นโยบายและขั้นตอนเป็นข้อกำหนดสำหรับองค์กรส่วนใหญ่ หลายคนต้องเขียนเอกสารประเภทนี้เพราะต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบเช่นองค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน (ISO) ISO เป็นตระกูลของมาตรฐานที่มุ่งเน้นการปรับปรุงการประกันคุณภาพ หนึ่งในตัวอย่างที่พบบ่อยที่สุดของนโยบายและกระบวนการที่องค์กรเขียนคือ Standard Operating Procedure (SOP)
นโยบาย
นโยบายระบุกฎที่ บริษัท จะนำไปใช้ทั่วทั้งองค์กรหรือแผนก ตัวอย่างเช่น บริษัท มีนโยบายเกี่ยวกับรหัสผ่าน อาจระบุว่าพนักงานต้องเปลี่ยนรหัสผ่านทุก 60 วัน นโยบายอาจระบุว่าระบบจะแจ้งให้พนักงานทราบล่วงหน้า 14 วันก่อนรหัสผ่านหมดอายุ นโยบายต้องมีความชัดเจนกระชับและสอดคล้องกัน นโยบายจะมีตัวย่ออยู่ด้วย ผู้เขียนควรสะกดพวกเขาออกในครั้งแรกที่พวกเขาใช้แล้วใช้คำย่อตลอดทั้งส่วนที่เหลือของนโยบาย
ขั้นตอนการ
ขั้นตอนดำเนินการตามนโยบาย ขั้นตอนให้ข้อมูลโดยละเอียดเช่นคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติงาน ตัวอย่างของขั้นตอนจะเป็นวิธีการสร้างบัญชีเครือข่ายใหม่ ขั้นตอนแรกอาจรวมถึงผู้จัดการที่ต้องกรอกแบบฟอร์มสำหรับการจ้างใหม่ของเขา แบบฟอร์มอาจต้องการให้ผู้จัดการให้ข้อมูลเช่นชื่อเต็มของตำแหน่งงานและแผนกที่การจ้างงานใหม่จะทำงาน ผู้จัดการจะส่งแบบฟอร์มไปยังแผนกไอที ผู้ดูแลระบบเครือข่ายจะมีขั้นตอนที่เธอต้องปฏิบัติตาม สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงการตั้งค่าบัญชีอีเมลและเครือข่ายและการสร้างตราความปลอดภัย ขั้นตอนจะต้องง่ายต่อการปฏิบัติ โปรดทราบว่าขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ดังนั้น บริษัท ควรตรวจสอบอย่างน้อยปีละครั้ง ควรกำหนดบุคคลให้อัปเดตกระบวนการ เช่นเดียวกับนโยบายขั้นตอนต้องสอดคล้องรัดกุมและถูกต้อง
SOP
SOP ย่อมาจากกระบวนการปฏิบัติงานมาตรฐาน เอกสารประเภทนี้อธิบายถึงสิ่งที่องค์กรและแผนกต่างๆทำ นอกจากนี้ยังอธิบายถึงบทบาทและความรับผิดชอบของพนักงาน จากนั้น SOP มักจะรวมนโยบายและขั้นตอนสำหรับแต่ละแผนก ตัวอย่างเช่นนโยบายจะครอบคลุมกฎสำหรับการซื้อฮาร์ดแวร์ จากนั้นขั้นตอนจะให้คำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการซื้อฮาร์ดแวร์ แม้ว่า SOP จะประกอบด้วยข้อความเป็นหลัก แต่สิ่งที่ดีควรรวมถึงแผนผังองค์กรไดอะแกรมแผนผังลำดับงานและเวิร์กโฟลว์
