วิธีใช้ Quickbooks สำหรับบัญชีเงินเดือน

Quickbooks เป็นซอฟต์แวร์บัญชีที่ใช้ในการจัดระเบียบและคำนวณตัวเลขทางการเงินและข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง มันช่วยให้คุณได้เปรียบในการสร้างงานทางการเงินที่มีคุณภาพด้วยความได้เปรียบที่เป็นประโยชน์ของเทคโนโลยีในปัจจุบัน แม้ว่า Quickbooks จะต้องใช้ประสบการณ์คอมพิวเตอร์บางอย่างกับสเปรดชีตและการบัญชีนี่ไม่ได้หมายความว่ามันยากที่จะเชี่ยวชาญ ด้วยคำแนะนำและคำแนะนำที่เหมาะสมทุกคนสามารถเรียนรู้กระบวนการนี้ บทความนี้จะสอนวิธีใช้ซอฟต์แวร์ Quickbooks เพื่อสร้างสเปรดชีตและฐานข้อมูลบัญชีเงินเดือนระดับมืออาชีพ

รายการที่คุณจะต้อง

• คอมพิวเตอร์

• ซอฟต์แวร์ Quickbooks

วิธีใช้ Quickbooks สำหรับบัญชีเงินเดือน

คลิกที่ไอคอน "Quickbooks" บนหน้าจอเดสก์ท็อปของคอมพิวเตอร์เพื่อเปิดโปรแกรม เมื่อโปรแกรมโหลดมันจะปรากฏขึ้นโดยแสดงโมดูลแพลตฟอร์มเริ่มต้น คุณจะต้องสร้างการกำหนดค่าการตั้งค่าบัญชีเงินเดือน คุณสามารถทำได้โดยคลิกที่ลิงค์ "พนักงาน" ที่ด้านบนของแถบเมนูนำทางของโปรแกรม คลิก "ตั้งค่าบัญชีเงินเดือน" ซึ่งจะแสดงรายการเป็นหมวดหมู่ย่อยในดรอปบ็อกซ์ "พนักงาน" วิซาร์ดการตั้งค่าจะปรากฏขึ้นและอนุญาตให้คุณกำหนดการตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับการหักภาษีการคำนวณการชำระเงินและการคำนวณรายชั่วโมงและการคำนวณเงินเดือนรายปี

คลิก "เลือกตัวเลือกการจ่ายเงินเดือน" เมื่อหน้าจอตัวช่วยสร้างการตั้งค่าปรากฏขึ้นครั้งแรก คุณจะได้รับสามตัวเลือกย่อย เลือก "เสร็จสิ้นการจ่ายเงินเดือน" เพื่อสร้างการคำนวณและการหักภาษี ณ ที่จ่ายโดยอัตโนมัติเมื่อมีการป้อนเวลาและเวลาอื่นในระบบ สิ่งนี้สามารถทำหน้าที่เป็นช่วงเวลาสำคัญได้เนื่องจากประหยัดเวลาและลดจำนวนข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้

ตั้งค่าฐานข้อมูลพนักงาน หน้าจอแสดงแบบฟอร์มข้อมูลพนักงานที่จะต้องกรอก แต่ละเรื่องจะถูกคั่นด้วยแท็บตามความสำคัญและเนื้อหาของมัน คุณจะต้องป้อนข้อมูลพนักงานด้วยตนเอง ข้อมูลนี้จะประกอบด้วยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน รายการเช่นวันเดือนปีเกิดของพวกเขาประกันสังคมหรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีการเกณฑ์ทหารข้อมูลความพิการการสะกดชื่อและที่อยู่ของพนักงานอย่างเป็นทางการ เมื่อคุณทำเสร็จแล้วหนึ่งแท็บคลิก "เปลี่ยนแท็บ" เพื่อป้อนชุดข้อมูล แท็บถัดไปจะแสดง "โมดูลการจ่ายเงินเดือนและค่าตอบแทน"

คลิกในกล่อง "Earnings" ที่อยู่ในตารางค่าตอบแทนของโมดูล ข้อมูลนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งและจะต้องป้อนอย่างถูกต้อง ในแท็บนี้โดยเฉพาะคุณจะต้องป้อนข้อมูลส่วนบุคคลสำหรับพนักงานแต่ละคนเพราะข้อมูลนี้จะแตกต่างกันไปอย่างมากขึ้นอยู่กับพนักงาน ป้อนอัตราการจ่ายเงินชดเชยวันป่วยวันหยุดพักผ่อนวันที่จ่ายระยะเวลาและข้อมูลอื่น ๆ ที่ บริษัท ของคุณใช้เกี่ยวกับการคำนวณการชำระเงินและการบัญชี การฝากโดยตรงยังเป็นส่วนสำคัญของความถูกต้องเช่นกัน ควรป้อนหมายเลขเส้นทางและหมายเลขบัญชีอย่างถูกต้องเพื่อให้แน่ใจว่าเงินถูกส่งไปยังสถานที่ที่เหมาะสม

