วิธีเขียนรายงานการประชุม

รายงานการประชุมเป็นบันทึกรายละเอียดของการประชุม รายงานการประชุมบันทึกหัวข้อการสนทนาการกระทำที่จำเป็นและการตัดสินใจ รายงานการประชุมทำให้มั่นใจได้ว่ามีการบันทึกอย่างเป็นทางการของการประชุมรวมถึงการบันทึกว่าใครอยู่ในการประชุมและที่ไม่ได้เข้าร่วม โดยปกติบุคคลหนึ่งคนจะได้รับเลือกให้เก็บรายงานการประชุมโดยปกติจะเป็นเลขานุการหรือเหรัญญิก หากคุณได้รับโอกาสเก็บบันทึกการประชุมมีบางสิ่งที่คุณควรคำนึงถึงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณบันทึกอย่างมืออาชีพ

รายการที่คุณจะต้อง

• ปากกาหรือดินสอ

• สมุดบันทึก

• อุปกรณ์บันทึกเสียง

• คอมพิวเตอร์

สังเกตเวลาวันที่และสถานที่ที่การประชุมเกิดขึ้นที่ด้านบนของหน้าในสมุดบันทึก

ใช้อุปกรณ์บันทึกที่คุณสามารถเล่นได้ในภายหลังเพื่อช่วยคุณในการเขียนนาทีที่สมบูรณ์

แสดงรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม เขียนชื่อของคนที่คาดหวังว่าจะเข้าประชุม แต่ไม่อยู่ คุณอาจจำเป็นต้องทราบว่าไม่มีตัวแก้ตัว หากเป็นเช่นนั้นคุณสามารถบันทึก "แก้ตัว" ในวงเล็บที่อยู่ถัดจากชื่อของบุคคลนั้น

ติดตามพร้อมกับวาระการประชุม ผู้เข้าร่วมหลักมักจะได้รับวาระการประชุมก่อนการประชุมและจะช่วยให้คุณบันทึกหัวข้อที่กล่าวถึงตามลำดับ

จดบันทึกประเด็นสำคัญสำหรับแต่ละหัวข้อในวาระการประชุม รายงานการประชุมควรสังเกตการตัดสินใจหรือการติดตามที่จำเป็นสำหรับแต่ละวาระ

เพิ่มคำว่า "การกระทำ" ภายใต้หัวข้อที่มีการกระทำที่จำเป็นจากสมาชิกของคณะกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุม เมื่อคุณพิมพ์บันทึกย่อของคุณทำให้คำว่า "แอ็คชั่น" เป็นตัวหนาและตัวเอียงและใส่มันเข้าไปในแนวของมันเอง สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการค้นหาและช่วยในการติดตามว่าใครควรทำอะไร

เขียนหรือพิมพ์ "ธุรกิจอื่น ๆ " เพื่อติดป้ายกำกับหัวข้อใด ๆ ที่กล่าวถึงนอกเหนือจากที่ระบุไว้ในวาระการประชุมและแสดงว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการนำเสนอรายการเหล่านี้ในที่ประชุม

ระบุในรายงานการประชุมของคุณตามเวลาวันที่และสถานที่ของการประชุมครั้งต่อไป

ลงชื่อออกเมื่อไม่กี่นาที บรรทัดสุดท้ายของนาทีที่คุณพิมพ์ควรมีชื่อและชื่อของคุณนำหน้าด้วยวลีเช่น "นาทีที่บันทึกโดย"

เคล็ดลับ

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเสียบอุปกรณ์บันทึกเสียงของคุณเสียบสายชาร์จเต็มหรือมีแบตเตอรี่เสริม