ด้วยเหตุผลหลายประการพนักงานบางคนอาจไม่ชอบกรอก Timesheets พวกเขาอาจมองว่ามันน่าเบื่อและใช้เวลานานหรือในกรณีของคนงานที่ได้เงินเดือนหรือได้รับการยกเว้นพวกเขาอาจเห็นว่ามันไม่จำเป็น กฎหมายแรงงานของรัฐบาลกลางกำหนดให้คุณต้องติดตามเวลาของพนักงานที่ไม่มีข้อยกเว้น บัญชีนี้สำหรับพนักงานรายชั่วโมงส่วนใหญ่ หากคุณจัดทำบันทึกที่ถูกต้องคุณสามารถใช้ระบบจับเวลาแบบใดก็ได้ที่คุณต้องการ มีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบและทำให้พนักงานลังเลที่จะกรอกใบบันทึกเวลาของพวกเขา
สร้างระบบบอกเวลาที่ใช้งานง่ายขึ้นอยู่กับขนาดของเงินเดือนของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณมีพนักงานน้อยกว่า 10 คนคุณอาจซื้อใบบันทึกเวลามาตรฐานจากอุปกรณ์สำนักงานและให้พนักงานกรอกข้อมูลให้เสร็จทุกสัปดาห์ เพื่อเพิ่มความแม่นยำคุณสามารถซื้อนาฬิกาหมัดมาตรฐานและบัตรลงเวลาเปล่าได้ หากเงินเดือนของคุณเป็นจำนวนมากให้พิจารณาระบบอัตโนมัติที่ต้องการให้พนักงานทำงานผ่านบัตรรูดหรือพิมพ์ลายนิ้วมือหรือฝ่ามือ
รวมขั้นตอนการจับเวลาในคู่มือพนักงานของคุณ ซึ่งรวมถึงเวลาที่ถึงกำหนดส่งเอกสารและควรส่งเอกสารใด ระบุผลที่ตามมาอย่างชัดเจนจากการละเมิดกฎแผ่นเวลาบางอย่างเช่นการเลิกจ้างเพื่อทำแผ่นเวลาปลอมแปลง แจกสำเนาคู่มือให้พนักงานทุกคน
สร้างปฏิทินเงินเดือนและแจกจ่ายให้กับพนักงานทุกคน สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อมีการเปลี่ยนวันจ่ายเงินเช่นในช่วงสัปดาห์วันหยุด ปฏิทินแสดงวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดระยะเวลาการชำระวันที่ส่งใบบันทึกเวลาและวันจ่ายที่สอดคล้องกันตลอดทั้งปี
กำหนดผู้จัดการและหัวหน้างานเพื่อฝึกอบรมพนักงานใหม่และที่มีอยู่เกี่ยวกับวิธีการกรอกแผ่นเวลา หากคุณมีระบบอัตโนมัติหากจำเป็นให้ขอให้ผู้ขายส่งคนออกไปฝึกอบรมผู้จัดการและหัวหน้างานซึ่งควรฝึกอบรมพนักงานของตน
ลดความซับซ้อนของการคำนวณ Timesheet โดยกำหนดให้พนักงานปัดเศษขึ้นและลงไปยังชั่วโมงที่ใกล้ที่สุด รอบเวลาจากหนึ่งถึงเจ็ดนาทีและเวลาจากแปดถึง 14 นาทีขึ้นไป ตัวอย่างเช่นหากพนักงานมาทำงานที่ 8:11 น. เธอวางเวลา 8:15 น. หากเธอออกเวลา 17:21 น. เธอจะเขียน 5:15 น. ในหลายกรณีระบบการจับเวลาอัตโนมัติทำการปัดเศษ
จำกัด รายการบันทึกเวลาเฉพาะสิ่งที่นับ ตัวอย่างเช่น จำกัด การเข้าสู่เวลาปกติการทำงานล่วงเวลาวันหยุดพักผ่อนป่วยไข้และเวลาส่วนตัวและการหยุดพักแบบชำระเงิน กำหนดให้พนักงานที่ได้รับเงินเดือนประจำต้องกรอกใบบันทึกเวลาเท่านั้นหากจำเป็น
อธิบายให้พนักงานฟังถึงสิ่งที่อยู่ในนั้นสำหรับพวกเขา ตัวอย่างเช่นสมมติว่าการเสร็จสิ้นอย่างเหมาะสมช่วยเร่งความเร็วในการประมวลผลเงินเดือนตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับเงินเดือนทันเวลาเร่งรอบการเรียกเก็บเงินและเพิ่มกระแสเงินสด ให้ผู้จัดการหรือหัวหน้างานสื่อสารผลประโยชน์กับผู้ใต้บังคับบัญชา
ส่งเสริมนโยบายเปิดประตูเพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึงผู้บังคับบัญชาของพวกเขาเมื่อพวกเขามีปัญหาแผ่นเวลา
หลีกเลี่ยงการใช้ระบบการลงโทษเพื่อให้พนักงานกรอกแผ่นเวลาของพวกเขาอย่างเหมาะสม ตัวอย่างเช่นการระงับการจ่ายเงินเดือนจนกว่าพนักงานจะส่งแผ่นเวลาของพวกเขาอาจถูกห้ามภายใต้กฎหมายของรัฐและอาจสร้างสภาพแวดล้อมของความไม่ไว้วางใจระหว่างผู้จัดการและพนักงาน
เคล็ดลับ
-
ก่อนใช้นโยบายการจับเวลาให้ตรวจสอบกับแผนกแรงงานของรัฐสำหรับกฎที่บังคับใช้ ตัวอย่างเช่นรัฐอาจมีข้อบังคับเฉพาะสำหรับการปัดเศษการบันทึกและการใช้นาฬิกาเวลาไบโอเมตริกซ์
