การเพิ่มขึ้นของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ส่งผลให้เกิดการปฏิวัติในการทำบัญชี บัญชีแยกประเภทขนาดใหญ่และด้วยตนเองและหนังสือวารสารเป็นเรื่องของอดีต การบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ทำให้กระบวนการทั้งหมดง่ายขึ้นและปราศจากข้อผิดพลาดมากขึ้น ผลประโยชน์ด้านที่น่าสนใจคือความจริงที่ว่านักบัญชีได้เปลี่ยนไป ชื่อเสียงของพวกเขาในฐานะการเก็บตัวนับถั่วลดลงเมื่อทักษะของผู้คนมีความสำคัญมากกว่าการเพิ่มจำนวนคอลัมน์
ข้อเท็จจริง
มีการปฏิวัติเทคโนโลยีเพียงเล็กน้อยเช่นเดียวกับการทำบัญชี ในปีที่ผ่านมาและแม้กระทั่งในปี 1980 คำว่า "บัญชีแยกประเภททั่วไป" หมายถึงหนังสือที่ค่อนข้างใหญ่ที่รวมหนึ่งหรือหลายหน้าสำหรับบัญชีธุรกิจแต่ละบัญชี ตัวอย่างเช่นจะมีหน้าอย่างน้อยหนึ่งหน้าเป็นเงินสด, ลูกหนี้, เจ้าหนี้, ส่วนของเจ้าของ ฯลฯ
ประวัติศาสตร์
รายการบันทึกรายวันถูกป้อนด้วยตนเองในหนังสือที่เรียกว่าวารสารจริงๆ แต่ละรายการได้รับการผ่านรายการหรือดำเนินการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปที่เหมาะสม ความแม่นยำในการโพสต์มีความสำคัญมากเนื่องจากความผิดพลาด (หรือจำนวนที่คำนวณไม่ถูกต้อง) อาจส่งผลให้มีการคำนวณซ้ำหลายชั่วโมง การค้นหาข้อผิดพลาดทางบัญชีอาจเป็นเหมือนการมองหาเข็มในกองหญ้า
การโอนยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททั่วไปไปยังงบการเงินก็เป็นกระบวนการที่น่าเบื่อ ธุรกิจขนาดใหญ่อาจมีบัญชีเงินสด 10 บัญชีผลรวมทั้งหมดจะแสดงอยู่ในงบดุลภายใต้“ เงินสด” เนื่องจากลักษณะของการจัดทำงบการเงินด้วยตนเองจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่ารายการบัญชีแยกประเภททั่วไปที่ดำเนินการในงบดุล และบัญชีงบกำไรขาดทุน การเตรียมการคืนภาษีเป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลาและดำเนินการแบบเดียวกัน
เปลี่ยนแปลง
ความเบื่อหน่ายส่วนใหญ่ยังคงอยู่ที่การทำบัญชีเมื่อซอฟท์แวร์บัญชีมาสู่ที่เกิดเหตุ การเปลี่ยนแปลงไม่ได้เกิดขึ้นข้ามคืนเนื่องจากคลื่นลูกแรกของซอฟต์แวร์การบัญชียังคงเป็นที่ต้องการอยู่มาก แต่ความช่วยเหลือเป็นเรื่องเกี่ยวกับวิธีการทำบัญชีที่เป็นกระบวนการที่ง่ายกว่ามาก
ประโยชน์ที่ได้รับ
โปรแกรมซอฟต์แวร์เช่น QuickBooks ใช้เวลาหลายวันเพื่อสร้างสมดุลให้กับบัญชีแยกประเภททั่วไปในอดีต บันทึกประจำวันสามารถป้อนลงในซอฟต์แวร์การบัญชีซึ่งต้องการหักบัญชีเดบิตและเครดิตสำหรับรายการบันทึกประจำวันแต่ละรายการ เป็นผลให้มันกลายเป็นเรื่องยากมากที่จะโยนบัญชีแยกประเภททั่วไปของ QuickBooks (หรือคอมพิวเตอร์อื่น ๆ) ออกจากยอดเงินคงเหลือ
กระบวนการในการจัดทำงบการเงินก็กลายเป็นคอมพิวเตอร์มากขึ้น นักบัญชีไม่ต้องดำเนินการแต่ละยอดดุลในงบการเงินอย่างระมัดระวังแล้วให้พวกเขาพิมพ์โดยผู้เชี่ยวชาญพิมพ์ดีด QuickBooks และโซลูชันซอฟต์แวร์อื่น ๆ จะพิมพ์คำแถลงแทนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความเร็ว เงินเดือนการเตรียมภาษีเงินเดือนการเตรียมการคืนภาษีสิ้นปีและการประมวลผล W-2 ทั้งหมดกลายเป็นคอมพิวเตอร์มากขึ้น
ผลกระทบ
การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีที่ปฏิวัติวิธีการทำบัญชีมีการปฏิวัติคล้ายกับนักบัญชีโดยทั่วไป นักบัญชีเคยมีชื่อเสียงในฐานะนักเก็บตัวด้วยแว่นตาหนาที่ชอบนั่งตรงมุมและเพิ่มจำนวนคอลัมน์ อย่างไรก็ตาม QuickBooks และคู่แข่งทำการคำนวณอัตโนมัติทำให้นักบัญชีมีเวลามากขึ้นในการตีความข้อมูลและนำไปใช้ในการตัดสินใจทางการเงินอย่างชาญฉลาด แม้ว่าจะยังคงต้องเก็บหนังสือไว้ แต่ซอฟต์แวร์บัญชีช่วยให้นักบัญชีให้ความสำคัญกับการให้คำปรึกษาและคำแนะนำด้านการจัดการมากกว่าการเพิ่มคอลัมน์ของตัวเลข ตอนนี้ทักษะของผู้คนมีความสำคัญต่อวิชาชีพบัญชีมากขึ้นกว่าเดิมเนื่องจากโปรแกรมการบัญชีแบบคอมพิวเตอร์ได้เปลี่ยนวิธีการทำบัญชี
