แบบฟอร์ม IRS W-4 เป็นใบรับรองที่หน่วยงานภาษีของรัฐบาลกลางกำหนดให้พนักงานใหม่ทุกคนกรอกและส่งคืนให้นายจ้าง W-4 แสดงจำนวนค่าหัก ณ ที่จ่ายที่พนักงานต้องการเรียกร้อง ยิ่งจำนวนของเบี้ยเลี้ยงมากขึ้นเท่าใดจำนวนเงินหัก ณ ที่จ่ายที่น้อยลง W-4 ยังอนุญาตให้พนักงานเรียกร้องการยกเว้นจากการหักภาษี ณ ที่จ่ายทั้งหมด ในอดีตกรมสรรพากรกำหนดให้นายจ้างต้องส่ง W-4s สำหรับพนักงานบางคน แต่นั่นไม่ใช่กรณีอีกต่อไป
ส่ง
ในครั้งเดียว IRS ต้องการให้นายจ้างส่งแบบฟอร์ม W-4 เมื่อพนักงานมีรายได้อย่างน้อย $ 200 โดยได้รับค่าชดเชยมากกว่า 10 ค่าหัก ณ ที่จ่าย ในปี 2010 ค่าเผื่อหนึ่งได้รับการยกเว้น $ 3,650 ของค่าจ้างพนักงานจากภาษีรายได้ กรมสรรพากรยังต้องการให้นายจ้างยื่น W-4s สำหรับพนักงานที่อ้างว่าได้รับการยกเว้นภาษีของรัฐบาลกลางทั้งหมดด้วยเหตุผลของสถานะการยื่นของพวกเขา, รายได้ของครัวเรือน, การหักเงินและการยกเว้น
การระงับ
นายจ้างต้องปฏิบัติตามคำแนะนำของ IRS เพื่อระงับตามจำนวนข้อยกเว้นที่อนุญาตให้ลูกจ้าง พนักงานต้องแก้ไข W-4s ของพวกเขาหากพวกเขาต้องการเรียกร้องการยกเว้นมากกว่าที่ได้รับอนุญาตและจัดทำแถลงการณ์เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่ออธิบายคำขอ คำขอจะต้องได้รับการอนุมัติจากกรมสรรพากรก่อนที่นายจ้างจะสามารถปรับการหักภาษีได้ตามความประสงค์ของพนักงาน
กฎระเบียบใหม่
กฎระเบียบใหม่ที่ผ่านในปี 2005 ได้เปลี่ยนแนวทางในการยื่น W-4s กับ Internal Revenue Service แม้ว่ากฎหมายยังต้องการให้พนักงานส่ง W-4s แต่ก็ไม่จำเป็นต้องยื่นแบบฟอร์มอัตโนมัติในส่วนของนายจ้างไม่ว่าในกรณีใด ๆ
คำขอเป็นลายลักษณ์อักษร
กรมสรรพากรยังสามารถส่งคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับนายจ้างในการส่ง W-4 สำหรับพนักงานที่ระบุ หน่วยงานอ้างว่าตอนนี้ใช้วิธีการอื่นเพื่อตรวจสอบว่าพนักงานอ้างว่าได้รับการยกเว้นจำนวนมากเกินไปและมีภาษีหัก ณ ที่จ่ายน้อยเกินไปจากเงินเดือนของเขาหรือไม่ เมื่อได้รับ W-4 กรมสรรพากรสามารถร้องขอให้นายจ้างเพิ่มการหักภาษี ณ ที่จ่ายในกรณีที่เหมาะสมโดยใช้จดหมาย "ล็อคอิน"
จดหมายล็อคอิน
ในการตัดสินใจว่าการหัก ณ ที่จ่ายไม่เพียงพอสำหรับพนักงานที่เฉพาะเจาะจงกรมสรรพากรออกจดหมาย "ล็อคใน" จดหมายระบุจำนวนเบี้ยเลี้ยงสูงสุดสำหรับพนักงานคนนั้นและวันที่นายจ้างจะต้องหัก ณ ที่จ่ายตามจำนวนนั้น การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในการหัก ณ ที่จ่ายในอนาคตจะต้องได้รับการอนุมัติจาก IRS สำเนาของพนักงานของจดหมายล็อคจะต้องตกแต่งให้กับพนักงานหรือถ้าเหมาะสมนายจ้างจะต้องแจ้งให้กรมสรรพากรว่าพนักงานไม่ทำงานสำหรับ บริษัท อีกต่อไป จดหมายล็อคในให้พนักงานมีช่วงเวลาผ่อนผันในระหว่างที่เขาสามารถส่ง W-4 ใหม่และแถลงการณ์สนับสนุน
