วิธีการสร้างแผนภูมิ RACI

แผนภูมิ RACI เป็นเมทริกซ์ที่แสดงบทบาทสำหรับแต่ละบุคคลหรือกลุ่มที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนเฉพาะในกระบวนการทางธุรกิจ RACI ย่อมาจากความรับผิดชอบรับผิดชอบให้คำปรึกษาและรับทราบข้อมูล ผัง RACI มักถูกใช้โดยผู้จัดการโครงการเพื่อให้แน่ใจว่ามีการทำความเข้าใจความรับผิดชอบในกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แผนภูมิ RACI ยังมีประโยชน์เมื่อทำการมอบหมายงานการแก้ไขข้อขัดแย้งและกระบวนการวิศวกรรมใหม่

กำหนดกระบวนการหรือฟังก์ชั่นที่คุณจะสร้าง RACI RACI ใช้ดีที่สุดสำหรับโครงการหรือกระบวนการทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง ความพยายามในการสร้าง RACI หนึ่งรายการสำหรับทั้งองค์กรอาจคลุมเครือเกินไป

แสดงการดำเนินการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจที่กำหนด ควรสร้างขั้นตอนโดยใช้กริยาการกระทำเช่นประเมินพัฒนาและอนุมัติ สำหรับขั้นตอนใด ๆ ที่ต้องใช้การตัดสินและไม่ใช่ไบนารี (ใช่ / ไม่ใช่สมบูรณ์ / ไม่สมบูรณ์) จะเป็นการดีที่สุดที่จะให้รายละเอียดผลลัพธ์ที่คาดหวังและเกณฑ์ที่ควรใช้ในการดำเนินการ

ทำรายการแผนกหรือบทบาททั้งหมดที่มีระดับการมีส่วนร่วมในกระบวนการทางธุรกิจที่กำหนด ขึ้นอยู่กับว่ากระบวนการทางธุรกิจของคุณในระดับสูงหรือรายละเอียดคุณอาจมีรายชื่อแผนกหรือบทบาทของแต่ละบุคคล อย่าแสดงรายการบุคคลในแผนภูมิ RACI แต่มีบทบาทสำหรับบุคคลนั้น ตัวอย่างเช่นหาก John Doe, รองประธานต้องอนุมัติคำสั่งซื้อแผนภูมิ RACI ของคุณจะแสดงรายการรองประธานไม่ใช่ John Doe

สร้างตาราง / เมทริกซ์โดยมีบทบาทของคุณแสดงไว้ในคอลัมน์ที่ด้านบนและขั้นตอนที่ระบุไว้ในแถวทางด้านซ้าย คุณสามารถสร้าง RACI ในสเปรดชีตเอกสารคำหรือบนกระดาษ เครื่องมือไม่สำคัญ แต่ใช้สิ่งที่สามารถแชร์ได้อย่างง่ายดายในทุกบทบาท / แผนกที่แสดงรายการไว้ในแผนภูมิ

เพิ่มขั้นตอน RACI ที่เกี่ยวข้องในฟิลด์ที่เหมาะสมในเมทริกซ์ของคุณ คุณควรแสดงรายการ R, A, C หรือ I ที่จุดตัดของบทบาทและขั้นตอนที่กำลังดำเนินการ

R = รับผิดชอบ: บุคคลที่ทำงานได้จริง A = รับผิดชอบได้: บุคคลที่รับผิดชอบต่อขั้นตอนการปฏิบัติงานและมีอำนาจยับยั้ง C = Consulted: บุคคลที่ควรให้ข้อเสนอแนะหรืออย่างใดมีส่วนร่วมในขั้นตอน I = ที่ได้รับข้อมูล: บุคคลที่ต้องการทราบการตัดสินใจหรือการกระทำ

คุณไม่ควรมีบทบาทมากกว่าหนึ่งบทบาทรับผิดชอบหรือรับผิดชอบต่อขั้นตอนในกระบวนการ อาร์เอสหลายคนหรือเท่าที่อาจชี้ไปที่ไร้ประสิทธิภาพในกระบวนการของคุณ เป็นไปได้ว่าคุณอาจมีหลายบทบาทตามที่ได้รับคำปรึกษาหรือแจ้งทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกระทำ ตามกฎทั่วไปกระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดจะมีเพียง R, A, C และ I สำหรับทุกขั้นตอน