QuickBooks: ประเภทฟังก์ชั่น

การใช้งานประเภทต่างๆใน QuickBooks นั้นเป็นฟังก์ชั่นที่มักจะเข้าใจผิดของโปรแกรมและมักจะถูกมองข้ามหรือถูกใช้ไปในทางที่ผิด เนื่องจากความยืดหยุ่นในการใช้งานประเภทนั้นมีมากมายจึงสามารถใช้เพื่อติดตามข้อมูลประเภทใดก็ได้ที่ต้องการเกี่ยวกับลูกค้างานผู้ขายและรายการที่ขายหรือซื้อ การเลือกข้อมูลที่จะติดตามขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจ

ประเภทผู้ขาย

การใช้ประเภทที่เหมาะสมภายในโปรแกรม QuickBooks ช่วยให้คุณสร้างรายงานที่กำหนดเองและรายชื่อผู้รับจดหมายโดยใช้ข้อมูลที่มีความหมายสำหรับธุรกิจเฉพาะ เจ้าของธุรกิจมีตัวเลือกมากมายในแง่ของประเภทผู้ขาย บางธุรกิจเลือกที่จะใช้อุตสาหกรรมของผู้ขายเป็นประเภท ร้านค้าปลีกอาจตั้งค่าประเภทผู้ขายสะท้อนของผลิตภัณฑ์ที่พวกเขาขาย ผู้ขายบางรายขายสินค้าของชำและอื่น ๆ ยาหรือผลิตภัณฑ์ยาสูบ ธุรกิจอื่น ๆ อาจมีผู้ขายที่มีความเฉพาะเจาะจงกับภูมิภาคทางภูมิศาสตร์เมื่อการส่งมอบผลิตภัณฑ์มีความอ่อนไหวต่อเวลาพวกเขาอาจสร้างประเภทตามสถานที่ตั้งของผู้ขาย

ผู้ที่อยู่ในอุตสาหกรรมก่อสร้างอาจเลือกที่จะพิมพ์ผู้ขายตามประเภทของการให้บริการ ตัวอย่างเช่น บริษัท ก่อสร้างอาจใช้ช่างทาสี, ไม้แขวนเสื้อ drywall, framers และผู้รับเหมาไฟฟ้าและประปา หากจำเป็นต้องสร้างประเภทย่อย (ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท ใช้ผู้รับเหมาช่วงหนึ่งรายสำหรับงานทาสีภายในและอีกงานหนึ่งสำหรับงานทาสีภายนอก) ก็จะสร้างช่างทาสีที่มีป้ายชื่อประเภททั่วไปและประเภทย่อยสำหรับช่างทาสีภายในและภายนอก

สิ่งนี้จะทำผ่านหน้าจอแก้ไขผู้ขายเมื่อป้อนในประเภทภายใต้พื้นที่สำหรับชื่อของธุรกิจของผู้ขาย

ประเภทลูกค้า / งาน

สำหรับ บริษัท ที่ทำงานมากกว่าหนึ่งงานให้กับลูกค้ารายเดียวกัน QuickBooks อนุญาตให้สร้างงานภายใต้ชื่อลูกค้า ใช้ประเภทเดียวกันสำหรับลูกค้าที่ใช้กับผู้ขายแม้ว่าภูมิภาคทางภูมิศาสตร์ของลูกค้าอาจไม่สำคัญเท่าที่ควรทราบเช่นเดียวกับที่ใช้กับผู้ขาย บางธุรกิจมีลูกค้าขายส่งและขายปลีกและใช้ชื่อเหล่านั้นเป็นประเภท หากไม่มีการกำหนดชัดเจนที่ใช้ในการแยกลูกค้าให้ใช้ประเภทเพื่อติดตามว่าลูกค้าได้ยินธุรกิจอย่างไร หมวดหมู่เหล่านี้รวมถึง "คำพูดจากปาก" "หน้าเหลือง" "โฆษณาทางหนังสือพิมพ์" หรือ "จดหมายตรง" ณ สิ้นปีสามารถสร้างรายงานที่จะแสดงว่าแคมเปญการตลาดใดประสบความสำเร็จมากที่สุดในการสร้างลูกค้าและยอดขาย สำหรับประเภทงานธุรกิจที่จะใช้คุณสมบัติ "งาน" จะคล้ายกับ บริษัท ที่เกี่ยวข้องกับการก่อสร้าง ลูกค้ารายหนึ่งอาจให้ บริษัท ของคุณซ่อมแซมหลังคาในวันหนึ่งและจัดการปัญหาด้านประปาในวันอื่น การสร้างประเภทงานสำหรับแต่ละบริการมีส่วนช่วยในการค้นหาว่าบริการใดที่คุณเสนอให้ซึ่งสร้างผลกำไรมากที่สุดและประเภทที่ทำให้ต้นทุนเงินมีค่าใช้จ่ายมากกว่ารายได้

