แม้ว่าหลายคนมองว่าการประชุมเป็นการเสียเวลา แต่พวกเขาก็เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแบ่งปันข้อมูลติดตามความคืบหน้าของโครงการใหญ่และปรับปรุงการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีม มันเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมการประชุมและมาถึงตรงเวลาเพื่อป้องกันความล่าช้าที่ไม่จำเป็น วิธีที่มีประสิทธิภาพในการกระตุ้นให้ผู้ที่เกี่ยวข้องตรงเวลาส่งการแจ้งเตือนการประชุมที่กำลังจะมาถึงไม่กี่วันก่อนที่จะถึงกำหนด
ส่งอีเมลไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดสองสามวันก่อนการประชุม
ป้อนที่อยู่อีเมลของทุกคนที่คาดว่าจะเข้าร่วมในฟิลด์ "ถึง" ของเทมเพลตอีเมลจากนั้นเริ่มเขียนข้อความของคุณ
รวมถึงรายละเอียดที่สำคัญเช่นวันที่เวลาและสถานที่ คุณสามารถแนบวาระได้หากมี สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมพร้อมสำหรับการประชุม
หากการประชุมจะมีเพียงไม่กี่คนคุณอาจต้องการส่งข้อความถึงทุกคน การแจ้งเตือนนี้ผู้เข้าร่วมประชุมของการประชุมที่กำหนดและส่งรายละเอียดโดยตรงไปยังโทรศัพท์มือถือของพวกเขา ด้วยวิธีนี้พวกเขาสามารถตรวจสอบรายละเอียดเช่นเวลาและสถานที่ของการประชุมได้ด้วยการกดเพียงปุ่มเดียวไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน (ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีหมายเลขโทรศัพท์มือถือที่ถูกต้องของทุกคนข้อความจะถูกส่งไปยังสายโทรศัพท์โดยไม่ตั้งใจจะไม่ได้รับ)
