วิธีเขียนจดหมายหมั้น โดยทั่วไปนักบัญชีใช้จดหมายหมั้น แต่พวกเขาสามารถได้รับประโยชน์จากเจ้าของธุรกิจบริการขนาดเล็กเพราะพวกเขามักจะทำสัญญาในรูปแบบของจดหมาย สิ่งนี้สามารถทำให้ถูกกฎหมายในการเข้าสู่ความสัมพันธ์ทางธุรกิจข่มขู่น้อยโดยเฉพาะถ้าคุณทำงานกับธุรกิจขนาดเล็กอื่น ๆ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเขียนจดหมายหมั้นที่รัดกุม
ให้คำแนะนำโดยระบุว่านี่เป็นจดหมายการมีส่วนร่วมและมีวัตถุประสงค์เพื่อสะกดข้อตกลงระหว่างคุณและลูกค้าของคุณ ระบุว่าใครคือใครคือ "I, Bill Smith, ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตในรัฐนิวยอร์กกำลังเสนอให้ทำโครงการต่อไปนี้ให้เสร็จสมบูรณ์สำหรับผู้ผลิตเครื่องมือ Acme"
กำหนดขอบเขตของบริการที่คุณให้ ทำให้ชัดเจนกับลูกค้าของคุณว่าคุณจะทำอะไรและจะไม่ทำตามการสนทนาที่คุณมี พิจารณาใช้รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อให้ชัดเจนอย่างชัดเจนว่าสิ่งที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
รวมระยะเวลาที่ครอบคลุมโครงการ คุณอาจต้องการเน้นวันที่ครบกำหนดเป็นสีแดงเพื่อให้ทุกคนเห็นได้ชัดเจนว่าวันที่งานควรจะเสร็จสมบูรณ์ พูดคุยว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับค่าธรรมเนียมหากคุณมาช้ากับโครงการโดยไม่ได้รับการอนุมัติล่วงหน้าจากลูกค้าของคุณ
ไปที่ส่วนเงินของจดหมายหมั้น เฉพาะเจาะจงมากเกี่ยวกับวิธีการเรียกเก็บเงิน บอกอัตรารายชั่วโมงของคุณและดูว่าคุณจะแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงความคืบหน้าอย่างไร เน้นสีแดงเป็นค่าใช้จ่ายโครงการถ้าคุณคิดอัตราคงที่
พูดคุยเกี่ยวกับนโยบายการไกล่เกลี่ยหากคุณรู้สึกว่าเหมาะสม คุณควรพูดถึงปัญหาเฉพาะอุตสาหกรรม ตัวอย่างเช่น CPA อาจต้องการพูดถึงบริการที่เขาจะไม่ให้ในโครงการหากมันเบี่ยงเบนจากโปรโตคอลการเตรียมภาษีมาตรฐานของเขา
จบจดหมายด้วยบรรทัดลายเซ็นสำหรับคุณและลูกค้าของคุณ เขียนชื่อส่วนตัวของคุณและชื่อผู้ติดต่อของคุณภายใต้สองบรรทัดข้างกัน จากนั้นเขียน "สำหรับ" และสร้างอีกสองบรรทัดที่คุณพิมพ์ชื่อ บริษัท ด้านล่าง รวมถึงบรรทัดสำหรับวันที่ของลายเซ็น
เขียนเทมเพลตจดหมายหมั้นสำหรับสถานการณ์ทางธุรกิจที่หลากหลาย คุณสามารถจำแนกพวกเขาโดยลูกค้าโครงการหรือแพคเกจบริการ
เคล็ดลับ
-
เขียนนโยบายการชำระเงินล่าช้าของคุณในย่อหน้าแยกต่างหากในจดหมายหมั้นของคุณเพื่อให้ชัดเจน เซ็นชื่อในจดหมายหมั้นสองชุดเสมอและรวมถึงซองจดหมายที่ประทับตราด้วยตนเองเพื่อลูกค้าส่งสำเนาหนึ่งชุดกลับมาให้คุณพร้อมลายเซ็นของเขา เก็บสำเนาหมั้นฉบับที่สามไว้ในไฟล์ของคุณในขณะที่รอการส่งคืนสำเนาที่เซ็นชื่อ
