ธุรกิจหน่วยงานราชการและองค์กรอื่น ๆ กำหนด DLNs ให้กับเอกสารสำคัญเป็นหมายเลขประจำตัวที่ไม่ซ้ำกัน แม้ว่า DLN สามารถใช้ในองค์กรใดก็ได้ แต่เป็นเรื่องปกติในองค์กรทางการเงินเช่นธนาคารและหน่วยงานด้านภาษี สรรพากรบริการอาศัย DLNs เพื่อติดตามการคืนภาษีและบันทึกจำนวนมากรวมถึงการตัดสินใจได้รับการยกเว้นภาษี
หมายเลขเครื่องระบุเอกสาร
หมายเลขตัวระบุตำแหน่งเอกสารคือหมายเลขหลายหลักที่กำหนดให้กับเอกสารเฉพาะเพื่อให้สามารถติดตามเอกสารกลับไปยังไฟล์ต้นฉบับได้อย่างง่ายดาย แต่ละองค์กรสร้างโปรโตคอลของตัวเองสำหรับ DLNs แต่ตัวเลขนั้นมักจะถูกจัดรูปแบบอย่างแม่นยำ ตัวอย่างเช่นตัวเลขสองหลักแรกอาจระบุแหล่งที่มาของเอกสารอีกสองหลักถัดไปประเภทของเอกสารและตัวเลขอื่น ๆ อาจระบุวันที่สร้างรหัสหมวดหมู่และคุณสมบัติที่สำคัญอื่น ๆ สำหรับเอกสาร
DLNs และการยกเว้นภาษี
กรมสรรพากรใช้ DLN เพื่อติดตามจดหมายตัดสินใจและเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการยกเว้นภาษี เอกสารภาษีทั่วไปประกอบด้วยตัวระบุรายละเอียดหลายอย่างเช่นหมายเลขประจำตัวนายจ้างสำหรับธุรกิจหรือหมายเลขประกันสังคมสำหรับบุคคลพร้อมกับข้อมูลชื่อและที่อยู่และผู้จัดการกรณีของ IRS นอกจากนี้ยังมีหมายเลขตัวระบุเอกสาร 14 หลัก
รูป
DLN ที่กรมสรรพากรใช้สำหรับการคืนภาษีและเอกสารการยกเว้นภาษีมี 14 หลักแบ่งออกเป็นเจ็ดสาขา แต่ละฟิลด์มีความหมายเฉพาะซึ่งมีประโยชน์ภายในระบบการจัดการ IRS ตัวอย่างเช่นฟิลด์แรกเป็นตัวเลขสองหลักและแสดงถึงศูนย์ประมวลผล IRS ที่จัดการคำขอยกเว้น ฟิลด์อื่น ๆ รวมถึงรหัสสำหรับการจัดประเภทภาษีรหัสวันที่และบล็อกและหมายเลขซีเรียลเพื่อระบุรายละเอียดของวิธีการจัดการและส่งเอกสาร
ตัวอย่าง
องค์กรที่ไม่แสวงหากำไรบางครั้งเผยแพร่จดหมายการกำหนด IRS ซึ่งมีรายละเอียดสถานะการยกเว้นภาษีของกลุ่ม จดหมายประกอบด้วย DLN กรมสรรพากรเปิดตัวคู่มือขั้นตอนการเผยแพร่ต่อสาธารณะสำหรับการใช้ DLN สำหรับการจัดการเอกสาร ตัวอย่างเช่นคู่มือใน "ขั้นตอนการประมวลผลอัตโนมัติขององค์กรที่ได้รับการยกเว้น" แนะนำให้ผู้ใช้ค้นหาระบบโดย DLN, หมายเลขประจำตัวนายจ้างหรือตัวระบุอื่น ๆ
