วิธีเขียนรายงานการประชุม

การประชุมสามัญประจำปี (AGM) เป็นการประชุมกับคณะกรรมการผู้ถือหุ้นผู้ลงทุนและผู้บริหารระดับสูงเพื่อตรวจสอบข้อมูลทางการเงินและครอบคลุมการตัดสินใจที่สำคัญและการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในช่วงปีที่ผ่านมา รายงานการประชุมผู้ถือหุ้นรวบรวมเป็นบันทึกการประชุมและมีรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับการตัดสินใจที่สำคัญใด ๆ ที่เกิดขึ้นในที่ประชุมและหมายเหตุเกี่ยวกับเจ้าหน้าที่ที่ได้รับการเลือกตั้ง โดยทั่วไปแล้วจะมีการแนบรายงานไปยังภาคผนวกของรายงานที่กล่าวถึงหรือนำเสนอในระหว่างการประชุม

พิมพ์ชื่อองค์กรของคุณตามด้วย "รายงานการประชุมสามัญประจำปี" จากนั้นพิมพ์วันที่และเวลาทั้งหมดที่เริ่มการประชุมและที่ตั้งของการประชุม สถานที่จะต้องรวมชื่อของห้องประชุมและสถานที่จัดประชุม

เขียนคำนำ ใช้ตัวเลขโรมัน "I" ตามด้วยคำว่า PREAMBLE เพื่อแนะนำผู้เข้าร่วมประชุม รายชื่อสมาชิกทุกคนที่เข้าร่วมการประชุมเริ่มต้นด้วยประธานาธิบดี จากนั้นระบุรายชื่อรองประธานเหรัญญิกเลขานุการและผู้บริหารระดับสูงที่มีอยู่ สามารถใช้ชื่อเต็มหรือชื่อเริ่มต้นและชื่อแรกสำหรับส่วนนี้

ทำรายการผู้สังเกตการณ์และขอโทษ หากมีผู้เข้าร่วมประชุมที่ไม่ใช่เจ้าหน้าที่หรือสมาชิกของคณะกรรมการพวกเขาอาจถูกระบุว่าเป็นผู้สังเกตการณ์หรือขอโทษ หากไม่มีใครตกอยู่ในประเภทใดให้ระบุว่า "ไม่มี" สำหรับแต่ละประเภท

แนะนำรายงานการประชุมก่อนหน้านี้ ใช้ตัวเลขโรมัน "II" ตามด้วยนาทีการประชุมก่อนหน้าสำหรับส่วนนี้ ระบุการเคลื่อนไหวใด ๆ ที่ถูกเคลื่อนย้ายปฏิบัติและดำเนินการต่อไปยังการประชุมปัจจุบัน

แนะนำรายงานการประชุม เริ่มต้นส่วนนี้โดยใช้ตัวเลขโรมัน "III" ตามด้วย REPORTS รายการรายงานแต่ละรายการเป็นรายการภาคผนวก

บันทึกกระบวนการเลือกตั้ง ใช้ตัวเลขโรมัน "IV" เพื่อระบุการเลือกตั้งสำหรับเจ้าหน้าที่ที่กลับมาประธานาธิบดีรองประธานเลขานุการเหรัญญิกและเจ้าหน้าที่ที่ได้รับการเลือกตั้งอื่น ๆ สำหรับผู้สมัครแต่ละคนคุณจะต้องรวมถึง: บุคคลที่ได้รับการเสนอชื่อ; พวกเขาถูกเสนอชื่อโดยใคร; ใครที่เสนอชื่อเข้าชิง; และผู้ได้รับการเสนอชื่อปฏิเสธหรือยอมรับการเสนอชื่อ เจ้าหน้าที่ที่ได้รับการเลือกตั้งจะถูกระบุว่าเป็นเช่นนี้ภายในไม่กี่นาที

บันทึกการเลือกตั้งเจ้าหน้าที่ของรัฐ หากคุณกำลังเลือกบุคคลสาธารณะคุณจะต้องระบุรายชื่อผู้ได้รับการเสนอชื่อและบุคคลที่ได้รับการเสนอชื่อและแต่งตั้งเจ้าหน้าที่เป็นรอง

รายการความเคลื่อนไหวใด ๆ ที่ส่งผ่านหรือนำเสนอในที่ประชุม ญัตติคือการลงคะแนนสำหรับหรือต่อต้านนโยบายหรือการตัดสินใจบางอย่างและอาจนำเสนอในระหว่างการประชุม ทำรายการการสนทนาเหล่านี้ในไม่กี่นาทีและระบุว่าการเคลื่อนไหวนั้นผ่านหรือยกเลิก

บันทึกรายการ "ธุรกิจอื่น ๆ " ภายใต้ตัวเลขโรมัน "V" รายการและสรุปการอภิปรายหรือเหตุการณ์ใด ๆ ที่เกิดขึ้นในการประชุมนอกการเลือกตั้งและการเปิดตัว รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือ 2 ถึง 3 ประโยคเกี่ยวกับแต่ละรายการมักจะเพียงพอสำหรับการตรวจสอบในการประชุมครั้งต่อไป

รายการข้อมูลภาคผนวกและข้อมูลทางการเงิน ส่วนสุดท้ายของรายงานการประชุมผู้ถือหุ้นจะต้องแสดงรายการภาคผนวกที่อ้างอิงไว้ก่อนหน้าในนาทีและจบลงด้วยการสรุปข้อมูลทางการเงินตามที่เหรัญญิกให้ไว้

เคล็ดลับ

• โดยทั่วไปการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นจะจัดขึ้นทุกปีเพื่อแจ้งให้สมาชิกทราบถึงกิจกรรมของปีที่ผ่านมาและเจ้าหน้าที่ที่ได้รับเลือกและเจ้าหน้าที่ของรัฐสำหรับปีที่กำลังจะมา สำเนารายงานการประชุมผู้ถือหุ้นสามารถแจกจ่ายให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนหลังจากการประชุมไม่นาน เลขานุการอาจต้องจัดส่งสำเนารายงานการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นในการประชุมครั้งต่อไปเพื่อตรวจสอบ