คำทักทายที่เหมาะสมในจดหมายธุรกิจ

คำทักทายคือคำทักทายในจดหมาย มันเป็นวิธีที่คุณพูดกับผู้รับและตั้งเสียงสำหรับเนื้อหาที่เหลือในข้อความ ในธุรกิจวันนี้การติดต่อส่วนใหญ่จะทำผ่านอีเมล อย่างไรก็ตามไปรษณีย์จะยังคงใช้ในบางอุตสาหกรรมและมีเอกสารธุรกิจเฉพาะประเภท ไม่ว่าในกรณีใดก็ตามสิ่งสำคัญคือการใช้คำทักทายที่ถูกต้องเพื่อแสดงให้ผู้รับทราบถึงการเคารพตัวอักษรและเพื่อดึงดูดเขาในตอนเริ่มต้นของการสื่อสาร

เคล็ดลับ

• คำทักทายที่เหมาะสมสำหรับจดหมายธุรกิจขึ้นอยู่กับน้ำเสียงของเอกสารไม่ว่าจะเป็นในการพิมพ์หรืออีเมลและลักษณะของข้อความที่จะถูกส่ง

วิธีการเลือกคำทักทายจดหมายธุรกิจ

การตัดสินใจเลือกคำทักทายที่จะใช้ในจดหมายธุรกิจของคุณขึ้นอยู่กับปัจจัยสองประการ ก่อนอื่นให้ทำความเข้าใจลักษณะของเรื่องที่คุณคุยด้วย มันต้องใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการหรือเป็นทางการหรือไม่? ตัวอย่างเช่นการสมัครงานที่ บริษัท เป็นธุรกรรมทางธุรกิจที่เป็นทางการและต้องการจดหมายธุรกิจที่มีคำทักทายอย่างเป็นทางการ ในทางกลับกันการส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับเวลาที่จะรับประทานอาหารกลางวันไม่จำเป็นต้องมีการทักทายอย่างเป็นทางการ ในทำนองเดียวกันการพูดถึงลูกค้าที่คุณไม่เคยพูดมาก่อนอาจต้องใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการมากกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับการพูดคุยกับคู่ค้าที่คุณทำธุรกิจเป็นประจำ

อีกปัจจัยที่ควรพิจารณาเมื่อตัดสินใจเลือกคำทักทายที่ใช้คือเสียงของข้อความทั้งหมด คำทักทายเป็นส่วนแรกของจดหมายธุรกิจที่ผู้รับของคุณอ่านดังนั้นมันจึงเป็นการกำหนดเสียงสำหรับข้อความทั้งหมด เลือกคำทักทายของคุณอย่างระมัดระวังโดยพิจารณาจากน้ำเสียงที่คุณต้องการถ่ายทอด นอกจากนี้คำทักทายที่คุณใช้จะขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณรู้และไม่ทราบเกี่ยวกับผู้รับ ไม่ว่าคุณจะรู้ชื่อของบุคคลเพศอาชีพและข้อมูลรับรองมีส่วนในการเลือกคำทักทาย

พิจารณารูปแบบของจดหมายธุรกิจ

คำทักทายที่คุณใช้อาจขึ้นอยู่กับรูปแบบของจดหมายของคุณ ตัวอย่างเช่นไม่ว่าคุณจะส่งข้อความทางไปรษณีย์หรืออีเมลอาจส่งผลต่อคำทักทายที่คุณเลือก นอกจากนี้ประเภทของจดหมายจะกำหนดคำทักทายที่คุณใช้ด้วย ตัวอย่างเช่นจดหมายแนะนำธุรกิจที่ส่งทางไปรษณีย์อาจมีคำทักทายเป็นทางการมากกว่าบันทึกช่วยจำทั่วทั้ง บริษัท ที่ส่งไปยังรายการภายในทางอีเมล คุณจะต้องพิจารณาด้วยว่าคุณกำลังส่งจดหมายธุรกิจของคุณให้กับคนคนหนึ่งหรือหลายคนเพราะจะมีผลต่อคำทักทายที่คุณเลือก

