เอกสารนโยบายและขั้นตอนของ บริษัท เป็นปัจจัยสำคัญในการรักษาประสิทธิภาพความสอดคล้องและการสื่อสารที่ชัดเจน บริษัท บางแห่งเลือกที่จะสร้างเอกสารส่วนบุคคลสำหรับขั้นตอนที่แตกต่างกันในขณะที่คนอื่น ๆ รวบรวมนโยบายและขั้นตอนทั้งหมดไว้ในคู่มือเดียวที่พวกเขานำเสนอให้พนักงานแต่ละคน นโยบายและระเบียบปฏิบัติที่มีเอกสารครบถ้วนจะให้ประโยชน์กับพนักงานลูกค้าและ บริษัท
ตั้งค่าความคาดหวัง
นโยบายของ บริษัท มักจะกำหนดความคาดหวังเกี่ยวกับพฤติกรรมของพนักงานในหัวข้อต่าง ๆ เช่นการเข้าร่วมเวลาการแต่งกายระเบียบความปลอดภัยและอื่น ๆ เอกสารนโยบายและระเบียบปฏิบัติมักกำหนดไว้ในความรับผิดชอบของ บริษัท ต่อพนักงานรวมถึงการจ้างงานโอกาสที่เท่าเทียมเวลาลาพักร้อนและการลาป่วยการลาพักจากครอบครัว ฯลฯ การติดต่อการจ้างงานและจดหมายเสนออาจอ้างอิงนโยบายของ บริษัท และคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงาน พนักงานตกลงที่จะปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้ในคู่มือ บริษัท บางแห่งกำหนดให้พนักงานใหม่ลงชื่อในแบบฟอร์มที่ระบุว่าพวกเขาได้รับคู่มือแล้ว
ส่งเสริมประสิทธิภาพ
วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการบรรลุเป้าหมายคือพื้นฐานสูงสุดของกระบวนการของ บริษัท นี่อาจไม่ใช่วิธีที่ง่ายที่สุดหรือเร็วที่สุด แต่เป็นวิธีที่ใช้แรงงานน้อยที่สุดในการบรรลุเป้าหมายโดยไม่ลดคุณภาพความเสี่ยงที่เกิดขึ้นหรือละเว้นข้อกำหนดด้านกฎระเบียบใด ๆ ในทางทฤษฎีหากพนักงานทุกคนปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับทุกงานทุกครั้ง บริษัท จะบรรลุเป้าหมายทั้งหมดในวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ในความเป็นจริงกระบวนการที่ต้องการอาจไม่สามารถทำได้ทุกครั้งดังนั้นกระบวนการจำนวนมากจึงมีนโยบายเฉพาะเกี่ยวกับวิธีจัดการกับสถานการณ์ดังกล่าว ซึ่งอาจรวมถึงการอนุมัติจากระดับที่สูงขึ้นหรือเอกสารประกอบเพิ่มเติม
ส่งเสริมความมั่นคง
ความสอดคล้องโดยทั่วไปจะทำให้เกิดประสิทธิภาพ เมื่อผู้คนทำสิ่งเดียวกันทุกครั้งในที่สุดพวกเขาก็สามารถทำให้กระบวนการเสร็จสมบูรณ์ในเวลาที่สั้นลงซึ่งหมายความว่าพวกเขาสามารถทำงานได้มากขึ้นในระยะเวลาเดียวกัน ความสม่ำเสมอยังทำให้เกิดความมั่นใจ วิธีการที่สอดคล้องทำให้ลูกค้ามั่นใจว่า บริษัท จะจัดการบัญชีของพวกเขาด้วยความระมัดระวังและความแม่นยำเดียวกันในระหว่างการโต้ตอบแต่ละครั้ง ความสอดคล้องช่วยให้พนักงานและลูกค้าทราบถึงสิ่งที่คาดหวังเมื่อเผชิญกับสถานการณ์ที่กำหนด
อยู่อย่างถูกกฎหมาย
กฎหมายหน่วยงานกำกับดูแลหรือ บริษัท ประกันภัยกำหนดให้ บริษัท ต้องจัดทำเอกสารและแจกจ่ายกระบวนการและขั้นตอนบางอย่าง ตัวอย่างเช่นรัฐส่วนใหญ่กำหนดให้ บริษัท ต้องมีกระบวนการที่กำหนดไว้สำหรับการจัดการการเรียกร้องค่าชดเชยของพนักงานและเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนรู้ว่ากระบวนการทำงานอย่างไร บริษัท ประกันภัยและหน่วยงานกำกับดูแลเช่น OSHA กำหนดให้ บริษัท ต้องระบุรายละเอียดนโยบายความปลอดภัยโดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมการผลิต การรวมข้อมูลนี้ไว้ในเอกสารกระบวนการและขั้นตอนทำให้ บริษัท สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดการจัดจำหน่ายได้
สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ
บริษัท อาจมีพนักงานหลายคนสถานที่หลายแห่งและ / หรือพนักงานที่ทำงานเป็นกะที่แตกต่างกัน พนักงานจะออกจาก บริษัท และพนักงานใหม่จะเข้าร่วม บริษัท วิธีที่ง่ายที่สุดในการสื่อสารความคาดหวังและกระบวนการให้กับพนักงานทุกคนโดยไม่พลาดใครออกจากข้อมูลหรือไม่สอดคล้องกันคือการเขียนและแจกจ่ายเอกสารนโยบายและขั้นตอนอย่างเป็นทางการ การทำให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันนี้ได้ก็จะช่วยปกป้อง บริษัท จากการถูกฟ้องร้องโดยมิชอบด้วยกฎหมาย
