วิธีรายงานผลการตรวจสอบ

ความเชื่อมั่นของผู้บริโภคจะถูกโยกเมื่อใดก็ตามที่มีเรื่องอื้อฉาวขององค์กร เนื่องจากเหตุการณ์ต่าง ๆ ตั้งแต่การให้ความช่วยเหลือทางการเงินแก่ธนาคารในปี 2551 จนถึงการฉ้อโกงบัญชี Wells Fargo ที่ผ่านมาผู้บริโภคต้องการความมั่นใจว่า บริษัท ที่พวกเขาทำงานด้วยความซื่อสัตย์และเหนือกว่า การตรวจสอบเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการรับรองผู้มีส่วนได้เสียของ บริษัท ช่วยให้พวกเขารู้ว่าธุรกิจของคุณปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชีที่เหมาะสม

แม้ว่าจะเป็นเรื่องปกติที่ต้องกังวลว่าธุรกิจของคุณกำลังได้รับการตรวจสอบหรือกำลังดำเนินการตรวจสอบอยู่ แต่ก็เป็นโอกาสที่จะตรวจสอบวิธีปฏิบัติทางบัญชีของคุณและค้นหาพื้นที่เพื่อปรับปรุง เมื่อการตรวจสอบของคุณเสร็จสมบูรณ์ผู้ตรวจสอบบัญชีของคุณจะตรวจสอบสิ่งที่เขาค้นพบ หากคุณกำลังทำการตรวจสอบภายในคุณควรรายงานสิ่งที่ค้นพบของคุณในลักษณะที่คล้ายกัน โดยทั่วไปแล้วผู้ตรวจสอบบัญชีแบ่งปันผลการตรวจสอบของพวกเขาในรูปแบบที่เป็นลายลักษณ์อักษรมาตรฐานที่คุณสามารถตรวจสอบและดำเนินการ

การตรวจสอบคืออะไร?

การตรวจสอบเป็นการทบทวนวัตถุประสงค์ของการปฏิบัติทางการเงินของ บริษัท ของคุณ โดยทั่วไปจะรวมถึงการตรวจสอบงบการเงินของคุณและบันทึกทางการเงินอื่น ๆ โดยนักบัญชีที่ได้รับอนุญาต นักบัญชีจะเปรียบเทียบงบการเงินของธุรกิจของคุณกับหนังสือการบัญชีของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้อง องค์กรบางประเภทเช่นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรและ บริษัท ที่ซื้อขายสาธารณะต้องมีการตรวจสอบบุคคลที่สามเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาใช้เงินที่ผู้บริโภคมอบหมายให้พวกเขาอย่างรับผิดชอบ

การตรวจสอบประเภทต่าง ๆ มีอะไรบ้าง

การตรวจสอบมีสองประเภทหลักคือภายในและภายนอก การตรวจสอบภายในคือการตรวจสอบที่คุณดำเนินธุรกิจของคุณเอง คุณหรือ บริษัท ของคุณแต่งตั้งบุคคลที่มีความรู้และประสบการณ์ในการทำบัญชีเพื่อตรวจสอบหนังสือและงบการเงินของคุณและรับรองว่าทุกอย่างสอดคล้องกัน ผลการตรวจสอบภายในจะถูกรายงานต่อผู้มีอำนาจตัดสินใจของ บริษัท ของคุณซึ่งอาจรวมถึงผู้จัดการคณะกรรมการ บริษัท หรือผู้มีส่วนได้เสียอื่น

การตรวจสอบภายในเปิดโอกาสให้คุณและธุรกิจของคุณในการระบุและจัดการความเสี่ยงและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามนโยบายของ บริษัท ของคุณ คุณสามารถทำการตรวจสอบภายในเป็นระยะหรืออย่างต่อเนื่อง การตรวจสอบภายในมีความยืดหยุ่นมากกว่าการตรวจสอบภายนอกและสามารถรวมหน่วยงานเฉพาะและเป้าหมายที่ใหญ่กว่าของ บริษัท ของคุณ