ผู้รับจดหมายธุรกิจ

ก่อนที่คุณจะเริ่มจดหมายธุรกิจให้ค้นหาว่าคุณกำลังส่งข้อความถึงใคร หากคุณเขียนถึงบุคคลสิ่งสำคัญคือต้องรู้ชื่อเต็มของเขาด้วยการสะกดที่ถูกต้อง หากผู้รับมีชื่อเป็นกลางทางเพศเช่น Alex หรือ Pat การโทรหาองค์กรและการค้นหาเพศอาจช่วยให้คุณลำบากใจในอนาคต หากคุณไม่ทราบเพศของบุคคลนั้นคุณสามารถส่งบทความมารยาทในคำทักทาย

หากจดหมายธุรกิจของคุณตอบกลับข้อความที่ผู้รับได้ส่งไปแล้วให้ใส่ใจกับวิธีที่พวกเขาเซ็นชื่อ หากชื่อเต็มของพวกเขาคือคาสซานดราและพวกเขาเซ็นชื่อในจดหมายว่า "คาส" ดังนั้นคุณอาจต้องพูดกับเธอในชื่อ "คาส" สิ่งนี้จะขึ้นอยู่กับลักษณะของความสัมพันธ์และเอกสารที่คุณเขียน อย่าย่อชื่อของใครบางคนโดยไม่ได้รับเชิญให้ทำก่อน

ใช้ชื่อเฉพาะเพศ

ในบางกรณีคุณอาจเลือกใช้หัวเรื่องเฉพาะเพศเป็นส่วนหนึ่งของคำทักทายของคุณ “ นาย” ใช้สำหรับผู้ชายและนำหน้านามสกุลของเขา -“ นาย ตัวอย่างเช่นสมิ ธ ” สำหรับผู้หญิงที่แต่งงานแล้วให้ใช้“ นาง” ก่อนนามสกุล สำหรับผู้หญิงที่ยังไม่แต่งงานคุณสามารถใช้“ Miss” เมื่อเขียนถึงผู้หญิงโดยไม่ทราบสถานะการสมรสของเธอคุณสามารถใช้ "Ms. " ใน "Ms. Smith"

ก่อนตัดสินใจใช้หัวเรื่องเฉพาะเพศให้พิจารณาว่าภาษาของคุณรวมอยู่หรือไม่ บางคนอาจไม่ระบุว่าเป็นเพศชายหรือเพศหญิงหรืออาจระบุว่าเป็นเพศตรงกันข้าม หากคุณไม่ทราบหรือไม่แน่ใจในสถานการณ์คุณอาจเลือกที่จะละทิ้งภาษาเฉพาะเพศในการติดต่อของคุณ

ทักทายอย่างเป็นทางการ

คำทักทายที่เป็นทางการที่สุดในธุรกิจคือ“ ที่รัก” คุณสามารถใช้คำทักทายนั้นได้หลายวิธี:

• เรียนคุณสมิ ธ

• เรียน John / Jane

• เรียนคุณนางสาว ช่างเหล็ก

• เรียน John Smith

วิธีที่คุณระบุชื่อผู้รับจะขึ้นอยู่กับรูปแบบของจดหมายธุรกิจและความสัมพันธ์ของคุณกับเธอ “ ที่รัก” สามารถใช้ทั้งในจดหมายธุรกิจและการพิมพ์อีเมลเช่นเดียวกับคำทักทาย“ ถึง”“ สวัสดี” เป็นคำทักทายอย่างเป็นทางการอีกรายการหนึ่ง อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปจะใช้ในอีเมลแทนการโพสต์อีเมล

คำทักทายอย่างไม่เป็นทางการ

คำทักทายที่ไม่เป็นทางการสามารถใช้ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจได้ อย่างไรก็ตามไม่ว่าพวกเขาจะยอมรับได้หรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมขององค์กรผู้รับจดหมายและลักษณะของข้อความ

ในองค์กรที่ไม่มีลำดับชั้นอย่างเป็นทางการหรือธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานเพียงไม่กี่คนที่รู้จักกันเป็นอย่างดีอาจไม่จำเป็นต้องรับการยกย่องอย่างเป็นทางการ โดยทั่วไปในการติดต่อภายในกับเพื่อนร่วมงานหรือคู่ค้าที่คุณคุ้นเคยเป็นที่ยอมรับได้ในการใช้“ Hi John” หรือ“ Hey Jane” โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสื่อสารทางอีเมล

