ในขณะที่อีเมลและโทรศัพท์อย่างรวดเร็วนั้นเพียงพอสำหรับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจจำนวนมาก แต่ก็ยังมีบางสิ่งที่ต้องจัดการด้วยความคงทนและความเป็นมืออาชีพของจดหมาย สถานการณ์ที่แตกต่างกันนั้นต้องการตัวอักษรที่แตกต่างกันและในขณะที่มีสาเหตุหลายประการที่คุณอาจพบว่าตัวเองต้องการเขียนจดหมายอย่างมืออาชีพมันจะเป็นประโยชน์ในการทำความคุ้นเคยกับจดหมายธุรกิจบางประเภทที่พบบ่อยล่วงหน้า
1. จดหมายตำแหน่งการสั่งซื้อ
ตามชื่อหมายถึงจดหมายตำแหน่งการสั่งซื้อถูกเขียนขึ้นเพื่อสั่งซื้อสินค้า ตัวอักษรเหล่านี้ธรรมดามาก แต่ก็ยังเป็นทางการและควรเขียนในลักษณะที่แม่นยำและเฉพาะเจาะจงมากซึ่งเป็นสาเหตุที่อาจเป็นประโยชน์ในการค้นหาแม่แบบสำหรับจดหมายเหล่านี้ก่อนที่จะเขียน
2. จดหมายการขายเบื้องต้น
เมื่อคุณต้องการขายผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้าใหม่คุณต้องแนะนำตัวเอง นี่คล้ายกับวิธีที่คุณจะแนะนำตัวเองกับใครบางคนในงานปาร์ตี้เพราะคุณต้องการสร้างความประทับใจครั้งแรกในทั้งสองสถานการณ์ คุณต้องการแสดงให้ลูกค้าเป้าหมายเห็นว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณนำเสนอมีวิธีการใดบ้างที่สามารถช่วยเหลือพวกเขาและสิ่งที่ทำให้ธุรกิจของคุณแตกต่างจากผู้อื่น
3. จดหมายเวียนประกาศ
ชื่อวงเวียนนั้นเป็นชื่อที่แพร่กระจายไปยังผู้ชมจำนวนมาก กล่าวอีกนัยหนึ่งในขณะที่จดหมายส่วนใหญ่เป็นจดหมายส่วนตัวระหว่างสองฝ่ายหรือมากกว่านั้นวงกลมถูกแจกจ่ายไปยังกลุ่มใหญ่ในคราวเดียว เนื่องจากสิ่งเหล่านี้มีไว้สำหรับผู้อ่านจำนวนมากจึงควรเขียนเพื่อสมาชิกกลุ่มเป้าหมายของคุณ จำไว้ว่าให้พวกเขามีสามัญพอที่จะดึงดูดทุกคนที่ได้รับพวกเขา
4. จดหมายตอบรับ
จดหมายเหล่านี้จะถูกส่งไปเพียงเพื่อรับทราบว่า บริษัท ของคุณได้รับเอกสารทางธุรกิจหรือแพคเกจ พวกเขาดำเนินงานเป็นหลักเป็นใบเสร็จรับเงินและควรจะส่งทันทีที่ได้รับรายการ
5. จดหมายติดตาม
จดหมายติดตามอาจถูกส่งหลังจากการติดต่อหลายประเภท ผู้สมัครงานอาจส่งการติดตามหลังจากการสัมภาษณ์ พนักงานขายอาจส่งหนึ่งหรือสองสัปดาห์หลังจากส่งจดหมายการขายเบื้องต้น พวกเขาอาจถูกส่งหลังจากการประชุมเพื่อย้ำข้อตกลงที่ทำโดยทั้งสองฝ่าย โดยพื้นฐานแล้วสิ่งเหล่านี้ใช้เพื่อเตือนผู้รับการสื่อสารก่อนหน้าและเพื่อกระตุ้นความก้าวหน้าในขั้นตอนต่อไปของความสัมพันธ์หรือโครงการ
6. จดหมายขอโทษฝ่ายบริการลูกค้า
ในโลกของธุรกิจบางครั้งสิ่งผิดปกติ ไม่ว่าจะเป็นความผิดของ บริษัท ของคุณหรือไม่และสามารถป้องกันได้หรือไม่จดหมายขอโทษสามารถไปไกลในการแก้ไขความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ผิด จดหมายเหล่านี้มักจะส่งผ่านแผนกกฎหมายเพื่อให้แน่ใจว่า บริษัท จะไม่เปิดเผยตนเองต่อความรับผิดทางกฎหมาย
7. จดหมายที่น่าสนใจ
ในขณะที่ตัวอักษรที่สนใจมักใช้โดยผู้หางานเพื่อแจ้งให้นายจ้างทราบถึงความสนใจในตำแหน่งกับ บริษัท พวกเขายังสามารถใช้เพื่อแสดงว่า บริษัท ของคุณสนใจที่จะทำงานในโครงการเฉพาะกับ บริษัท อื่นหรือองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร
8. จดหมายแสดงความเสียใจ
ไม่ว่าจะเป็นการไว้ทุกข์การสูญเสียของพนักงานคู่แข่งคู่ค้าหรือใครก็ตามในวงการอาชีพของคุณจดหมายแสดงความเสียใจไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะเขียน แต่สามารถเป็นท่าทางสัมผัสกับผู้ที่ได้รับผลกระทบมากที่สุดจากความตาย
9. บันทึกข้อตกลงในสำนักงาน
ในขณะที่บันทึกช่วยจำมักไม่เป็นทางการการสื่อสารภายในเหล่านี้เป็นเหมือนจดหมายธุรกิจจากพนักงานหนึ่งไปสู่อีกคนหนึ่ง บันทึกช่วยจำสามารถเขียนได้เกือบทุกเรื่องตั้งแต่การเพิ่มรหัสชุดไปจนถึงการฝ่าฝืนพนักงานอย่างจริงจัง
10. หนังสือรับรอง
แม้ว่าจะเป็นการดีที่จะยกย่องพนักงานที่ก้าวไปข้างหน้าและมากกว่านั้นสิ่งเหล่านี้ควรถูกสงวนไว้สำหรับการกระทำที่น่าทึ่งอย่างแท้จริงเพราะยิ่งพวกเขาถูกพาออกไปบ่อยครั้งมากเท่าไรพวกเขาก็ยิ่งมีความหมายต่อผู้ที่ได้รับน้อยลง
