แผ่นเวลาของพนักงานมีความสำคัญสำหรับการบันทึกค่าจ้างเนื่องจากการหยุดงานเงินคงค้างและการขาดงานของพนักงาน นายจ้างจำนวนมากเก็บเวลาของพนักงานและบันทึกค่าจ้างเป็นข้อมูลสำรองสำหรับวิธีการประมวลผลเงินเดือน บันทึกในอดีตมีประโยชน์หากคุณต้องตรวจสอบค่าจ้างของพนักงานหักภาษีและหักเงินเดือนอีกครั้ง อย่างไรก็ตามกฎหมายของรัฐบาลกลางกำหนดว่านายจ้างต้องเก็บรักษาบันทึกการจ้างงานไว้นานแค่ไหนซึ่งรวมถึงระยะเวลาที่นายจ้างควรเก็บรักษาบันทึกเวลาไว้ด้วย ตามกฎหมายของรัฐบาลกลางนายจ้างควรเก็บแผ่นเวลาอย่างน้อยสองปี
บันทึกการจ้างงานประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับการมอบหมายงานการปฏิบัติงานวินัยหรือการแก้ไขของพนักงานและสัญญาหรือข้อตกลงใด ๆ เช่นข้อตกลงการเจรจาต่อรองแบบกลุ่มหรือสัญญาการจ้างงาน ข้อมูลค่าตอบแทนยังเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกของพนักงานพร้อมกับบันทึกเวลาที่โดยทั่วไปมีข้อมูลส่วนบุคคลเช่นหมายเลขประกันสังคมของพนักงานอัตราค่าจ้างการจำแนกหรือยกเว้นไม่มีวันหยุดพักผ่อนหรือเวลาที่จ่ายตามอัตราคงค้างและในบางกรณีการทำงานล่วงเวลา หรืออัตราการจ่ายส่วนต่าง
Timesheets คือประวัติการทำงาน
Timesheets เป็นส่วนหนึ่งของบันทึกการจ้างงานหรือจัดเก็บแยกต่างหากเป็นบันทึกเงินเดือน บันทึกเวลาและแผ่นเวลาถือเป็นบันทึกการจ้างงานดังนั้นจึงอยู่ภายใต้กฎหมายบางประการที่บังคับใช้ข้อผูกพันในการเก็บบันทึกของนายจ้าง
พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม
นายจ้างที่อยู่ภายใต้พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรมจะต้องปฏิบัติตามข้อบังคับว่าด้วยค่าแรงขั้นต่ำค่าล่วงเวลาการยกเว้นและการยกเว้นหมวดหมู่และการบันทึกที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินของพนักงาน FLSA ไม่จำเป็นต้องใช้รูปแบบเฉพาะสำหรับการบำรุงรักษา Timesheets ของพนักงาน แต่เอเจนซี่ต้องการให้นายจ้างรักษาข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับเวลาและการจ่ายของพนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้น
การเก็บรักษาบันทึก
การเก็บบันทึกสำหรับบันทึกบัญชีเงินเดือนและสัญญาสหภาพแรงงานคือสามปี สำหรับแผ่นเวลาและบันทึกที่มีข้อมูลเฉพาะเช่นวันทำงานการหักการหัก ณ ที่จ่ายและรายละเอียดอื่น ๆ ความต้องการคือสองปี แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับทรัพยากรมนุษย์น่าจะแนะนำให้เก็บรักษาบันทึกทั้งหมดเกี่ยวกับการจ่ายเงินและค่าตอบแทนของพนักงานเป็นเวลาสามปีเพราะมีการทับซ้อนกันอย่างมากระหว่างบันทึกข้อมูลที่นายจ้างต้องเก็บไว้เป็นเวลาสองปีและบันทึกที่นายจ้างต้องเก็บไว้
มีข้อกำหนดแยกต่างหากสำหรับประเภทของบันทึกนายจ้างควรรักษาไว้สำหรับคนงานที่ได้รับการยกเว้น; อย่างไรก็ตามมันเป็นผลประโยชน์ที่ดีที่สุดของนายจ้างในการเก็บรักษาบันทึกในแบบเดียวกันและในช่วงเวลาที่เท่ากัน การทำเช่นนั้นให้ประโยชน์แก่นายจ้างในกรณีที่มีคำถามเกิดขึ้นเกี่ยวข้องกับการเปรียบเทียบระหว่างพนักงานที่ได้รับการยกเว้นและไม่ได้รับการยกเว้น เมื่อนายจ้างได้รับการยกเว้นบันทึกพนักงานตามกระบวนการที่แตกต่างไปจากพนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้นมันก็ยากที่จะพิสูจน์ให้เห็นถึงการปฏิบัติด้านทรัพยากรบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการได้รับการยกเว้นและการจ่ายเงินที่ไม่ได้รับยกเว้น
กฎการเก็บบันทึก EEOC
รัฐบาลกลางทำให้นายจ้างง่ายต่อการแยกแยะสิ่งที่พวกเขาต้องการในการรักษาและนานเท่าไหร่โดยการสร้างกฎการเก็บบันทึกข้ามหน่วยงานที่คล้ายกัน คณะกรรมการโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกันของสหรัฐฯบังคับใช้กฎหมายต่อต้านการเลือกปฏิบัติและในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของหน่วยงานบังคับใช้กฎหมายนั้นกำหนดให้นายจ้างต้องเก็บรักษาบัญชีเงินเดือนและบันทึกการจ้างงานอื่น ๆ เป็นเวลาสามปี ในความเป็นจริง EEOC กล่าวว่าบันทึกที่อาจกลายเป็นส่วนหนึ่งของการเรียกร้องภายใต้พระราชบัญญัติการจ่ายเงินที่เท่าเทียมกันควรถูกเก็บรักษาไว้อย่างน้อยสามปี บันทึกการจ้างงานรวมถึงบันทึกเวลาที่เป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายในการเลือกปฏิบัติอย่างเป็นทางการต้องถูกเก็บรักษาไว้จนกว่าจะมีการลงมติครั้งสุดท้าย