พึงระลึกไว้ว่าแม้ว่าวัฒนธรรมขององค์กรจะไม่เป็นทางการ แต่ก็มีบางกรณีที่จำเป็นต้องมีการทักทายอย่างเป็นทางการเช่นเมื่อพูดคุยกับลูกค้าใหม่หรือผู้มีส่วนได้เสียหรือเมื่อสมัครงาน

คำทักทายสำหรับผู้รับที่ไม่รู้จัก

บางครั้งเมื่อเขียนจดหมายธุรกิจคุณอาจไม่รู้จักชื่อผู้รับ ในกรณีนี้ลองโทรหาองค์กรล่วงหน้าเพื่อดูว่าใครอาจจะดูจดหมายธุรกิจของคุณและจดบันทึกย่อของคุณตามนั้น คุณสามารถตรวจสอบเว็บไซต์ของ บริษัท เพื่อดูว่าคุณสามารถค้นหาข้อมูลนี้ได้หรือไม่ หากคุณไม่สามารถหาชื่อของผู้รับคุณสามารถระบุที่อยู่ธุรกิจของคุณด้วยคำทักทายทั่วไปเช่น:

• ถึงคุณหรือคุณนาย

• เรียนท่านที่เกียวข้อง

• ถึงผู้จัดการการจ้างงาน

คำทักทายสำหรับผู้รับหลายคน

เมื่อต้องติดต่อกับผู้รับจดหมายธุรกิจหลายคนให้ปรับคำทักทายเพื่อรวมชื่อหลายชื่อเช่นการเขียน“ Dear Jane and John” หรือ“ ถึง Mr. and Mrs. Smith” หากมีมากกว่าสองชื่อในรายการคุณอาจ เลือกที่จะละทิ้งชื่อทั้งหมดและใช้คำทักทายทั่วไปเช่น:

• ทีมที่รัก

• สวัสดีทุกคน

• ถึงฝ่ายทรัพยากรมนุษย์

• เรียน บริษัท บลูสกาย

แนวทางสำหรับชื่อเฉพาะ

อาชีพหรือการศึกษาของบุคคลนั้นอาจทำให้คุณต้องกล่าวถึงวิธีการทักทายในธุรกิจของคุณโดยขึ้นอยู่กับรูปแบบของจดหมาย โดยทั่วไปจะใช้กับสมาชิกของคณะสงฆ์แพทย์ผู้เชี่ยวชาญวิชาการทหารและเจ้าหน้าที่ที่ได้รับการเลือกตั้ง

ตัวอย่างเช่นหากคุณเขียนถึงคนที่มีปริญญาทางการแพทย์ให้ใช้ "ดร." ก่อนนามสกุลของเขาเช่นเดียวกับใน "ดร. สมิ ธ ” เมื่อเขียนถึงศาสตราจารย์ผู้ตัดสินแรบไบอิหม่ามหรือศิษยาภิบาลเขียนชื่อเต็มก่อนนามสกุลของเขาเช่น“ สมิ ธ ที่รักศิษยาภิบาล” เมื่อเขียนถึงสมาชิกกองทัพ นามสกุลในคำทักทายเช่นเดียวกับ“ พลโทสมิทที่รัก” หรือ“ สวัสดีกัปตันสมิ ธ ”

การจัดรูปแบบคำทักทายภายในจดหมายธุรกิจ

เมื่อจัดรูปแบบจดหมายของคุณคุณสามารถเพิ่มเครื่องหมายโคลอนหรือเครื่องหมายจุลภาคหลังคำทักทายของคุณ เครื่องหมายทวิภาคเป็นตัวเลือกที่เป็นทางการมากกว่าในขณะที่เครื่องหมายจุลภาคใช้สำหรับการติดต่อแบบไม่เป็นทางการ ย่อหน้าแรกของจดหมายของคุณเริ่มต้นหลังจากคำทักทายในบรรทัดถัดไปตัวอย่างเช่น

จอห์นที่รัก, วรรคหนึ่ง