ก่อนที่อีเมลจะได้รับความนิยมการส่งแฟกซ์จะเป็นวิธีเดียวในการส่งการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างรวดเร็ว พวกเขาสามารถจัดทำเอกสารและงานพิมพ์ภายในไม่กี่นาทีในระยะสั้น ๆ หลายร้อยหรือหลายพันไมล์ เนื่องจากอีเมล์มีการใช้งานอย่างกว้างขวาง บริษัท บางแห่งจึงทิ้งเครื่องแฟกซ์อย่างสมบูรณ์ ถึงกระนั้นแฟกซ์ก็ยังมีข้อได้เปรียบเหนือการสื่อสารทางอีเมล
ปัญหากระดาษ
เนื่องจากการส่งแฟกซ์ใช้กระดาษและอีเมลไม่เกิดปัญหากับกระดาษทำให้การสื่อสารทางแฟกซ์เสียเปรียบ เช่นเดียวกับเครื่องพิมพ์เครื่องแฟกซ์อาจประสบปัญหากระดาษติด ไม่เหมือนเครื่องพิมพ์กระดาษติดเหล่านี้สามารถเกิดขึ้นได้ในหนึ่งในสองเครื่องที่ต้องใช้ในการส่งแฟกซ์ เอกสารต้นฉบับอาจติดขัดในเครื่องส่งแฟกซ์ซึ่งอาจทำให้เอกสารไม่สามารถใช้งานได้หากกระดาษติดรุนแรงพอ ในตอนท้ายที่ได้รับกระดาษที่พิมพ์บนสามารถติดขัดในเครื่องแฟกซ์ทำให้กระบวนการทั้งหมดหยุดชะงัก เครื่องรับอาจจะหมดกระดาษและผู้ใช้ที่ปลายอาจไม่ทราบว่ากระดาษหายไปบางครั้ง ความล่าช้านี้อาจทำให้การสื่อสารที่ไวต่อเวลาดำเนินไปเป็นเวลาหลายชั่วโมงหรือหลายวัน
กระบวนการขั้นตอนเดียว
หนึ่งในจุดแข็งที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของการส่งแฟกซ์เกิดขึ้นเมื่อบุคคลกำลังติดต่อกับเอกสารที่ลงนามหรือเอกสารที่มีอยู่ในรูปแบบเอกสาร หากบุคคลนั้นต้องการส่งเอกสารทางอีเมลเขาจำเป็นต้องทำอิมเมจเอกสารด้วยสแกนเนอร์หรือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่น จากนั้นผู้ใช้จะต้องแก้ไขภาพที่สแกนก่อนที่จะเลือกจุดบนฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์เพื่อบันทึกเอกสารที่สแกน เมื่อบุคคลนั้นส่งอีเมลไฟล์สแกนจะต้องแนบมากับอีเมล ในทางตรงกันข้ามคนที่ใช้เครื่องแฟกซ์เพียงวางเอกสารไว้ในเครื่องและกดปุ่มสองสามครั้งเพื่อส่งไปยังฝ่ายรับ
การตัดต่อ
เอกสารที่ส่งทางอีเมลสามารถแก้ไขได้โดยผู้ใช้ในขณะที่เอกสารที่ส่งทางแฟกซ์ไม่สามารถทำได้ ในสถานการณ์ที่ทั้งสองฝ่ายร่วมมือกันทำงานในโครงการความสามารถในการแก้ไขเอกสารช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันซึ่งทำให้ผู้ใช้ทั้งสองสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว หากทั้งสองฝ่ายมีส่วนร่วมในความสัมพันธ์ที่เป็นคู่ต่อสู้การส่งแฟกซ์อาจน่าสนใจยิ่งขึ้น ลักษณะของเอกสารแฟกซ์ที่ถ่ายสำเนายากทำให้การเปลี่ยนเอกสารเป็นเรื่องที่ทำให้เสียชื่อเสียงหรือใช้งานกับบุคคลอื่นยากขึ้น
การรวมกัน
คอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์หลายเครื่องในวันนี้สามารถส่งแฟกซ์และอีเมล ซึ่งหมายความว่าสามารถส่งไฟล์ดิจิทัลจากคอมพิวเตอร์ไปยังเครื่องแฟกซ์ที่จัดส่งเป็นเอกสารสำเนา คอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์เหล่านี้ยังสามารถรับการส่งแฟกซ์จากเครื่องแฟกซ์ซึ่งเป็นข้อดีของทั้งแฟกซ์และอีเมล์
