คุณกำลังปิดกิจการ บางทีคุณกำลังจะเกษียณหรือเข้าสู่โอกาสสำหรับการลงทุนที่แตกต่างกัน ธุรกิจทั้งหมดสร้างเอกสารและเมื่อธุรกิจของคุณถูกปิดคำถามเกี่ยวกับระยะเวลาที่ต้องเก็บเอกสารเหล่านั้นจะต้องได้รับการแก้ไข
เหตุผลในการเก็บบันทึก
หน่วยงานของรัฐเช่นหน่วยงานสรรพากรและหน่วยงานคลังของรัฐเป็นหน่วยงานที่น่าจะได้รับการร้องขอเอกสารทางธุรกิจที่ผ่านมา การเก็บบันทึกที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจทุกประเภทจะมีค่าหากจำเป็นต้องยืนยันการทำธุรกรรมและข้อมูลที่ยื่นขอคืนภาษี แม้ว่าจะมีข้อ จำกัด หลายประการในเรื่องธุรกิจในบางกรณีเช่นการสืบสวนการฉ้อโกงหรือการฟ้องร้องทางแพ่งหรือทางอาญาอื่น ๆ ที่มีต่อ บริษัท บริษัท อาจจำเป็นต้องบันทึกข้อมูลทางธุรกิจในอดีตโดยไม่คำนึงว่าเหตุการณ์จะเกิดขึ้นนานแค่ไหน คุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าเมื่อใดระเบียนธุรกิจเก่าอาจมีประโยชน์ดังนั้นขอแนะนำให้คุณเก็บบันทึกข้อมูลทางธุรกิจทั้งหมดตราบเท่าที่เป็นไปได้ ที่กล่าวว่ามีแนวทางทั่วไปเกี่ยวกับระยะเวลาในการเก็บเอกสารทั่วไป
ช่วงเวลาการถือครองรายการเฉพาะ
นับจากวันที่ยื่นถือเช็คที่ถูกยกเลิกสลิปเงินฝากธนาคารใบแจ้งยอดบัตรเครดิตและบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นเวลาอย่างน้อยสามปี เก็บใบแจ้งยอดธนาคาร, บันทึกสินค้าคงคลัง, ใบแจ้งหนี้, บันทึกการขาย, เครื่องบันทึกเงินสด, W-2s, 1099s และเอกสารยื่นภาษีอื่น ๆ เป็นเวลาอย่างน้อยหกปี หากธุรกิจของคุณจัดตั้งขึ้นเป็น บริษัท ให้จัดทำงบการเงินรายเดือนและรายไตรมาสเป็นเวลาอย่างน้อยสามปี
ระเบียนที่จะเก็บไปเรื่อย ๆ
จัดเก็บการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับบุคคลากรและเอกสารที่เกี่ยวข้องเช่นค่าตอบแทนของผู้ปฏิบัติงานบันทึกเงินบำนาญและการหักภาษี ณ ที่จ่ายของพนักงานตราบเท่าที่คุณสามารถ หากพนักงาน บริษัท ที่ผ่านมายื่นขอสวัสดิการการว่างงานสมัครงานใหม่หรือมีคำถามย้อนหลังไปถึงช่วงเวลาของการจ้างงานการมีบันทึกเหล่านี้สามารถเข้าถึงได้จะมีค่ามากที่สุด เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับองค์กรควรถูกเก็บรักษาอย่างไม่มีกำหนดแม้ว่า บริษัท จะไม่ได้อยู่ในธุรกิจอีกต่อไป เอกสารดังกล่าวรวมถึงหนังสือรับรองการจดทะเบียน บริษัท รายงานการประชุมคณะกรรมการสัญญาแรงงานการซื้อขายหุ้นสิทธิบัตรและเครื่องหมายการค้าและเอกสารใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับศาล บันทึกสินทรัพย์ของ บริษัท และลูกหนี้และเจ้าหนี้ควรเก็บไว้กฎหมายข้อ จำกัด ของ IRS คือสามปีนับจากวันที่ยื่นแบบฟอร์มภาษีที่ใช้ในการตรวจสอบการส่งคืน อย่างไรก็ตามดังที่กล่าวไว้การเก็บบันทึกการพิสูจน์รายได้และการหักเงินควรถูกเก็บรักษาไว้อย่างไม่มีกำหนดหากเป็นไปได้
หน่วยงานที่อาจขอบันทึกที่ผ่านมา
หน่วยงานรัฐบาลกลางที่น่าจะขอข้อมูลเอกสารที่ผ่านมามากที่สุดคือบริการสรรพากร, กรมแรงงาน, ประกันสังคม, คณะกรรมการโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกันและการเข้าเมืองและสัญชาติ บันทึกสำหรับหน่วยงานของรัฐเช่นการเก็บภาษีและเทศบาลควรเก็บไว้ให้นานที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้แม้ว่าธุรกิจจะหยุดดำเนินการแล้วก็ตาม เก็บไฟล์ในที่ปลอดภัยโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานที่ที่ได้รับการป้องกันจากอัคคีภัยน้ำท่วมการโจรกรรมและการสูญหายอื่น ๆ คนอื่นที่ไม่ใช่ตัวคุณเองควรรู้ด้วยว่าเก็บบันทึกสำคัญเหล่านี้ไว้ที่ใด
