แบบฟอร์ม W-2 เป็นเอกสารภาษีที่จำเป็นสำหรับพนักงาน W-2s บันทึกค่าแรงของพนักงานและค่าตอบแทนอื่น ๆ การหักภาษีเงินเดือนและข้อมูลหัก ณ ที่จ่ายอื่น ๆ ที่ต้องรายงานเกี่ยวกับการคืนภาษี สรรพากรบริการบอกว่าพนักงานควรได้รับแบบฟอร์ม W-2 ไม่เกินวันที่ 31 มกราคมเพื่อให้พวกเขามีเวลาเพียงพอในการเตรียมการคืนภาษีของพวกเขา
กำหนดเวลาการกระจาย W-2
กำหนดเวลาสำหรับนายจ้างในการแจกจ่ายแบบฟอร์ม W-2 คือวันที่ 31 มกราคมถึงแม้ว่ากรมสรรพากรจะกล่าวว่าพนักงานควรได้รับพวกเขาภายในวันนั้น กรมสรรพากรสามารถปรับนายจ้างสำหรับ W-2 ทุกสายโดยขึ้นอยู่กับจำนวนของการกระจาย W-2s ขนาดของธุรกิจและการละเมิดนั้นเป็นการจงใจหรือไม่ตั้งใจ นายจ้างสามารถขอขยายเวลาได้โดยเขียนจดหมายถึง IRS เพื่ออธิบายว่าทำไมเธอถึงไม่สามารถแจกจ่าย W-2 ภายในกำหนดเวลาได้ คำขอส่วนขยายต้องถูกส่งไปยัง IRS Information Return Branch ใน Kearneysville, WV ทำเครื่องหมายจดหมายถึงผู้ดูแลส่วนขยายเวลา คำขอส่วนขยายต้องส่งภายในวันที่ 31 มกราคม
การกระจาย W-2 แบบอิเล็กทรอนิกส์
ตามเนื้อผ้าฟอร์ม W-2 ถูกส่งทางไปรษณีย์ นายจ้างยังสามารถส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์มอบความยินยอมของพนักงานและรับ W-2 ภายในสิ้นเดือนมกราคม พนักงานจะต้องได้รับแจ้งความต้องการด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์สำหรับการรับแบบฟอร์ม W-2 ทางอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้นายจ้างจะต้องแจ้งให้พนักงานทราบถึงวิธีการเพิกถอนการยินยอมหากต้องการทำเช่นนั้น พนักงานที่ไม่ได้เลือกที่จะรับ W-2 แบบอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับแบบฟอร์มกระดาษต่อไป
