ประเภทของระบบองค์กร

ในขณะที่ บริษัท เกือบทุกขนาดสามารถใช้ระบบขององค์กรได้ในกรณีส่วนใหญ่องค์กรหมายถึงองค์กรที่มีคอมพิวเตอร์ 500 เครื่องขึ้นไปที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายเดียวกัน ไม่ว่า บริษัท จะมีขนาดใดระบบธุรกิจขององค์กรต่างก็มีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกันนั่นคือลดความพยายามของผู้จัดการและพนักงานในการจัดการข้อมูล ระบบองค์กรรวมข้อมูลและกระบวนการที่ใช้ทั่วทั้งองค์กรและทำให้สามารถเข้าถึงได้จากที่เดียว

ปัจจุบันมีระบบองค์กรสามประเภทที่แตกต่างกัน:

• ERP: การวางแผนทรัพยากรองค์กร

• CRM: การจัดการลูกค้าสัมพันธ์

• SCM: การจัดการห่วงโซ่อุปทาน

ทำความเข้าใจกับแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ระดับองค์กร

ทุกคนที่มีคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์มือถือคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์สองประเภท: ระบบปฏิบัติการและแอปพลิเคชัน ระบบปฏิบัติการเช่น Microsoft Windows, Linux, Android และ Apple iOS เข้าถึงฮาร์ดแวร์และจัดหาแพลตฟอร์มที่แอปพลิเคชันสามารถทำงานได้ แอพพลิเคชั่นหรือแอพเป็นซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ในการเล่นเกมและทำงานของคุณ

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจคอมพิวเตอร์มักจะเชื่อมต่อในเครือข่ายผ่านคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพอย่างน้อยหนึ่งเครื่องที่เรียกว่าเซิร์ฟเวอร์ เซิร์ฟเวอร์อาจอยู่ในสำนักงานของคุณหรืออาจเป็นที่อื่นซึ่งคุณเข้าถึงผ่านอินเทอร์เน็ต แอปพลิเคชันที่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ซึ่งทุกคนใน บริษัท สามารถใช้งานได้ในเวลาเดียวกันเรียกว่าซอฟต์แวร์ระดับองค์กร บริษัท สามารถใช้ซอฟต์แวร์ระดับองค์กรเพื่อทำสิ่งต่าง ๆ เช่นติดตามสินค้าคงคลังจัดการการขายและการชำระเงินและจัดเก็บข้อมูลลูกค้าและบันทึกพนักงาน

เคล็ดลับ

• เมื่อมีคนพูดถึงคลาวด์พวกเขาจะอ้างถึงเซิร์ฟเวอร์หรือกลุ่มของเซิร์ฟเวอร์ที่เข้าถึงผ่านอินเทอร์เน็ต

ERP: ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร

เมื่อคุณมีฟังก์ชั่นทางธุรกิจหลายอย่างที่คุณต้องการให้สามารถเข้าถึงได้ในระบบองค์กรแพ็คเกจซอฟต์แวร์ ERP มักจะเหมาะสมที่สุดเช่นเดียวกับที่ Microsoft รวมแอปพลิเคชันเดสก์ท็อปเช่น Word, Excel และ Powerpoint ไว้ในแพ็คเกจเดียวซึ่งทุกคนสามารถทำงานร่วมกันได้ซอฟต์แวร์ ERP จะรวมแอปพลิเคชันระดับองค์กรไว้ในแพ็คเกจเดียวที่สามารถทำงานร่วมกันได้ แอปพลิเคชันเหล่านี้มักจะเรียกว่าโมดูลสามารถซื้อเป็นชุดและจากนั้นเมื่อคุณต้องการฟังก์ชันเพิ่มเติมสามารถเพิ่มโมดูลเพิ่มเติมได้

ระบบ ERP มักจะรวมความสัมพันธ์กับลูกค้าและระบบการจัดการซัพพลายเชนในโมดูลของพวกเขา

CRM: ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์

ซอฟต์แวร์ CRM นั้นคล้ายกับ ERP แต่ตามชื่อของมันจะเน้นที่ข้อมูลลูกค้า ส่วนใหญ่ใช้สำหรับการขายการบริการลูกค้าและการตลาด รายละเอียดใด ๆ เกี่ยวกับลูกค้าของคุณสามารถเข้าสู่ระบบ CRM ซึ่งให้บริการแก่ทุกคนในธุรกิจของคุณ ข้อมูลการติดต่อส่วนบุคคลสำหรับบุคคลต่าง ๆ ในองค์กรของลูกค้าสามารถจัดเก็บได้ตลอดจนประวัติการซื้อข้อร้องเรียนและการส่งคืน เมื่อป้อนข้อมูลนี้แล้วระบบ CRM สามารถใช้ในการคาดการณ์ยอดขายและช่วยให้คุณระบุโอกาสทางการตลาด

