การสร้างและส่งใบแจ้งหนี้อาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน ถึงกระนั้นก็ไม่ใช่กระบวนการที่ควรข้ามหรือละเว้น ใบแจ้งหนี้ที่ออกแบบมาอย่างเหมาะสมช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินและให้ความคุ้มครองทางกฎหมายสำหรับทั้งสองฝ่าย หากคุณเคยได้รับการตรวจสอบโดย Internal Revenue Service ระบบการออกใบแจ้งหนี้ของคุณสามารถรับรองรายได้ที่คุณได้รับ
ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้
เมื่อผู้ขายต้องการรับเงินสำหรับสินค้าหรือบริการเขาจะส่งใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่ให้รายละเอียดส่วนประกอบทางการเงินของรายการทางธุรกิจ ใบแจ้งหนี้รวมถึงชื่อและข้อมูลการติดต่อของผู้ซื้อและผู้ขายรายละเอียดของบริการหรือสินค้าที่แสดงราคาต้นทุนต่อรายการและยอดรวมที่ครบกำหนด โดยทั่วไปใบแจ้งหนี้จะรวมถึงวันครบกำหนดชำระเงินหมายเลขใบแจ้งหนี้และวิธีการชำระเงินที่ต้องการ
รับเงิน
ใบแจ้งหนี้ช่วย บริษัท ในการรับชำระเต็มจำนวนและรับเงินตรงเวลา การรับเงินอาจทำได้ยากโดยไม่มีใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสม บริษัท ทั่วไปต้องการใบเสร็จรับเงินของใบแจ้งหนี้โดยละเอียดก่อนที่จะชำระเงิน เงื่อนไขการชำระเงินสามารถช่วยให้ บริษัท เก็บรวบรวมลูกหนี้ได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น บริษัท อาจบอกว่าการชำระเงินถึงกำหนดเมื่อได้รับภายใน 30 วันหลังจากได้รับหรือใบเสร็จ 60 วัน การรวมนโยบายการคิดค่าธรรมเนียมล่าช้าในใบแจ้งหนี้ - ตัวอย่างเช่นการชำระเงินล่าช้าจะต้องเสียค่าธรรมเนียม 20 ดอลลาร์สหรัฐ - นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะได้รับการชำระเงินทันที
การสร้างสิทธิตามกฎหมาย
ใบแจ้งหนี้แสดงหลักฐานว่ามีการส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการและกำหนดสิทธิ์การชำระเงินของ บริษัท ในกรณีที่ลูกค้าไม่ชำระเงิน บริษัท สามารถใช้สัญญาและใบแจ้งหนี้เพื่อแสดงให้เห็นอย่างถูกต้องตามกฎหมายต่อศาลที่มีการชำระเงิน ในทำนองเดียวกัน บริษัท สามารถเก็บสำเนาของใบแจ้งหนี้และจำนวนเงินที่จ่ายให้กับผู้รับเหมาและผู้ขายเพื่อพิสูจน์ว่า บริษัท ได้ปฏิบัติตามข้อผูกพันตามสัญญาสำหรับการชำระเงิน
หลักฐานการตรวจสอบ
แม้ว่าคุณจะทำทุกอย่างถูกต้อง แต่ก็มีความเป็นไปได้ที่ธุรกิจของคุณจะถูกตรวจสอบโดย IRS ในระหว่างการตรวจสอบกรมสรรพากรต้องการให้แน่ใจว่าคุณได้รายงานรายได้ทั้งหมดที่คุณได้รับระหว่างปีอย่างถูกต้อง หากคุณมีระบบที่จัดระเบียบของใบแจ้งหนี้ที่เรียงตามลำดับกรมสรรพากรมีความมั่นใจมากขึ้นว่าคุณได้รายงานรายได้อย่างครบถ้วนและถูกต้อง หากใบแจ้งหนี้ไม่แน่นอนหรือไม่มีอยู่ภาระการพิสูจน์ให้คุณแสดงว่าคุณไม่ได้ซ่อนรายได้ใด ๆ