การตรวจสอบภายนอกดำเนินการโดยบุคคลที่สามที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ พวกเขาอาจจะดำเนินการหรือดูแลโดยหน่วยงานกำกับดูแลเช่นคณะกรรมการกำกับดูแลการบัญชี บริษัท มหาชน PCAOB กำหนดมาตรฐานการตรวจสอบบัญชีสำหรับ บริษัท และโบรกเกอร์ที่ซื้อขายในตลาดหลักทรัพย์ การตรวจสอบภายนอกเหล่านี้รายงานผลการตรวจสอบของพวกเขาต่อสาธารณะ

การตรวจสอบภายนอกมีหลายประเภท ได้แก่ การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบการตรวจสอบการปฏิบัติงานและการตรวจสอบงบการเงิน การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบจะทำให้ธุรกิจของคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบใด ๆ การตรวจสอบการปฏิบัติงานตรวจสอบประสิทธิภาพขององค์กรของคุณและให้คำแนะนำสำหรับการปรับปรุง การตรวจสอบงบการเงินจะเรียกว่าการตรวจสอบยืนยันและในการตรวจสอบประเภทนี้ผู้สอบบัญชีจะตรวจสอบงบการเงินของธุรกิจของคุณและการดำเนินการบัญชี

ขั้นตอนของการตรวจสอบคืออะไร?

หากคุณกำลังพิจารณาการตรวจสอบภายในหรือภายนอกสำหรับธุรกิจของคุณสิ่งสำคัญคือต้องรู้ขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง การตรวจสอบอย่างละเอียดนั้นใช้เวลานาน แต่ความสงบของจิตใจที่เกิดขึ้นนั้นคุ้มค่ากับความมุ่งมั่นเวลา ขั้นตอนของการตรวจสอบคืออะไร? โดยทั่วไปการตรวจสอบรวมถึงการวางแผนรวบรวมหลักฐานและการออกรายงานที่มีผลการตรวจสอบ

ในขั้นตอนการวางแผนคุณชี้แจงขอบเขตของการตรวจสอบและระยะเวลาที่การตรวจสอบจะมีอายุ คุณยังกำหนดเวลาการประชุมที่จำเป็นหรือการเยี่ยมชมสถานที่เพื่อให้ผู้ตรวจสอบบัญชีสามารถตรวจสอบขั้นตอนของคุณได้ ขั้นต่อไปคือการรวบรวมหลักฐาน การรวบรวมหลักฐานรวมถึงการสังเกตการปฏิบัติทางบัญชีและขั้นตอนการทดสอบขั้นตอนการควบคุมของ บริษัท ของคุณและการรับและตรวจสอบบันทึกทางการเงินและงบการเงิน ผู้ตรวจสอบบัญชีวิเคราะห์และตรวจสอบหลักฐานเพื่อเตรียมการในขั้นตอนต่อไป

ในขั้นตอนสุดท้ายผู้สอบบัญชีของคุณจัดทำรายงานพร้อมผลการตรวจสอบซึ่งบางครั้งเรียกว่าความเห็นการตรวจสอบ ผู้สอบบัญชีจะนำเสนอรายงานต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ต้องการและอาจเผยแพร่ผลลัพธ์ต่อสาธารณะตามประเภทและขอบเขตของการตรวจสอบ

วิธีรายงานผลการตรวจสอบ

หากคุณกำลังดำเนินการตรวจสอบภายในคุณอาจสงสัยว่าจะรายงานผลการตรวจสอบอย่างไร โดยทั่วไปแล้วรายงานการตรวจสอบภายในและภายนอกจะถูกรายงานเป็นลายลักษณ์อักษร