CSM: ระบบการจัดการซัพพลายเชน

ซอฟต์แวร์ CSM หมุนรอบทรัพยากรและโลจิสติกส์เพื่อนำผลิตภัณฑ์ออกสู่ลูกค้าของคุณ ห่วงโซ่อุปทานทั่วไปจะรวมถึงการจัดหาวัตถุดิบจากซัพพลายเออร์สั่งซื้อและติดตามการจัดส่งจากนั้นติดตามรายการที่ผลิตผ่านกระบวนการผลิตจัดเก็บไว้ในคลังสินค้าและส่งออกไปยังลูกค้า ปรับให้เหมาะสมอย่างเหมาะสมระบบ CSM สามารถส่งคำสั่งซื้อกับซัพพลายเออร์โดยอัตโนมัติก่อนที่จะต้องใช้วัตถุดิบรวมถึงติดตามประสิทธิภาพของแต่ละแผนกเมื่อมีการผลิต

การสำรวจโมดูล ERP ชนิดต่าง ๆ

โมดูลต่าง ๆ สามารถเข้าถึงข้อมูลนั้นและนำเสนอให้กับพนักงานได้ตามต้องการ หากไม่มีระบบดังกล่าวแผนกบัญชีอาจใช้ระบบหนึ่งระบบแผนกขายอีกระบบหนึ่งในขณะที่คลังสินค้าใช้ระบบที่สาม ข้อมูลของแต่ละแผนกจะยังคงอยู่ในไซโลของตนเองไม่สามารถเข้าถึงแผนกอื่นได้

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณเป็นเจ้าของ บริษัท ที่ผลิตรองเท้าฝน หากไม่มีระบบขององค์กรแต่ละแผนกจะทำงานแยกจากกัน หากฝ่ายขายมีลูกค้ารายใหม่พวกเขาจะต้องติดต่อฝ่ายบัญชีเพื่อให้ลูกค้าตั้งค่าและอนุมัติเครดิต เมื่อได้รับการอนุมัติฝ่ายบัญชีจะต้องแจ้งฝ่ายขายว่าสามารถดำเนินการตามคำสั่งแรกได้ จากนั้นบางคนจะต้องประสานงานกับคลังสินค้าและฝ่ายผลิตในขณะที่แผนกจัดซื้อและฝ่ายทรัพยากรมนุษย์แต่ละคนจะต้องนำเข้ามาเพื่อให้แน่ใจว่ามีเสบียงและแรงงานเพียงพอที่จะดำเนินการตามคำสั่ง แต่ละขั้นตอนเหล่านี้จะเกี่ยวข้องกับอีเมลและโทรศัพท์ทั่วทั้ง บริษัท รวมถึงลูกค้าจนกว่าจะมีการส่งคำสั่งซื้อ

การใช้ระบบองค์กรผ่านโมดูลต่าง ๆ ทั้งหมดนี้สามารถทำได้โดยอัตโนมัติและส่วนใหญ่โดยไม่ต้องมีการโต้ตอบกับมนุษย์ซึ่งจะช่วยเร่งกระบวนการและลดข้อผิดพลาดของมนุษย์

โมดูลการขาย: ตัวแทนฝ่ายขายของคุณมีลูกค้ารายใหม่ซึ่งเป็นโซ่เสื้อผ้าค้าปลีกที่ตั้งอยู่ในแคนาดาต้องการซื้อรองเท้าบู๊ต 1,000 ใบที่มีขนาดเท่ากันและแตกต่างกัน เธอป้อนข้อมูลลูกค้าลงในโมดูลการขาย

โมดูลการบัญชี: แผนกบัญชีได้รับการแจ้งเตือนว่ามีการเพิ่มลูกค้าใหม่ พวกเขาตรวจสอบข้อมูลของลูกค้าและดำเนินการตรวจสอบเครดิต เมื่อคำสั่งซื้อของลูกค้าได้รับการอนุมัติตัวแทนฝ่ายขายจะได้รับการยืนยันรวมถึงราคาขายและส่วนลดลูกค้า

โมดูลสินค้าคงคลัง: เนื่องจากตัวแทนฝ่ายขายยืนยันการสั่งซื้อระบบจะบอกเธอว่ามีรองเท้าบู๊ต 200 คู่ในสต็อคซึ่งสามารถจัดส่งได้ทันที รองเท้าบูทที่เหลือต้องผลิตและสามารถจัดส่งได้ภายในสองสัปดาห์

