ไม่ว่าคุณจะสั่งซื้อสินค้าสมัครตำแหน่งขอเงินแสดงความขอบคุณหรือบ่นเมื่อใดก็ตามที่คุณจัดการกับองค์กรคุณต้องเขียนจดหมายธุรกิจ คุณควรทำตามขั้นตอนที่กำหนดไว้และรวมส่วนประกอบที่จำเป็นในจดหมายแต่ละฉบับที่คุณเขียน เริ่มต้นด้วยกระดาษหัวจดหมายที่มีที่อยู่องค์กรของคุณ หรือคุณสามารถสร้างส่วนหัวส่วนบุคคลของคุณเองซึ่งรวมถึงชื่อเต็มที่อยู่รหัสไปรษณีย์หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล
วันที่
เว้นอย่างน้อยหนึ่งบรรทัดว่างระหว่างหัวจดหมายหรือส่วนหัวและวันที่ ใช้รูปแบบวันที่อเมริกันเช่น 23 พฤษภาคม 2011 เมื่อเขียนถึงองค์กรภายในสหรัฐอเมริกา อย่าใช้ตัวห้อยเช่นที่ 2 คุณสามารถปรับชิดขอบวันที่หรือแท็บให้ตรงกลางและพิมพ์วันที่
ที่อยู่ภายใน
ที่อยู่ภายในหรือที่อยู่ของผู้รับเริ่มหนึ่งนิ้ว (สามบรรทัดว่าง) ด้านล่างวันที่ มันถูกจัดชิดซ้ายเสมอ ตรวจสอบการสะกดชื่อผู้รับและที่อยู่ทางไปรษณีย์อีกครั้ง รวมชื่อเรื่องส่วนบุคคลเช่นนายนางดร. นางสาวหรือนางสาวและชื่อธุรกิจเช่นผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับชื่ออย่างใดอย่างหนึ่งโทรหาพนักงานต้อนรับที่องค์กร
คำอวยพร
เว้นบรรทัดว่างไว้ตามที่อยู่ด้านใน หากคุณรู้จักผู้รับคุณสามารถใช้ชื่อจริงของเธอได้เช่น Dear Mary ในกรณีอื่นให้ใช้ชื่อและนามสกุลส่วนตัวของเธอเช่น: เรียนคุณจอห์นสัน หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับเพศของผู้รับให้ใช้ชื่อเต็ม คุณสามารถใส่เครื่องหมายจุลภาคหรือโคลอนหลังจากคำทักทายหรือละเว้นเครื่องหมายวรรคตอนใด ๆ
ร่างกาย
เว้นบรรทัดว่างหลังคำทักทาย เว้นวรรคเดียวแล้วปล่อยให้จัดย่อหน้าในเนื้อหาของจดหมาย ตัวอักษรส่วนใหญ่มีอย่างน้อยสามย่อหน้า ในวรรคแรกแนะนำวัตถุประสงค์ของจดหมาย หากคุณตอบกลับโฆษณาตำแหน่งงานให้ระบุชื่อตำแหน่งและระบุแหล่งที่มา ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน "ตำแหน่งของผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดที่โฆษณาออนไลน์ได้อย่างถูกต้องอธิบายถึงทักษะและความสามารถของฉัน"
ย่อหน้าที่สองและสามมีรายละเอียดเฉพาะซึ่งสนับสนุนวัตถุประสงค์นี้ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังบ่นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการให้ระบุวันที่ซื้อหมายเลขใบแจ้งหนี้และสาเหตุของความไม่พอใจของคุณ
ใช้ย่อหน้าสุดท้ายเพื่อย้ำจุดประสงค์และการตอบสนองที่คาดหวัง ตัวอย่างเช่นนักเขียน "โปรดติดต่อฉันเป็นการส่วนตัวหากคุณมีคำถามหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับสายผลิตภัณฑ์ใหม่ของเราฉันหวังว่าจะได้ตอบสนองความต้องการด้านการติดต่อทางธุรกิจของคุณเป็นเวลาหลายปี" เว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างแต่ละย่อหน้า
ปิด
เว้นบรรทัดเว้นว่างไว้หลังย่อหน้าสุดท้ายของตัวอักษร สรุปจดหมายที่มีการปิดที่เหมาะสมเช่นขอแสดงความนับถือของคุณตามลำดับหรือขอแสดงความนับถือ หากลำไส้ใหญ่หรือเครื่องหมายจุลภาคตามคำทักทายให้ใส่เครื่องหมายจุลภาคหลังการปิด ปล่อยให้บรรทัดว่างสามถึงสี่บรรทัดสำหรับลายเซ็นของคุณ ลงท้ายด้วยลายเซ็นและชื่อเครื่องพิมพ์ดีดของคุณตัวอย่างเช่น John Stewart ผู้จัดการฝ่ายขาย