สำหรับการตรวจสอบภายนอกและภายในนั้นมีโครงสร้างทั่วไปที่รายงานส่วนใหญ่เป็นลายลักษณ์อักษร สำหรับการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบองค์กรกำกับดูแลอาจมีข้อกำหนดเฉพาะสำหรับสิ่งที่จำเป็นต้องรวมไว้ในรายงานเป็นลายลักษณ์อักษร ควรเขียนรายงานการตรวจสอบเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างกระชับและเป็นวิธีที่ผู้อ่านเข้าใจได้ง่าย ควรมีหลักฐานสำหรับผลการตรวจสอบใด ๆ

โดยทั่วไปแล้วรายงานการตรวจสอบมีสามส่วนคือบทนำส่วนที่อธิบายขอบเขตของการตรวจสอบและความเห็นของผู้สอบบัญชีซึ่งอธิบายถึงผลการตรวจสอบ บทนำนี้ระบุถึงความรับผิดชอบของผู้สอบบัญชีและความรับผิดชอบของธุรกิจของคุณเกี่ยวกับการตรวจสอบ โดยทั่วไปจะรวมถึงชื่อของผู้สอบบัญชีหรือผู้สอบบัญชีและวันที่ของการตรวจสอบ

ส่วนขอบเขตอธิบายกระบวนการตรวจสอบ มันระบุพื้นที่ที่ได้รับการตรวจสอบที่เสร็จสิ้นการตรวจสอบและเมื่อใดและเกณฑ์ที่ใช้ในการดำเนินการตรวจสอบ ตัวอย่างเช่นหากเป็นการตรวจสอบภายนอกก็จะระบุว่าจะใช้มาตรฐานการกำกับดูแลของร่างกายใดในการวัดผลลัพธ์ของการตรวจสอบ สำหรับการตรวจสอบภายในจะอ้างอิงถึงมาตรฐานและนโยบายของ บริษัท ที่ใช้ ส่วนขอบเขตยังอธิบายอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่ผู้สอบบัญชีทำ ผู้สอบบัญชีจะรวมถึงสิ่งที่เธอตรวจสอบงบการเงินและสิ่งที่เธอทำทดสอบ

ความเห็นของผู้สอบบัญชีเป็นส่วนสุดท้ายของรายงาน นี่คือที่ผู้ตรวจสอบบัญชีระบุสิ่งที่เธอพบและธุรกิจของคุณเป็นไปตามเกณฑ์ของการตรวจสอบบัญชีหรือไม่ ผู้สอบบัญชีอาจรวมถึงข้อเสนอแนะในการปรับปรุงหรือแก้ไขปัญหาที่พบในระหว่างการตรวจสอบทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของการตรวจสอบ

หลังจากเขียนรายงานของเธอแล้วผู้สอบบัญชีจะนำเสนอสิ่งที่ค้นพบของเธอต่อผู้มีส่วนได้เสียภายใน บริษัท ตัวอย่างเช่นในองค์กรขนาดใหญ่ที่ไม่แสวงหาผลกำไรเธอจะนำเสนอข้อค้นพบของเธอต่อคณะกรรมการตรวจสอบซึ่งดูแลกระบวนการตรวจสอบ คณะกรรมการจะหารือเกี่ยวกับผลการตรวจสอบกับผู้สอบบัญชีและถามคำถามที่ชัดเจนก่อนที่จะนำเสนอรายงานการตรวจสอบต่อคณะกรรมการ บริษัท

หากคุณกำลังดำเนินการตรวจสอบภายในแนวทางที่ดีที่สุดสำหรับวิธีการเขียนผลการตรวจสอบและข้อเสนอแนะคือการระบุสิ่งที่คุณทำอย่างชัดเจนเมื่อคุณทำและสิ่งที่คุณพบ รายงานของคุณไม่จำเป็นต้องมีความยาว จำเป็นต้องมีความชัดเจนและน่าสนใจเพื่อให้ผู้จัดการและผู้บริหารของธุรกิจของคุณจะดำเนินการตามผลลัพธ์ของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณพบสิ่งที่ต้องปรับปรุง