เปลี่ยนแท็บเพื่อดำเนินการต่อ แท็บถัดไปจะเป็น "ข้อมูลการจ้างงาน" ส่วนนี้มีข้อมูลสถานะการจ้างงานทั้งหมดเช่นพนักงานเต็มเวลาหรือนอกเวลาวันที่จ้างงานและการเลิกจ้าง ตำแหน่งของพนักงานและรายละเอียดงานอาจรวมอยู่ในส่วนนี้ตามดุลยพินิจของคุณ คลิก "ตกลง" เพื่อปิดและบันทึกกระบวนการป้อนข้อมูล ซอฟต์แวร์ Quickbooks ของคุณจะสร้างการตรวจสอบบัญชีเงินเดือนของคุณโดยอัตโนมัติเพื่อจุดประสงค์ด้านภาพ มันจะแสดงภาพโหมดการจับภาพของการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่ามันถูกต้อง คุณจะได้รับตัวเลือกในการพิมพ์แบบฟอร์มการตรวจสอบจริงในภายหลังหรือบันทึกเนื้อหาและฐานข้อมูลของมันในภายหลัง เลือกการกระทำของคุณสำหรับผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปตามดุลยพินิจของคุณเอง

เคล็ดลับ

• ตรวจสอบงานทั้งหมดของคุณอีกครั้งก่อนส่งออกข้อมูลและข้อมูลอื่น ๆ แนะนำให้ใช้บริการ Intuit Payroll ในตัวเลือกบัญชีเงินเดือนของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ต้องแน่ใจว่าสะกดชื่อพนักงานแต่ละคนถูกต้อง สิ่งนี้อาจทำให้เกิดปัญหากับพนักงานเมื่อพวกเขาได้รับค่าตอบแทน พิจารณาการใช้งานสมุดบันทึก Quickbooks ที่นำมาใช้ในส่วน "พนักงาน" สิ่งนี้สามารถใช้เป็นเครื่องมือในการบันทึกการทำงานร่วมกันของพนักงานและการสังเกตการณ์ ใช้ตัวจับเวลา Quickbooks ของคุณ เครื่องมือนี้ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือเตือนความจำที่ดีสำหรับการระบุวันที่ครบกำหนดของใบแจ้งหนี้และการส่งออกเงินเดือนพนักงาน พิมพ์งานทางกายภาพของคุณเสมอเพื่อจุดประสงค์ หากคุณวางแผนที่จะเก็บข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์หรือฐานข้อมูลโปรแกรมเท่านั้นให้สำรองโปรแกรมและไฟล์ต่าง ๆ เพื่อความปลอดภัย คุณไม่ควรมีสำเนางานเพียงชุดเดียวโดยเฉพาะอย่างยิ่งไม่ใช่เฉพาะในคอมพิวเตอร์ที่มีไฟล์เอกสารเช่นนี้

การเตือน

หลีกเลี่ยงการป้อนตัวเลขทั้งหมดด้วยตนเอง สิ่งนี้ทำให้มีข้อผิดพลาดจำนวนมากในระยะเวลานานซึ่งอาจส่งผลกระทบระยะยาวต่อความถูกต้องทางการบัญชี ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดในหน้าจอ "ตรวจสอบการจ่ายเงิน" ก่อนพิมพ์เพื่อความถูกต้อง อ่านรายงานหนี้สินหนี้สินของคุณก่อนและหลังการพิมพ์เช็คเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณถูกต้อง เก็บรักษาบันทึกภาษีที่ถูกต้องเสมอ ไม่ว่าเครื่องคำนวณการคำนวณ Quickbooks จะยังคงคุณต้องป้อนข้อมูลที่ถูกต้องเพื่อรับตัวเลขที่ถูกต้อง อย่าพึ่งพาคอมพิวเตอร์ของคุณเพียงอย่างเดียวและเป็นเครื่องคิดเลข วิจารณ์การทำงานของคุณเองเสมอ