คำขอสำหรับข้อเสนอเป็นเอกสารที่ออกโดย บริษัท องค์กรไม่หวังผลกำไรหรือหน่วยงานของรัฐเพื่อขอคำตอบจากผู้ขายที่มีศักยภาพตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ ในขณะที่ RFP มีขนาดขอบเขตและรูปแบบแตกต่างกันไปโดยทั่วไปจะครอบคลุมหัวข้อที่คล้ายกัน โดยทั่วไปแล้ว RFP จะบอกผู้ขายเกี่ยวกับ บริษัท ผู้ให้การสนับสนุนสิ่งที่ต้องการรับและจัดทำข้อกำหนดและเงื่อนไขสำหรับการเลือก โดยทั่วไป RFP จะขอให้ผู้ขายอธิบายว่าทำไมพวกเขาถึงมีคุณสมบัติตอบสนองได้อย่างไรพวกเขาตั้งใจที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ที่อธิบายไว้ในข้อเสนอและราคาที่พวกเขาคาดว่าจะได้รับ
อธิบายวัตถุประสงค์และขอบเขตของ RFP รวมถึงสินค้าผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณต้องการได้รับและคุณสมบัติที่คุณคาดหวังจากผู้ขาย วิธีนี้จะช่วยให้ผู้ขายสามารถตรวจสอบว่าพวกเขามีสิทธิ์และต้องการที่จะตอบสนองหรือไม่ โดยระบุว่า บริษัท ของคุณต้องการวิดเจ็ตสีน้ำเงิน 10,000 ชุดที่จัดส่งภายในสามเดือนองค์กรของคุณกำลังหาที่ตั้งและอุปกรณ์เพื่อจัดเตรียมและให้บริการ 200 มื้อต่อวันสำหรับลูกค้าผู้สูงอายุ เวลาและความพยายามของผู้ขาย
เขียนคำอธิบายของ บริษัท องค์กรหรือหน่วยงานของคุณที่ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่ผู้ขายในอนาคต เนื่องจากจะใช้เวลาและเงินสำหรับผู้ค้าส่วนใหญ่ในการตอบสนองต่อ RFP ของคุณสิ่งนี้จะช่วยสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานในอนาคต อธิบายว่าคุณตั้งใจจะทำอะไรกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของพวกเขา ระบุคนที่พวกเขาควรนำคำถามและการโต้ตอบของพวกเขา
ระบุขอบเขตของการทำงานอย่างละเอียดเพื่อให้ผู้ขายสามารถประมาณการแรงงานแรงงานวัสดุและต้นทุนอื่น ๆ ได้อย่างแม่นยำแสดงรายการวันที่เสร็จสิ้นการฉายของคุณเพื่อให้พวกเขาสามารถพัฒนาไทม์ไลน์ที่สมจริง อธิบายถึงเงื่อนไขที่คุณคาดหวังว่าพวกเขาจะได้พบเช่นมาตรฐานแรงงานสิ่งแวดล้อมและความปลอดภัย ระบุมาตรฐานประสิทธิภาพที่คุณต้องการและวิธีที่คุณคาดหวังในการตรวจสอบและประเมินความพยายามของพวกเขา
ทำรายการแผนรายงานผลิตภัณฑ์บริการและวัสดุที่คุณคาดหวังให้จัดส่งและเมื่อคุณต้องการให้แต่ละงานเสร็จสมบูรณ์ ผู้ขายอาจมีสถานการณ์ที่ป้องกันไม่ให้ส่งมอบสิ่งที่คุณร้องขอเมื่อคุณคาดหวัง ความแตกต่างระหว่างความคาดหวังของคุณกับผู้ขายมีแนวโน้มที่จะเป็นหัวข้อสนทนาระหว่างการเจรจาสัญญา RFP บางรายการมีส่วนที่มีรายการมาตรฐานของสัญญาที่เสนอเช่นคำสั่งยกเลิกและข้อตกลงการรักษาความลับ
รวมเกณฑ์ RFP ของคุณในการประเมินการตอบกลับที่คุณได้รับและลักษณะและระยะเวลาของรางวัลแก่ผู้ชนะการประมูล นี่เป็นสิ่งสำคัญที่จะหลีกเลี่ยงการเรียกร้องการเล่นพรรคเล่นพวกหรือการปฏิบัติที่ไม่เป็นธรรมอื่น ๆ RFP จำนวนมากใช้ระบบคะแนนการให้คะแนนสำหรับรายการต่าง ๆ เช่นค่าใช้จ่ายขอบเขตของงานคุณสมบัติและบุคลากร
