเร็จและจัดอันดับตามความสำคัญ

4. ท้ายที่สุดรวบรวมทีมผู้จัดการและพนักงานที่มีความรู้มากที่สุดเกี่ยวกับกระบวนการและประสานงานกับกลุ่มเพื่อสร้างระเบียบวิธีปฏิบัติ

การเขียน SOP

ตั้งชื่อ SOP และอธิบายงานที่จะรวม ในคำอธิบายให้รายละเอียดเกี่ยวกับ:

• ใครจะทำผลงาน
• ต้องการวัสดุและอุปกรณ์ใดบ้าง
• ผลลัพธ์ที่ได้คืออะไร

ให้รายละเอียดแบบทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการทำงานให้สำเร็จจนถึงจุดที่พนักงานที่ไม่ได้รับการดูแลสามารถปฏิบัติงานได้อย่างเพียงพอโดยทำตามคำแนะนำ ให้ความรู้แก่พนักงานทุกคนที่จะทำงานในความสามารถบางอย่างเกี่ยวกับรายละเอียดของ SOP และตรวจสอบและประเมิน SOP อย่างสม่ำเสมอ

เคล็ดลับ

• หากองค์กรหรือธุรกิจของคุณกำลังจะดำเนินการหรือขั้นตอนหนึ่งครั้งเช่นสำหรับโครงการพิเศษ SOP จะไม่เกี่ยวข้อง อย่างไรก็ตามเมื่อกระบวนการซ้ำซากเป็นส่วนหนึ่งของการทำธุรกิจการสร้าง SOP เป็นการจัดการธุรกิจที่ดี