ระบบสารสนเทศทางการบัญชีใช้ข้อมูลและตัวเลขทั้งหมดจากบันทึกทางการเงินขององค์กรและจัดเรียงไว้ในโครงสร้างที่เป็นระเบียบ ระบบข้อมูลการบัญชีทำหน้าที่สามหน้าที่พื้นฐาน: เพื่อรวบรวมและประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้มีอำนาจตัดสินใจภายในองค์กรและเพื่อดูว่าเจ้าหน้าที่บัญชีบันทึกข้อมูลอย่างถูกต้องและปกป้องข้อมูล
การรวบรวมและการแปรรูป
ในขั้นตอนการรวบรวมข้อมูลระบบบัญชีผู้ทำบัญชีหรือผู้ทำบัญชีรวบรวมและบันทึกข้อมูลจากการขายเงินสดลูกหนี้การซื้อเงินสดเจ้าหนี้และเงินเดือนในการทำธุรกรรมอื่น ๆ ในระบบคอมพิวเตอร์โปรแกรมซอฟต์แวร์ประมวลผลเดบิตและเครดิตทั้งหมดลงในฐานข้อมูลการจัดการข้อมูลที่สมบูรณ์
รายงานเพื่อการจัดการ
เจ้าหน้าที่บัญชีกระจายรายงานไปยังผู้มีอำนาจตัดสินใจภายในองค์กรเช่นผู้จัดการฝ่ายขายและการตลาดผู้จัดการฝ่ายผลิตผู้จัดการฝ่ายการเงินและหัวหน้าแผนก ฝ่ายบริหารใช้ข้อมูลที่สร้างขึ้นจากระบบข้อมูลทางการบัญชีเพื่อวิเคราะห์การดำเนินงานปัจจุบันและสภาพทางการเงินขององค์กรและวางแผนและกำหนดเป้าหมายสำหรับอนาคต ตัวอย่างเช่นงบดุลที่สร้างขึ้นจากระบบสามารถแสดงการจัดการเจ้าของเจ้าหนี้และนักลงทุนที่องค์กรมีสถานะทางการเงิน ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง
ความแม่นยำและความปลอดภัย
การ จำกัด จำนวนผู้ที่สามารถเข้าถึงระบบได้ดีที่สุดคือการทำหน้าที่ที่สามของระบบข้อมูลการบัญชีเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจรักษาข้อมูลที่ถูกต้องอย่างปลอดภัย ผู้นำขององค์กรจะต้องตัดสินใจว่าจะเป็นใคร ตัวอย่างเช่นเสมียนที่ได้รับการฝึกอบรมผู้ทำบัญชีหรือนักบัญชีต้องการการเข้าถึงเพื่อตรวจสอบและป้อนข้อมูลลงในระบบและสร้างรายงาน พนักงานอื่น ๆ ขององค์กรทั้งภายในและภายนอกโดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องจัดการข้อมูล
ประเภทของระบบและสิ่งที่มีอยู่
ธุรกิจมักใช้คอมพิวเตอร์ระบบข้อมูลการบัญชีในทุกองค์กรยกเว้นองค์กรขนาดเล็กที่สุด ผู้ใช้คอมพิวเตอร์ป้อนข้อมูลลงในโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ทำให้การคำนวณเสร็จสมบูรณ์และจัดประเภทและยื่นรายการเป็นหมวดหมู่ที่เหมาะสม ระบบสามารถสร้างรายงานประเภทต่างๆขึ้นอยู่กับคำขอของผู้ใช้ ระบบข้อมูลรวมถึงทุกขั้นตอนในรอบการบัญชีและเอกสารสำเนาที่พิสูจน์การทำธุรกรรมเช่นคำสั่งงานใบแจ้งหนี้และงบการเงินกลายเป็นส่วนหนึ่งของระบบ ในธุรกิจขนาดเล็กเช่นการดำเนินการแบบแม่และป๊อปซึ่งมีการทำธุรกรรมเพียงเล็กน้อยธุรกิจอาจเก็บรักษาระบบข้อมูลการบัญชีด้วยตนเอง อีกครั้งผู้ทำบัญชีใช้รอบการบัญชีทั้งหมดและสร้างรายงานด้วยตนเองจากผลลัพธ์