ผลการตรวจสอบประเภทต่าง ๆ มีอะไรบ้าง

การตรวจสอบอย่างละเอียดอาจเปิดเผยจุดอ่อนที่ต้องปรับปรุง ในสถานการณ์ที่เลวร้ายยิ่งกว่านั้นอาจเปิดเผยการฉ้อโกงหรือการจัดการที่ไม่ถูกต้องซึ่งคุณต้องรายงานต่อเจ้าหน้าที่และที่อยู่อย่างเหมาะสม การตรวจสอบภายนอกโดยทั่วไปจะรายงานผลการตรวจสอบว่าเป็นหนึ่งในสิ่งต่อไปนี้: ความคิดเห็นที่ไม่มีเงื่อนไขหรือสะอาด, ความเห็นที่ผ่านการรับรอง, ความคิดเห็นที่ไม่พึงประสงค์หรือการปฏิเสธความคิดเห็น

ความคิดเห็นที่ไม่มีเงื่อนไขเป็นสถานการณ์ที่ดีที่สุดหากธุรกิจของคุณกำลังผ่านการตรวจสอบจากภายนอก หมายความว่าผู้สอบบัญชีสามารถทำการตรวจสอบให้เสร็จสมบูรณ์และธุรกิจของคุณเป็นไปตามเกณฑ์ของการตรวจสอบ ตัวอย่างเช่นในการตรวจสอบงบการเงินความเห็นที่ไม่มีเงื่อนไขจะหมายถึงว่างบดังกล่าวเป็นไปตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป

ความเห็นที่มีคุณสมบัติเหมาะสมหมายความว่ามีปัญหากับการตรวจสอบ ผู้สอบบัญชีอาจไม่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลและเอกสารทั้งหมดที่ต้องการเช่นหรืออาจไม่ได้ปฏิบัติตามมาตรฐานที่ยอมรับสำหรับพื้นที่ที่ถูกตรวจสอบ ในการตรวจสอบงบการเงินอาจหมายถึงว่าผู้สอบบัญชีพบว่ามีอย่างน้อยหนึ่งประเด็นที่ไม่มีการปฏิบัติตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป แม้ว่านี่จะไม่ใช่ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ แต่สามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ความคิดเห็นที่ไม่พึงประสงค์จะรุนแรงมากขึ้น มันบ่งชี้ว่าผู้สอบบัญชีพบการบิดเบือนความจริงหรือการแสดงข้อมูลผิดในพื้นที่ที่ถูกตรวจสอบ ในกรณีของการตรวจสอบงบการเงินความคิดเห็นที่ไม่พึงประสงค์หมายความว่าผู้สอบบัญชีพบว่างบการเงินของ บริษัท ของคุณไม่สอดคล้องกับวิธีปฏิบัติทางบัญชีที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป ผลลัพธ์นี้ค่อนข้างหายากและอาจมีผลกระทบด้านลบต่อ บริษัท ที่มีการซื้อขายในตลาดหลักทรัพย์ บริษัท บางแห่งเห็นราคาหุ้นตกเช่นกันหลังจากที่มีการออกความเห็นเชิงลบ

การปฏิเสธความคิดเห็นหมายความว่าผู้สอบบัญชีไม่สามารถทำการตรวจสอบให้เสร็จสมบูรณ์ได้ อาจเป็นเพราะงบการเงินไม่พร้อมใช้งานหรือผู้สอบบัญชีไม่ได้รับสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลที่ต้องการอย่างสมบูรณ์ อาจหมายถึงว่าฝ่ายบริหารของ บริษัท ของคุณไม่ร่วมมือกับผู้สอบบัญชี บางครั้งก็บ่งชี้ว่ามีความขัดแย้งทางผลประโยชน์ในส่วนของผู้สอบบัญชี ตัวอย่างเช่นเขาอาจมีผลประโยชน์ทางการเงินใน บริษัท ที่ถูกตรวจสอบ

