การทำให้เพรียวลมกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างจำเป็นต้องสร้างขั้นตอนการจัดซื้อเฉพาะเพื่อลดเวลาระหว่างเมื่อบุคคลร้องขอรายการและเมื่อเขาได้รับมัน ขึ้นอยู่กับกระบวนการจัดซื้อปัจจุบันของคุณคุณสามารถปรับปรุงระบบของคุณโดยการเปลี่ยนผู้ที่เกี่ยวข้องให้สิทธิ์ในการจัดซื้อมากขึ้นและกำหนดนโยบายผู้ขายเฉพาะ
ระบุจุดอ่อน
ขั้นตอนแรกในการทำให้เพรียวลมกระบวนการจัดซื้อของคุณคือการระบุสาเหตุที่คุณต้องการทำเช่นนั้น คุณอาจติดค้าง พนักงานของคุณอาจมีประสิทธิผลน้อยลงเพราะต้องรออุปกรณ์ที่ต้องการ ลูกค้าของคุณอาจไม่พึงพอใจเพราะคุณไม่สามารถรับวัสดุได้เร็วพอที่จะทำตามคำสั่งซื้อ แบบฟอร์มของคุณหรือแม้กระทั่งการขาดเอกสารที่มีประสิทธิภาพอาจทำให้เกิดปัญหาคอขวด เมื่อคุณทราบว่าปัญหาการจัดซื้อของคุณคืออะไรคุณสามารถตรวจสอบกระบวนการของคุณเพื่อดูว่าอะไรเป็นสาเหตุของปัญหา
รวมศูนย์หรือกระจายอำนาจ
วิธีหนึ่งที่จะทำให้กระบวนการจัดซื้อของคุณคล่องตัวขึ้นคือการรวมศูนย์กับบุคคลหรือแผนกเดียว แทนที่จะให้พนักงานไปที่ผู้จัดการแผนกของเธอจากนั้นไปที่หัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการซึ่งไปที่ผู้จัดการฝ่ายการเงินอนุญาตให้พนักงานส่งคำขอโดยตรงไปยังตัวแทนจัดหา วิธีนี้สามารถลดเวลาที่ใช้ในการขออนุมัติการซื้อได้เนื่องจากบุคคลหนึ่งเป็นผู้รับผิดชอบต่อไทม์ไลน์
หากคุณมีกระบวนการจัดซื้อแบบรวมศูนย์อยู่แล้วนี่อาจเป็นปัญหาของคุณ สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้เมื่อตัวแทนการจัดซื้อได้รับคำขอที่เธอต้องทำการวิจัย หากเป็นกรณีนี้ให้พิจารณาหัวหน้าแผนกอนุมัติการซื้อก่อนจากนั้นจึงส่งไปยังฝ่ายการเงิน เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากระบบประเภทนี้ให้สร้างวันที่“ ครบกำหนด” สำหรับแบบฟอร์มทั้งหมดของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องรู้ว่าเมื่อถึงกำหนดส่งคำสั่งซื้อและรู้ว่าพวกเขาจะต้องรับผิดชอบ
เพิ่มอำนาจการจัดซื้อ
อีกวิธีหนึ่งในการทำให้การจัดซื้อง่ายขึ้นคือให้พนักงานมีอำนาจในการซื้อมากขึ้น สิ่งนี้สามารถนำไปสู่การใช้จ่ายเกินขนาดได้หากคุณไม่ได้กำหนดพารามิเตอร์เฉพาะเช่นสินค้าและบริการใดที่พนักงานสามารถสั่งซื้อได้จำนวนการสั่งซื้อที่เขาสามารถทำได้และผู้ขายที่เขาสามารถใช้ได้ พิจารณาอนุญาตให้พนักงานมีอำนาจในการซื้อสินค้าขนาดเล็กโดยเฉพาะอย่างยิ่งสินค้าปกติที่ได้รับการอนุมัติเช่นเครื่องใช้สำนักงาน หากคุณสามารถควบคุมการใช้บัตรเครดิตของ บริษัท โดยพนักงานแต่ละคนออกบัตรให้กับพนักงานที่มีอำนาจซื้อช่วยให้พวกเขาทำการสั่งซื้อออนไลน์อิฐและปูนหรือโทรศัพท์โดยไม่ต้องขอซื้อเช็คหรือบัตรเครดิตจากแผนกบัญชี สร้างนโยบาย บริษัท ที่เข้มงวดสำหรับการใช้บัตรเครดิตของ บริษัท
อนุมัติผู้ขายล่วงหน้า
หากพนักงานต้องการค้นคว้าและยืนยันผู้ขายทุกครั้งที่ทำการซื้อให้สร้างรายชื่อผู้จำหน่ายที่ได้รับอนุญาตที่สามารถใช้ได้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณทำงานกับซัพพลายเออร์ที่คุณรู้จักและอาจสร้างการซื้อในปริมาณมากซึ่งอาจนำไปสู่ส่วนลดของผู้ขาย ตั้งค่าระบบการจัดซื้อกับผู้ขายที่ได้รับอนุญาตเพื่อให้พวกเขาไม่ต้องเรียกใช้รายงานเครดิตกับคุณทุกครั้งที่พนักงานทำการสั่งซื้อ ให้รายชื่อพนักงานที่สามารถซื้อสินค้าหรือใช้รหัสการซื้อของ บริษัท ที่คุณให้กับพนักงานที่เลือก คำขอสำหรับแบบฟอร์มข้อเสนอหรือเทมเพลตที่พนักงานของคุณสามารถใช้เมื่อพวกเขาต้องการได้รับการเสนอราคาหลายครั้งในงานจะช่วยให้กระบวนการทำงานราบรื่นขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องให้พนักงานพนักงานสร้างเอกสารการเสนอราคา
ปรับปรุงการจัดตารางการซื้อ
หากคุณทราบล่วงหน้าคุณจำเป็นต้องซื้อสินค้าและอุปกรณ์เฉพาะให้จัดกำหนดการซื้อเหล่านี้ในช่วงเวลาที่ช้าที่ บริษัท ของคุณล่วงหน้า สิ่งนี้สามารถช่วยลดการซื้อที่หายไปในเอกสารที่ต้องใช้การสอบถามระดับแผนกและคำขอเร่งด่วน ให้ผู้จัดการแผนกส่งคำขอสั่งซื้อรายไตรมาสรวมถึงวันที่จัดส่งและให้ตัวแทนจัดซื้อของคุณสร้างปฏิทินสำหรับการสั่งซื้อ
