ระบบการจัดการบันทึกที่ประสบความสำเร็จจัดเก็บบันทึกอย่างปลอดภัยและสร้างวิธีการขององค์กรสำหรับการสร้างการบำรุงรักษาการใช้งานและการกำจัดระเบียน การสร้างและปรับปรุงแนวทางการจัดการบันทึกอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งจำเป็นต่อการรักษาความสมบูรณ์ของระบบ ด้วยแนวทางสำหรับข้อกำหนดด้านข้อมูลวิธีการป้อนข้อมูลระยะเวลาการเก็บข้อมูลและการสำรองข้อมูลกฎความปลอดภัยและการรายงานที่แม่นยำคุณสามารถสร้างระบบการจัดการบันทึกที่มีประสิทธิภาพ
ข้อมูล
พัฒนาแนวทางสำหรับประเภทของข้อมูลที่ บริษัท ของคุณต้องการและจำเป็นต้องจัดเก็บ ซึ่งควรรวมถึงสัญญาไฟล์พนักงานเอกสารการรวม บริษัท บันทึกลูกค้าข้อมูลกฎระเบียบบันทึกการเงินและข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ที่ธุรกิจต้องการ รวบรวมรายการนี้โดยปรึกษากับหลายแผนกเพื่อให้แน่ใจว่ามีความสมบูรณ์และสอดคล้องกับความต้องการใช้งานทุกอย่าง ตรวจสอบรายการสุดท้ายกับที่ปรึกษากฎหมายของ บริษัท ของคุณเพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลที่จำเป็นในการปฏิบัติตามข้อผูกพันทางกฎหมายนั้นรวมอยู่ในแนวทางการจัดเก็บข้อมูลของคุณ
วิธีการป้อนข้อมูล
ประดิษฐ์วิธีการสำหรับการบันทึกสำหรับแต่ละประเภทบันทึก บันทึกอาจจะป้อนด้วยตนเองนำเข้าจากระบบเสริมหรืออินพุตผ่านระบบสแกน วิธีการป้อนข้อมูลเหล่านี้ควรเชื่อถือได้และปลอดภัย สำหรับการแลกเปลี่ยนทางอิเล็กทรอนิกส์ให้ใส่การตรวจสอบความซ้ำซ้อนเพื่อให้แน่ใจว่าการถ่ายโอนถูกต้อง สำหรับการป้อนข้อมูลด้วยตนเองให้เริ่มต้นระบบการตรวจสอบคุณภาพเพื่อรับรองความถูกต้อง
การเก็บรักษา
กำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูลสำหรับบันทึกแต่ละประเภทที่ป้อนเข้าสู่ระบบ ระยะเวลาควรคำนึงถึงข้อผูกพันทางกฎหมายข้อ จำกัด ของระบบข้อมูลและการทำงาน สำหรับระเบียนที่เข้าถึงได้ยากให้พิจารณาระบบจัดเก็บข้อมูลเสริมที่อนุญาตการเข้าถึงระเบียนเป็นครั้งคราว บันทึกเหล่านี้สามารถบีบอัดเพื่อลดความต้องการจัดเก็บ การจัดเก็บระเบียนห่างจากระบบบันทึกหลักของคุณจะช่วยให้สามารถดึงระเบียนที่ใช้บ่อยได้เร็วขึ้น แนวทางการจัดการบันทึกข้อมูลของคุณควรมีขั้นตอนการสำรองข้อมูลตามปกติและควรมีการจัดเก็บบันทึกข้อมูลที่สำคัญนอกสถานที่ซ้ำซ้อน
ความปลอดภัย
แผนการรักษาความปลอดภัยในเชิงลึกเป็นส่วนสำคัญของแผนการจัดการบันทึกของคุณ บันทึกกลุ่มลงในกลุ่มที่จำแนกได้ด้านความปลอดภัยและกำหนดการเข้าถึงที่ปลอดภัยและป้องกันด้วยรหัสผ่านให้กับกลุ่มพนักงานที่เหมาะสม การตรวจสอบความปลอดภัยนี้ควรนำไปใช้กับผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลอินพุตดำเนินการบำรุงรักษาและใช้หรือทำลายบันทึก ตรวจสอบการอนุญาตด้านความปลอดภัยเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดของ บริษัท และข้อบังคับต่างๆ ผนวกรวมการรักษาความปลอดภัยในขั้นตอนการทำงานของพนักงานใหม่และการยกเลิกขั้นตอนการทำงานของพนักงาน
รายงาน
รายงานประจำควรเป็นส่วนหนึ่งของระบบการจัดการบันทึกของคุณ รายงานเหล่านี้ควรรวมถึงรายการของผู้ใช้ที่เข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในการรักษาความปลอดภัยการรายงานข้อผิดพลาดสำหรับบันทึกที่ไม่สมบูรณ์และบันทึกที่อาจมีการกำจัด เพิ่มรายงานสำหรับพื้นที่ข้อมูลที่สำคัญใด ๆ
