วิธีการบำรุงรักษาและปรับปรุงนโยบายและขั้นตอน

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรมักเรียกว่านโยบายและระเบียบปฏิบัติ นโยบายคือพื้นฐานที่สำคัญเหนือกว่าสำหรับการตัดสินใจ ขั้นตอนอธิบายวิธีทำบางสิ่ง ตัวอย่างเช่นนโยบายจะปฏิบัติต่อลูกค้าด้วยความเคารพ ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องคือการทักทายลูกค้าโดยใช้ชื่อและนามสกุลของพวกเขา สำหรับพนักงานใหม่และที่มีอยู่แล้วนโยบายและขั้นตอนมักออนไลน์ซึ่งทำให้ง่ายต่อการปรับปรุงและเป็นปัจจุบัน

ระบุบทบาทของงานที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษานโยบายและขั้นตอน บ่อยครั้งที่ความรับผิดชอบนี้เป็นหน้าที่ของนักวิเคราะห์คุณภาพหรือนักวิเคราะห์ธุรกิจ

ตรวจสอบนโยบายหรือขั้นตอนปัจจุบันสำหรับการเปลี่ยนแปลง หากต้องการเปลี่ยนให้ใช้ภาษาที่กระชับ เปลี่ยนชื่อนโยบาย / ขั้นตอนและประเด็นสำคัญตามลำดับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งนโยบายและขั้นตอนเป็นจริง

ปฏิบัติตามขั้นตอนตามที่อธิบายหรือมอบให้พนักงานคนอื่นเพื่อปฏิบัติตามขั้นตอน หากมีขั้นตอนหรือสมมติฐานที่ขาดหายไปในขั้นตอนให้เพิ่มขั้นตอนเหล่านั้นชี้แจงสมมติฐานใด ๆ และทำตามขั้นตอนอีกครั้ง

ตรวจสอบนโยบายและระเบียบปฏิบัติทุกๆสองเดือน เลือกขั้นตอนที่ใช้บ่อยและไม่บ่อย

แนะนำกลุ่มที่ได้รับผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงนโยบาย / ขั้นตอน

เคล็ดลับ

หากเป็นไปได้ให้ใช้ภาพหน้าจอเพื่อจัดทำภาพประกอบทีละขั้นตอนเพื่อแสดงว่ามีการดำเนินการอย่างไร เมื่อมีการอัปเดตนโยบาย / ขั้นตอนให้ระบุวันที่แก้ไข วันที่แก้ไขจะแจ้งให้ทุกคนทราบถึงการเปลี่ยนแปลงและทำให้แน่ใจว่าพวกเขามีเวอร์ชันล่าสุด