ประเภทรายการ

ประเภทรายการเป็นประเภทเดียวที่กำหนดไว้แล้วโดยโปรแกรม QuickBooks มีรายการประเภทล่วงหน้า 12 รายการใน QuickBooks รายการคือบริการหรือรายการทางกายภาพที่ขาย ประเภทรายการมีดังนี้:

1. บริการ - หากสิ่งที่คุณขายคือบริการเช่น บริษัท จัดสวนสร้างรายการ "Mowing" และทำให้เป็น "บริการ"

2. ส่วนสินค้าคงคลัง - ในธุรกิจการจัดสวนแบบเดียวกันหากคุณขายชิ้นส่วนเพื่อซ่อมแซมอุปกรณ์สนามหญ้าเช่น "เครื่องตัดหญ้า" สิ่งเหล่านี้จะเป็นส่วนของสินค้าคงคลัง

3. แอสเซมบลีสินค้าคงคลัง - แอสเซมบลีประกอบด้วยชิ้นส่วนสินค้าคงคลังแยกต่างหากจำนวนมากเพื่อทำให้ผลิตภัณฑ์ทั้งหมด ตัวอย่างเช่นถ้าคุณจะสร้างเก้าอี้มันจะประกอบไปด้วยที่นั่งสี่ขาด้วยการสนับสนุนและบางทีอาจจะเป็นเบาะรองนั่ง

4. ชิ้นส่วนที่ไม่ใช่สินค้าคงคลัง - ใช้ประเภทนี้เพื่อจัดหมวดหมู่สิ่งต่าง ๆ เช่นอุปกรณ์สำนักงานและอุปกรณ์ทำความสะอาด หากคุณกำลังเรียกเก็บเงินจากลูกค้าของคุณสำหรับรายการที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์รายการเหล่านี้จะถือว่าเป็นชิ้นส่วนที่ไม่ใช่สินค้าคงคลัง

5. สินทรัพย์ถาวร - สินทรัพย์ที่คุณมีซึ่งจำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจของคุณและมีการติดตั้งถาวรมากหรือน้อย ยานพาหนะอาคารหรือคอมพิวเตอร์จะถือว่าเป็นสินทรัพย์ถาวร

6. ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ - หากคุณเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้าค่าใช้จ่ายทางการเงินหรือค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเหล่านี้จะถือว่าเป็น "ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ"

7. ผลรวมย่อย - เพื่อที่จะรวมผลรวมย่อยในใบแจ้งหนี้ลูกค้าคุณต้องสร้างประเภท "ผลรวมย่อย" สิ่งนี้จะเพิ่มรายการทั้งหมดและให้ผลรวมสะสมก่อนที่จะเพิ่มภาษีการขายลงในยอดรวม สิ่งนี้จะช่วยเมื่อคุณใช้คุณสมบัติ "ส่วนลด" เพื่อลบส่วนลดเปอร์เซ็นต์ก่อนเพิ่มภาษี

8. กลุ่ม - เช่นเดียวกับชุดประกอบสินค้าคงคลังกลุ่มประกอบด้วยรายการที่รวมอยู่ในข้อตกลง "แพ็คเกจ" เช่นรายละเอียดบริการสนามหญ้าที่สมบูรณ์อาจประกอบด้วยรายการบริการแยกต่างหาก "Mowing", "Edging" และ "Tree Trimming"

9. ส่วนลด - การสร้างรายการส่วนลดลบด้วยเปอร์เซ็นต์หรือจำนวนคงที่จากผลรวมย่อย

10. การชำระเงิน - หากเป็นเรื่องปกติที่ลูกค้าจะชำระเงินบางส่วนของยอดค้างชำระ ณ เวลาที่ขายให้สร้างรายการ "ชำระเงิน" ที่ลดจำนวนเงินที่ค้างชำระในใบแจ้งหนี้

11. รายการภาษีการขาย - โดยปกติภาษีการขายจะคำนวณในระดับรัฐและระดับท้องถิ่น รายการนี้ช่วยให้การสร้างรายการภาษีการขายแยกต่างหากสำหรับรัฐและสำหรับภาษีการตัดสินใจในท้องถิ่น

12. กลุ่มภาษีขาย - รายการนี้ประกอบด้วยรายการภาษีขายสองรายการขึ้นไปแยกเป็นกลุ่มเดียวกัน ในเคาน์ตีของคุณคุณอาจมีภาษีการตัดสินใจร้อยละ 1 และภาษีของรัฐร้อยละ 6 "กลุ่มภาษีขาย" ช่วยให้คุณมีรายการโฆษณาหนึ่งรายการที่ติดตาม "รายการภาษีขาย" ทั้งสองประเภทในการทำธุรกรรมเดียวกัน