บริษัท หลายแห่งนำผู้ค้าภายนอกเข้ามาเมื่อพวกเขามีโครงการขนาดใหญ่ มีสาเหตุหลายประการสำหรับการจ้างงานรวมถึงการขาดพนักงานขาดทรัพยากรและขาดความเชี่ยวชาญสำหรับโครงการ เมื่อเลือกผู้ขายเปอร์สเปคทีฟธุรกิจมักจะส่งคำขอข้อมูลหรือคำขอเสนอ ก่อนที่จะตัดสินใจว่าเครื่องมือชนิดใดดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณให้พิจารณาความแตกต่างระหว่างทั้งสอง
ต้องการข้อมูล
คำขอข้อมูลหรือ RFIs เป็นเอกสารการวางแผน เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่ไม่เป็นทางการและไม่จำเป็นต้องมีข้อผูกมัดจากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง RFIs ถูกออกแบบมาเพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท ศักยภาพความสามารถทักษะและประสบการณ์ของผู้ขาย รายละเอียดโครงการและงบประมาณโดยทั่วไปจะไม่รวมอยู่ในเอกสารประเภทนี้ ครั้งเดียวที่มีข้อมูลประเภทนี้รวมอยู่หาก บริษัท กำลังมองหาผู้ขายระยะสั้นสำหรับโครงการขนาดเล็ก
ขอข้อเสนอ
คำร้องขอข้อเสนอหรือ RFP เป็น บริษัท เอกสารที่ซับซ้อนที่สร้างขึ้นเพื่อดึงดูดการเสนอราคาและข้อเสนอจากผู้ขายภายนอก โดยทั่วไป RFP จะรวมงบประมาณระยะเวลาและเกณฑ์ของโครงการรวมถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของ บริษัท มันมุ่งเน้นไปที่ข้อกำหนดและขอบเขตของโครงการและทำงานเพื่อขอการตอบสนองอย่างละเอียดจากผู้ขายที่มีศักยภาพ ผู้ขายมักจะตอบกลับข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท ผู้ขายราคาที่เสนอและรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับวิธีที่ผู้ขายจะดำเนินการและจัดการโครงการ
กระบวนการ
RFI มักจะใช้คนเดียวสำหรับโครงการที่มีงบประมาณต่ำและเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับโครงการที่มีงบประมาณสูง โดยทั่วไปจะใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการส่งและรับการตอบกลับสำหรับเอกสารประเภทนี้และโดยทั่วไปแล้วจะน้อยกว่า 10 หน้า RFP ใช้สำหรับโครงการที่มีงบประมาณสูงและถูกสร้างขึ้นตามปกติเมื่อสิ้นสุดขั้นตอนการรวบรวมข้อมูลของโครงการ โดยทั่วไปจะใช้เวลาหลายเดือนในการส่งและรับการตอบกลับจากผู้ขายด้วยเอกสารประเภทนี้และโดยปกติแล้วจะมีอย่างน้อย 20 หน้าขึ้นไป
ข้อดี
การใช้ RFI นั้นมีประโยชน์สำหรับโครงการขนาดเล็กที่มีผลกระทบต่ำ เอกสารนี้ไม่ต้องใช้เวลามากหรือความพยายามจากผู้ขายที่มีศักยภาพเนื่องจากพวกเขาไม่จำเป็นต้องส่งคำอธิบายรายละเอียดโครงการ บริษัท ต่างๆจึงใช้เอกสารประเภทนี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับขอบเขตของโครงการขนาดใหญ่ก่อนเริ่มกระบวนการข้อเสนอ ประโยชน์ของ RFP คือเตรียมความพร้อมให้ บริษัท ก้าวไปข้างหน้ากับผู้ขายและเริ่มขั้นตอนการทำสัญญา
ข้อเสีย
ข้อเสียของ RFI คือผู้ขายอาจไม่สนใจที่จะส่งข้อมูลเพราะพวกเขาไม่เห็นข้อผูกพันโดยนัยจาก บริษัท ข้อเสียของ RFP คือการเตรียมการที่ใช้เวลานานซึ่งจำเป็นในการส่งและรับ หาก บริษัท ไม่แน่ใจเกี่ยวกับขอบเขตและข้อกำหนดโดยรวมของโครงการการเขียน RFP อาจเป็นเรื่องยากมากหรืออาจส่งผลให้เกิดข้อเสนอของผู้ขายที่คาดเดาไม่ได้