แม้ว่าการปฏิเสธความคิดเห็นไม่ได้เป็นสถานการณ์ที่ดีที่สุดสำหรับคุณหรือ บริษัท ของคุณ แต่มันก็ไม่ได้เลวร้ายที่สุดเช่นกัน มันเป็นหลักหมายความว่าไม่มีความเห็นและการตรวจสอบควรจะเสร็จสมบูรณ์ในเวลาในอนาคต

วิธีการตอบสนองต่อผลการตรวจสอบ

หากธุรกิจของคุณเพิ่งเสร็จสิ้นการตรวจสอบภายในหรือภายนอกการตรวจสอบภายในเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง ขั้นตอนแรกคือการตรวจสอบรายงานการตรวจสอบกับผู้สอบบัญชีอย่างรอบคอบ ถามผู้สอบบัญชีเพื่อชี้แจงข้อค้นพบและประสบการณ์ของพวกเขาเมื่อทำงานกับ บริษัท ของคุณ คุณอาจถามว่าพนักงานของคุณร่วมมือกับผู้ตรวจสอบบัญชีอย่างไร คุณอาจถามว่ามีการเปลี่ยนแปลงแผนการตรวจสอบเดิมหรือไม่หรือหากผู้สอบบัญชีประสบปัญหาในระหว่างกระบวนการตรวจสอบ

หากผู้ตรวจสอบพบพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงให้ถามเฉพาะ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอธิบายว่าปัญหาคืออะไรและมีเอกสารหรือการทดสอบใดที่เปิดเผยปัญหา คุณอาจถามว่าผู้สอบบัญชีมีคำแนะนำเฉพาะสำหรับการแก้ไขปัญหาในพื้นที่หรือไม่

แม้ว่าจะไม่พบปัญหา แต่คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากความรู้และประสบการณ์ของผู้ตรวจสอบบัญชีของคุณ คุณสามารถถามว่าองค์กรของคุณเปรียบเทียบกับองค์กรอื่นที่คล้ายคลึงกันได้อย่างไร นอกจากนี้คุณยังสามารถขอคำแนะนำทั่วไปสำหรับการปรับปรุงขั้นตอนการบัญชีหรือแนวทางการรายงาน

ในกรณีที่มีความเห็นที่ไม่เหมาะสมหรือมีคุณสมบัติเหมาะสมคุณควรพิจารณาให้คำตอบอย่างเป็นทางการและเป็นลายลักษณ์อักษร คุณอาจต้องตอบเป็นลายลักษณ์อักษรขึ้นอยู่กับนโยบายของ บริษัท ของคุณหรือหน่วยงานที่กำกับดูแลการตรวจสอบของคุณ การตอบสนองของคุณควรแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในรายงานโดยตรงและหารือเกี่ยวกับแผนของคุณสำหรับการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในผลการตรวจสอบ คุณควรรวมขั้นตอนเฉพาะที่สามารถวัดได้เพื่อการปรับปรุงและตารางเวลาสำหรับเมื่อขั้นตอนเหล่านั้นจะเสร็จสมบูรณ์ ในกรณีที่มีความคิดเห็นที่ไม่ดีคุณอาจต้องการปรึกษาทนายความก่อนที่จะสรุปหรือเผยแพร่คำตอบของคุณ

สิ่งสำคัญที่สุดในการตอบสนองต่อผลการตรวจสอบ - และบางทีกระบวนการตรวจสอบทั้งหมด - คือการจำไว้ว่าผู้สอบบัญชีไม่ใช่ศัตรู ผู้ตรวจสอบบัญชีอยู่ที่นั่นเพื่อช่วยคุณในการปรับปรุงและสร้างความเชื่อมั่นต่อสาธารณะ แม้ว่าจะผ่านการตรวจสอบอาจเป็นกระบวนการที่เครียดและน่ากลัว แต่ก็สามารถเปิดโอกาสให้คุณและธุรกิจของคุณในการปรับปรุง คุณอาจสามารถหาวิธีในการปรับปรุงกระบวนการทางบัญชีของคุณตัวอย่างเช่นในท้ายที่สุดซึ่งอาจช่วยคุณประหยัดเวลาและเงิน