จดหมายเรียกร้องเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางกฎหมาย จดหมายเหล่านี้ถูกใช้เป็นขั้นตอนแรกก่อนดำเนินคดีเพื่อบังคับบุคคลหรือองค์กรธุรกิจให้ปฏิบัติตามข้อผูกพันทางกฎหมายหรือตามสัญญาที่ตกลงกันไว้ เอกสารเหล่านี้สร้างทางกระดาษที่จะพิสูจน์ความถูกต้องของหนี้หรือการเรียกร้อง เพื่อให้มีประโยชน์มากที่สุดหากเรื่องนั้นขึ้นศาลอย่างไรก็ตามเวลาตอบสนองที่เหมาะสมนั้นเป็นสิ่งจำเป็น
การปฏิบัติหน้าที่
เมื่อเรียกร้องให้บุคคลปฏิบัติงานตามที่ตกลงไว้มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องกำหนดเวลาที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่นการคาดหวังว่าคน ๆ หนึ่งจะทำการขายบ้านให้เสร็จภายใน 72 ชั่วโมงนั้นไม่สมเหตุสมผลเพราะกระบวนการไตเติ้ลสามารถทำงานได้อย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ ในจดหมายเรียกร้องให้ตั้งระยะเวลาพอสมควรเพื่อทำหน้าที่ให้สำเร็จ หากเวลาไม่ได้เป็นความกังวลเร่งด่วนให้กำหนดระยะเวลา 30 วัน
การชำระเงิน
หากบุคคลเป็นหนี้เงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ให้ไว้การแสดงจดหมายเรียกร้องสามารถยกระดับกระบวนการเรียกเก็บเงินได้ โดยทั่วไปการให้การชำระเงิน 10 วันทำการนั้นสมเหตุสมผล หากบุคคลมีภาระผูกพันตามสัญญาที่จะต้องจ่ายดอกเบี้ยหรือค่าปรับให้แบ่งตามจำนวนเงินที่ร้องขอ
การขนส่งสินค้า
หากบุคคลหรือ บริษัท เป็นหนี้คุณบางรายการเช่นสินค้าที่ซื้อให้เพิ่มความคาดหวังนั้นลงในจดหมายที่รายการนั้นจะถูกส่งถึงคุณภายใน 10 วันทำการ อนุญาตให้ผู้ขายได้รับส่วนขยายหากความล่าช้าเป็นผลมาจากปัจจัยภายนอกเช่นการจัดส่งที่เสียหาย การให้คำสั่งที่อนุญาตให้มีการขยายความต้องการเพื่อแลกเปลี่ยนกับสาเหตุที่สมเหตุสมผลและมีเอกสารจะช่วยรักษาความสัมพันธ์และดูได้อย่างน่าพอใจหากมีการฟ้องร้องดำเนินคดี
เคล็ดลับ
ส่งจดหมายความต้องการทางไปรษณีย์ที่ผ่านการรับรองพร้อมใบเสร็จรับเงินส่งคืนเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับจดหมายนั้น อย่าคุกคามโดยไม่มีเหตุผล - จดหมายเรียกร้องเป็นจดหมายธุรกิจไม่ใช่เวทีสำหรับการระบาย ในทุกสิ่งควรให้เวลามากกว่าเวลาไม่พอในกรณีที่ต้องนำเรื่องขึ้นศาล
