การแยกหน้าที่เงินสดเป็นกลยุทธ์เพื่อลดความเสี่ยงของการสูญเสียเงินโดยอุบัติเหตุและโดยเจตนา บุคคลที่น่าจะขโมยเงินสดจาก บริษัท เป็นพนักงานระยะยาวในสภาพแวดล้อมการทำงานที่ขาดการแบ่งแยกหน้าที่ การแยกหน้าที่เงินสดเป็นเรื่องที่พบได้บ่อยที่สุดในองค์กรขนาดใหญ่ แต่ธุรกิจขนาดเล็กก็สามารถได้รับประโยชน์จากการแบ่งแยกหน้าที่น้อยที่สุดหรือมีผู้จัดการดูแลอย่างละเอียดและตรวจสอบหน้าที่ของเงินสด การแบ่งแยกหน้าที่อย่างเหมาะสมในธุรกิจเงินสดต้องได้รับอนุญาตการดูแลการบันทึกและการกระทบยอด
การอนุญาต
การอนุญาตเป็นขั้นตอนแรกในห่วงโซ่การดูแล มีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่ได้รับอนุญาตให้ปฏิบัติหน้าที่ ตัวอย่างเช่นบุคคลสามารถรับจดหมายและเช็คได้ แต่เขาไม่ควรเก็บเช็คไว้ในความดูแลของเขาบันทึกพวกเขาหรือกระทบยอดบัญชีแยกประเภทที่ป้อนเช็ค นอกจากนี้เขาสามารถอนุญาตหรือเตรียมเงินฝาก แต่เขาไม่สามารถไปที่ธนาคารเพื่อฝากเงิน บางครั้งในธุรกิจที่มีขนาดเล็กผู้ที่มอบอำนาจให้ตรวจสอบสามารถกระทบยอดได้เฉพาะเมื่อพนักงานหรือผู้จัดการรายอื่นฝากเงินและบันทึกไว้
การดูแล
ความยาวของการดูแลขึ้นอยู่กับหน้าที่ ยกตัวอย่างเช่นแคชเชียร์จัดการเงินสำหรับการเปลี่ยนแปลงแปดชั่วโมงในกรณีส่วนใหญ่ไม่ควรกระทบยอดลิ้นชักเก็บเงินของเธอเอง มันจะเป็นที่ยอมรับได้สำหรับเธอที่จะนับและบันทึกผลรวม ณ สิ้นวันของเธอ แต่ผู้บังคับบัญชาควรกระทบยอดรวมเพื่อตรวจสอบเงินสดกับใบเสร็จรับเงิน สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าจะมีการจ่ายเงินทั้งหมดและไม่มีผู้ใดขาดหายไป
การบันทึก
การบันทึกเป็นหน้าที่เงินสดที่กำหนดให้ผู้จัดการหรือพนักงานต้องบันทึกเงินสดทั้งหมดในสมุดบัญชีของ บริษัท หน้าที่เงินสดนี้ทำให้มั่นใจได้ถึงหลักฐานทางการเงินที่ติดตามเงิน ในตัวอย่างก่อนหน้าของเราผู้จัดการที่ปรับยอดลิ้นชักเก็บเงินควรให้ผู้จัดการรายอื่นบันทึกเงินสดสำหรับการฝากหรือเงินสดในมือ เมื่อคนหลายคนกำลังจัดการเงินสดมันเป็นสิ่งสำคัญที่จะแยกหน้าที่ตลอดห่วงโซ่ของการดูแล
การประนีประนอม
การกระทบยอดเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการแยกหน้าที่เงินสดและการดูแลห่วงโซ่ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนที่จัดการเงินเป็นเงินสดเช็คหรือฝากอย่างถูกต้อง เมื่อผู้จัดการหรือพนักงานกระทบยอดเงินสดสำหรับวันหรือสัปดาห์มันจะเปิดโอกาสให้ธุรกิจตรวจพบข้อผิดพลาดในการบัญชีหรือค้นพบการโจรกรรมภายในที่อาจเกิดขึ้น ธุรกิจควรมีการกระทบยอดที่แตกต่างจากผู้ที่ได้รับจัดการหรือบันทึกเงินเสมอ