โมดูลการผลิต: เมื่อยืนยันการสั่งซื้อแล้วผู้จัดการฝ่ายผลิตจะได้รับแจ้งว่าเขาต้องมีบู๊ทขนาด 800 ขนาดตามที่ต้องการ

โมดูลทรัพยากรมนุษย์: ด้วยการสั่งซื้อครั้งล่าสุดทรัพยากรมนุษย์จะได้รับแจ้งว่าพวกเขาได้รับขีด จำกัด ใหม่และจากการคาดการณ์ยอดขายที่อัปเดตสำหรับไตรมาสนี้จึงควรว่าจ้างพนักงานเพิ่มอีกสองคน

โมดูลการจัดซื้อ: คำสั่งซื้อใหม่สำหรับรองเท้าบูทจะส่งคำสั่งซื้อไปยังผู้ผลิตยางของ บริษัท โดยอัตโนมัติเพื่อให้สินค้าอยู่ในระดับต่ำสุด

โมดูลติดตามการสั่งซื้อ: ลูกค้าชาวแคนาดาคนใหม่สามารถเข้าสู่เว็บไซต์ บริษัท ของคุณเพื่อดูว่าจะจัดส่งคำสั่งซื้อเมื่อใด ระบบยังแสดงผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ที่ผู้ค้าปลีกรายเดียวกันได้สั่งซื้อในเดือนที่ผ่านมา

โมดูลสนับสนุนการตัดสินใจ: คุณเห็นว่าคำสั่งซื้อไปยังแคนาดากำลังเฟื่องฟูทำให้คุณมีข้อมูลที่คุณต้องตัดสินใจว่าจะจ้างตัวแทนฝ่ายขายสำหรับประเทศนั้นหรือไม่ เมื่อดูที่รูปแบบเฉพาะที่ขายอยู่ที่นั่นคุณรู้ว่าอาจมีตลาดสำหรับรองเท้าสไตล์ที่คล้ายกันสำหรับตลาดใหม่นี้

ประโยชน์และความล้มเหลวของระบบองค์กร

การเลือกซอฟต์แวร์องค์กรที่เหมาะสมสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพลดต้นทุนเพิ่มยอดขายและทำการตัดสินใจด้านการจัดการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ในยุคของการค้าระดับโลกหากคู่แข่งของคุณใช้โซลูชันระดับองค์กรเพื่อปรับปรุงการไหลเวียนของข้อมูลของพวกเขาการไม่มีแพลตฟอร์มองค์กรสามารถทำให้คุณแข่งขันน้อยลงและทำให้ธุรกิจของคุณตกอยู่ในความเสี่ยง

ในทางกลับกันการใช้โซลูชันระดับองค์กรนั้นเหมือนกับการวางไข่ข้อมูลทั้งหมดไว้ในตระกร้าเดียว ปัญหาเกี่ยวกับการติดตั้งอาจทำให้เป็นอัมพาตทุกแผนก ในการสำรวจในปี 2558 ผู้ตอบแบบสอบถามร้อยละ 21 อธิบายว่าการเปิดตัวโซลูชัน ERP ของพวกเขาล้มเหลว ปัญหาอาจรวมถึง:

• ฝึกอบรมพนักงานอย่างไม่เหมาะสมเพื่อใช้งานระบบใหม่

• ไม่เข้าใจข้อกำหนดของพนักงาน

• การกำหนดค่าข้อมูลที่ต้องการอย่างไม่ถูกต้องเพื่อให้ระบบเข้าถึง

• ความล้มเหลวในการปกป้องข้อมูลที่สำคัญจากแฮกเกอร์เข้าถึงได้

ในขณะที่ปัญหาบางอย่างอาจทำให้เกิดอาการปวดหัวเพียงไม่กี่สัปดาห์ แต่ปัญหาอื่น ๆ อาจอยู่ได้นานหลายปี ในอดีตการใช้งานขององค์กรที่ไม่ดีเป็นที่ทราบกันดีว่าจะทำให้ บริษัท ลดลงหลายพันล้านดอลลาร์ กรณีศึกษาแบบคลาสสิกในการใช้ ERP ที่ไม่ดีครั้งหนึ่งทำให้เฮอร์ชีย์ล้มเหลวในการนำช็อคโกแลตเข้าสู่ตลาดค้าปลีกในเวลาที่ฮัลโลวีนทำให้ราคาหุ้นตกลงอย่างรวดเร็ว ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาการเข้าเป้าในแคนาดาของเป้าหมายที่ไม่เรียบร้อยก็ถูกตำหนิในการใช้ ERP ที่จัดอย่างไม่เป็นระบบ